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Beitrag aus SmartTools Access Weekly

Info: Empfangene E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) mit Access verarbeiten

Access 365 2024 2021 2019 2016 2013 2010

Viele Entwickler arbeiten aktuell daran, E-Rechnungen mit ihrer Access-Datenbank auszugeben. Die E-Rechnungspflicht zum 1.1.2025 ist allerdings zunächst einmal nur die Pflicht, E-Rechnungen von anderen Unternehmen, empfangen und verarbeiten zu können. Für die Ausgabe von E-Rechnungen haben Sie umsatzabhängig mindestens noch bis 2027 (über 800.000 € Jahresumsatz), in vielen Fällen sogar bis 2028 (über 800.000 € Jahresumsatz) Zeit. Die Erweiterung SmartTools E-Rechnung für Access kann E-Rechnungen nicht nur schreiben, sondern auch lesen. Das Besondere dabei: es werden sowohl beim Schreiben als auch beim Lesen alle gültigen Varianten von E-Rechnungen unterstützt. Denn: E-Rechnung bedeutet nicht nur XRechnung, sondern auch das ZUGFeRD-Format mit seinen zahlreichen Profilen. Wir zeigen, wie Sie diese Vielfalt von Formaten ganz einfach handhaben können.

Ab 2025 können Sie als Unternehmen Rechnungen in diesem Format (XRechnung) erhalten.

Auch wenn Sie die Daten aus E-Rechnungen aktuell vielleicht nicht komplett in Access importieren möchten: in vielen Fällen sollen empfangene Rechnungen zumindest verwaltet werden. Mit SmartTools E-Rechnung für Access sind Sie immer auf der sicheren Seite, denn Sie haben keine Kontrolle darüber, in welchem Format andere Unternehmen Ihnen E-Rechnungen schicken und ob es sich zum Beispiel bei einer PDF überhaupt um eine E-Rechnung handelt. Übergeben Sie eine empfangene Rechnung einfach direkt an die Bibliothek. Egal, ob es sich um eine PDF- oder um eine XML-Datei handelt:

InvType = objInvoiceUtils.GetInvoiceType(strInvoiceFile)

SmartTools E-Rechnung für Access prüft die XML-Datei bzw. einen ggf. vorhandenen Anhang in der PDF. Als Ergebnis erhalten Sie entweder InvoiceType_Unknown (es handelt sich um keine gültige E-Rechnung) oder eine exakte Information über das genaue Format:

  • InvoiceType_XRechnungStandard
  • InvoiceType_XRechnungExtension
  • InvoiceType_ZUGFeRDBasic
  • InvoiceType_ZUGFeRDBasicWL
  • InvoiceType_ZUGFeRDEN16931
  • InvoiceType_ZUGFeRDExtended
  • InvoiceType_ZUGFeRDXRechnungStandard
  • InvoiceType_ZUGFeRDXRechnungExtension
  • InvoiceType_ZUGFeRDMinimum

Abhängig vom Ergebnis können Sie dann entscheiden, was mit der E-Rechnung geschehen soll. SmartTools E-Rechnung für Access lässt Ihnen die freie Wahl. Zum Beispiel:

  • Eine komplette Validierung der E-Rechnung auf die Einhaltung aller Regeln des Standards durchführen.
  • Daten aus der E-Rechnung teilweise (zum Beispiel nur Datum, Rechnungssteller und Betrag) oder komplett in Access importieren.
  • Die Inhalte der E-Rechnung in lesbarer Form anzeigen oder als PDF speichern.