Beitrag aus SmartTools Access Weekly
Die besten Access-Tipps 2023
Access 365 2021 2019 2016 2013 2010
Im letzten Jahr sind in SmartTools Access Weekly über 100 Tipps und Kniffe rund um Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 erschienen. Jede Woche erhalten wir zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschläge und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natürlich nur einige Anhaltspunkte dafür, welche unserer Tricks Ihnen tatsächlich weitergeholfen haben. Wir möchten in diesem Jahr daher wieder eine Leserbefragung durchführen, um den "Tipp des Jahres 2023" zu finden.
Der Wahlzettel wurde bereits auf die 8 Tipps reduziert, die Sie in den wöchentlichen Befragungen am höchsten bewertet haben. Stimmen Sie mit wenigen Mausklicks ab:
Datensätze mit leeren Feldern zuverlässig in Abfragen erkennen
Manchmal setzen Sie in Ihren Datenbanken Abfragen ein, um unvollständige Datensätze zu finden, in denen bestimmte Felder leer sind. Ein häufiges Problem dabei: Immer wieder ignorieren Abfragen Datensätze in denen leere Felder enthalten sind. Wir gehen in diesem Tipp auf die Ursachen ein und zeigen konkrete Lösungen, damit Sie Datensätze mit leeren Feldern in Zukunft auch zuverlässig in Abfragen erkennen. Weiterlesen…
So können Sie mit Collections Duplikate aus Arrays entfernen
In Arrays halten Sie häufig Daten fest, die für eine spätere Verarbeitung beispielsweise in einer Import- oder Export-Routine oder für Auswertungen benötigt werden. Dabei können Daten in einem Array mehrfach vorkommen und so die Verarbeitung unnötig verlangsamen oder gar zu falschen Ergebnissen führen. Ein Array um doppelte Einträge zu bereinigen, erfordert normalerweise eine komplexe Funktion; mit dem Umweg über eine Collection geht das aber wesentlich einfacher, wie dieser Tipp der Woche zeigt. Weiterlesen…
AutoWerte mit individueller Schrittweite für Ihre Access-Datenbanken
Wenn Sie in Access eine neue Tabelle anlegen und ein AutoWert-Feld definieren, gehen Sie davon aus, dass dieses Feld beginnend mit "1" um jeweils "1" heraufgezählt wird, so dass sich beispielsweise Kundennummern in der Reihenfolge "1", "2", "3" usw. ergeben. Oftmals soll jedoch eine andere Reihenfolge zum Beispiel in 5er- oder 10er-Schritten verwendet werden. Im Tabellenentwurf können Sie die Eigenschaft "Neue Werte" für ein AutoWert-Feld jedoch nur auf "Inkrement" und somit die oben erwähnte Reihenfolge oder auf "Zufall" und damit auf eine Reihenfolge wie beispielsweise "178", "164", "231" usw. einstellen. Mit der Jet Engine 4 hat Microsoft mehr oder weniger unbemerkt ein Feature in Anlehnung an den SQL Server implementiert, mit dem sich Startwert und Schrittweite eines AutoWert-Feldes per SQL bzw. DDL (DDL= Data Definition Language) definieren lassen. Weiterlesen…
Fehlerbehandlung für Access-Makros optimieren
In Ihren Datenbanken verwenden Sie Makros beispielsweise für den Datenimport. Wenn bei der Ausführung die angegebene Datei nicht gefunden werden kann, bricht das Makro mit einer wenig aussagekräftigen Fehlermeldung ab. Eine Fehlerbehandlung mit eigenen, aussagekräftigeren Fehlermeldungen ist in Makros aber nur unzureichend realisierbar. Sie können zwar mit der Aktion "BeiFehler" das Verhalten im Falle eines Fehlers mit den Optionen "Nächstes" (Fehler ignorieren), "Makro" (anderes Makro aufrufen) oder "Fehlgeschlagen" (Standardmeldung "Makrofehler" anzeigen) kontrollieren, aber auch diese Möglichkeiten reichen nur in wenigen Fällen aus, da Sie zum Beispiel nicht festlegen können, wie es nach dem Aufruf eines anderen Makros weitergehen soll. Deshalb greifen wir zu einem Trick. Weiterlesen…
Mehr Geschwindigkeit für Ihre Frontend-/Backend-Datenbanken in Access
Für Tabellen können Sie bekanntlich automatisch Unterdatenblätter mit Detaildaten anzeigen lassen. Access selektiert dann beim Zugriff auf die Tabelle basierend auf den gesetzten Beziehungen die Datensätze für das jeweilige Unterdatenblatt. Besonders problematisch ist die Einstellung "Automatisch" für die Eigenschaft "Unterdatenblattname" in Front-/Backend-Lösungen: Teilweise können hier Minuten vergehen, bevor im Frontend ein Formular angezeigt wird. Grund dafür ist nicht immer eine schlechte Netzwerkperformance, sondern oft auch genau diese Einstellung. Access muss schlimmstenfalls Dutzende von Feldern auf deren Beziehungen prüfen, was unnötig Zeit in Anspruch nimmt. In der Praxis konnten die Ladezeiten einiger Formulare in Test-Szenarien durch eine Änderung dieser Einstellung von 2 Minuten auf 5 Sekunden reduziert werden. Weiterlesen…
So können Sie GUIDs als Primärschlüssel in Ihren Access-Datenbanken verwenden
Manchmal müssen Sie Datensätze nicht nur innerhalb der aktuellen Datenbank mit einem eindeutigen Primärschlüssel verwalten. Wenn Datenbanken beispielsweise in mehreren Filialen eingesetzt und übergreifende, eindeutige Ordnungsbegriffe verlangt werden, scheiden AutoWerte aus, da sie standardmäßig von "1" bis "n" hochgezählt werden und somit nicht in jeder Datenbank eindeutig sind. Helfen können hier sogenannte "GUIDs" (Global Unique Identifier Groups, Globale eindeutige Identifizierungsgruppen wie "482658DC-14E4-4FBF-AD5E4D877737AE31"). Leider lassen sich solche Felder nicht im Tabellenentwurf einrichten, aber mit unserem Tipp kommen Sie dennoch zum Ziel. Weiterlesen…
So haben Sie immer ausreichend Platz zur Bearbeitung von Memofeldern
Aus Platzgründen fallen Memofelder im Formular häufig recht klein aus, so dass die Erfassung und das Lesen der Inhalte sehr mühsam ist. Eine Lösung des Problems ist auf verschiedenen Wegen möglich. Sie können mit der Tastenkombination Umschalt + F2 die Zoombox für das Memofeld öffnen oder eine Ereignisprozedur "Bei Doppelklick" nutzen, die die Zoombox programmatisch öffnet. In diesem Tipp zeigen wir außerdem eine weitere Alternative: Erstellen Sie ein separates Formular mit einem entsprechend breitem Textfeld, das für die Bearbeitung von Memofeldern aufgerufen werden kann. Weiterlesen…
Mehr Komfort für Ihre Listenfelder in Access-Formularen
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen. Weiterlesen…