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Beitrag aus SmartTools Access Weekly

Formulare mit Detaildaten aus Berichten heraus öffnen

Access 365 2021 2019 2016 2013 2010 2007

Viele Berichte erstellen Sie nur für die Ausgabe am Bildschirm, um sich beispielsweise schnell eine Lagerbestandsübersicht anzeigen zu lassen. Bei der Arbeit mit diesen Auswertungen wäre es hilfreich, Detaildaten zu einem Artikel oder zu einem Kunden abrufen zu können. Bis Access 2003 scheiterte das daran, dass in Berichten zwar Schaltflächen oder andere Steuerelemente eingefügt, aber keine entsprechenden Ereignisprozeduren verwendet werden konnten. In den aktuellen Versionen hat Microsoft das endlich geändert, so dass nun auch in Berichten Steuerelemente mit Ereignisprozeduren oder Makros eingesetzt werden können. Unser Tipp erläutert die Umsetzung einer entsprechenden Lösung.

Die neuen Möglichkeiten lassen sich beispielsweise dazu nutzen, in einer Telefonliste über eine Schaltfläche ein Formular mit Detaildaten des Kunden aufzurufen. Am Beispiel des Berichtes "Kundentelefonbuch" der Beispieldatenbank "Nordwind" soll diese Technik einmal erläutert und ausgebaut werden:

  1. Öffnen Sie die Nordwind-Beispieldatenbank.
  2. Schließen Sie alle angezeigten "Nordwind"-Formulare und öffnen Sie den Bericht "Kundentelefonbuch". Hier werden die neuen Möglichkeiten bereits beim Feld Kontaktperson genutzt: Ein Klick darauf öffnet das Formular "Kundendetails" mit den Detaildaten für den jeweiligen Kunden. Erreicht wird das durch ein eingebettetes Makro, das die Aktion "ÖffnenFormular" mit dem Öffnungskriterium "[ID]=" & [ID]" ausführt und so das Formular gezielt auf den aktuellen Kunden positioniert.
  3. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht.
  4. Ändern Sie die Breite des Berichtes auf "22 cm" und stellen Sie im Register "Berichtentwurfstools, Seite einrichten" in der Gruppe "Seitenlayout" auf Querformat um.
  5. Wechseln Sie zurück auf das Register "Berichtentwurfstools, Entwurf" und legen Sie über das Symbol Schaltfläche der Gruppe "Steuerelemente" eine Schaltfläche im Detailbereich hinter den vorhandenen Feldern an. Geben Sie als Namen "btnBestellungen" und als Beschriftung Bestellungen ein.
  6. Stellen Sie unter "Beim Klicken" den Eintrag "[Ereignisprozedur]" ein, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und geben Sie im VBA-Editor folgende Anweisung ein:
DoCmd.OpenForm "Bestelldetails", , , _
               "[Kunden-Code]=" & Me.ID
  1. Diese Anweisung öffnet das Formular "Bestelldetails" mit dem Öffnungskriterium (WHERE-Klausel) '"[Kunden-Code]=" & Me.ID' und sorgt so dafür, dass im Formular nur die Bestelldatensätze des aktuellen Kunden angezeigt werden.
  2. Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie den Bericht testweise anzeigen.

Wenn Sie nun bei einem Kunden auf die Schaltfläche Bestellungen klicken, wird das Formular "Bestelldetails" angezeigt und Sie können sich vor oder während des Telefonats eine Übersicht bisher getätigter Bestellungen verschaffen.

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