Beitrag aus SmartTools Access Weekly
Das Rundum-Sorglos-Paket für die Arbeit mit E-Rechnungen in Access
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SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (CII und UBL) und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Änderungen an Ihrem Rechnungformular sind nicht notwendig. Sie können für ZUGFeRD-Rechnungen sogar den kompletten bisherigen Vorgang zum Anlegen einer PDF-Rechnung beibehalten!
Sie erhalten SmartTools E-Rechnung für Access aktuell mit 20% Einführungsrabatt als Dauerlizenz (kein Abo!): SmartTools E-Rechnung für Access zum Einführungspreis.
E-Rechnungen erstellen
SmartTools E-Rechnung für Access läuft lokal auf Ihrem System ohne die Übertragung sensibler Daten ins Internet. Damit ist höchste Datensicherheit gewährleistet. Zum Erstellen einer E-Rechnung per VBA genügt zunächst die folgende Zeile:
Set objInvoice = New SmartTools_Invoicing.XRechnungInvoice
Anschließend weisen Sie dem Rechnungsobjekt die notwendigen Daten aus Ihrer Datenbank zu. Zum Beispiel (Auszug):
objInvoice.Seller.Name = !Lieferant_Name
objInvoice.Seller.PostalAddress.AddressLine1 = !Lieferant_Strasse
objInvoice.Seller.PostalAddress.PostCode = !Lieferant_PLZ
objInvoice.Seller.PostalAddress.City = !Lieferant_Ort
Für das Erstellen einer XRechnung (also einer XML-Datei, die Sie als E-Rechnung verschicken können) genügt dann folgende Anweisung:
objInvoice.Save strFileName
In den meisten Fällen werden Sie aber das ZUGFeRD-Format für Ihre E-Rechnung verwenden wollen, weil es die bekannte PDF-Rechnung mit der notwendigen XML-Datenstruktur kombiniert. Hier macht es Ihnen SmartTools E-Rechnung für Access besonders einfach, denn Sie können den kompletten Vorgang zum Erstellen Ihrer PDF-Rechnung beibehalten. Sie müssen auch keine Änderungen an Ihrem Rechnungsformular vornehmen.
Sie erweitern Ihre Prozedur einfach um die VBA-Anweisungen, um wie oben gezeigt einem Invoice-Objekt die Daten für die E-Rechnung (Rechnungsempfänger, Positionen, Zahlungsart usw.) zuzuweisen.
Dann genügt der Aufruf der Save-Methode dieses Objektes zusammen mit Pfad und Namen Ihrer PDF-Rechnung. Zum Beispiel:
objZFRechnung.Save "C:\Rechnungen\RG251712.PDF"
SmartTools E-Rechnung für Access übernimmt den Rest:
- Die XML-Datenstruktur für das gewünschte ZUGFeRD-Profil wird erzeugt
- Die XML wird als Anhang in Ihre PDF-Rechnung integriert
- Die PDF wird in das PDF A/3-Format umgewandelt
Am Ende steht eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, die Sie wie Ihre bisherige einfache PDF-Rechnung weiterverarbeiten und zum Beispiel per Mail verschicken können.
E-Rechnungen einlesen
Sollen E-Rechnungen eingelesen und zum Beispiel für Auswertungen in die Datenbank importiert werden, ist das ebenfalls schnell erledigt. Die folgende Zeile liest die komplette Datenstruktur der E-Rechnung in das Objekt "objInvoice" ein:
objInvoice.Import strInvoiceFile
E-Rechnungen validieren
In den E-Rechnungsstandards sind Regeln vorgegeben, die für eine gültige E-Rechnung erfüllt sein müssen. SmartTools E-Rechnung für Access bietet eine leistungsfähige Validierungsfunktion, die eine E-Rechnung auf die Einhaltung dieser Regeln prüft:
arrInvoiceViolations = objInvoice.Validate()
E-Rechnungen anzeigen
Mit SmartTools E-Rechnung für Access können Sie auch die Anwender Ihrer Datenbanken unterstützen, empfangene E-Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen.
Mit einer einzigen Zeile konvertieren Sie die Datenstruktur der E-Rechnung in eine lesbare Übersicht:
objInvoice.ConvertToHTML strInvoiceHTML
Alle Formate und Profile in einem einzigen Paket
Es gibt nicht nur mehrere gültige E-Rechnung-Formate, sondern auch noch zwei Syntax-Varianten: CII und UBL. Die Zusammenhänge im Detail sind recht komplex, aber mit SmartTools E-Rechnung für Access sind Sie in jedem Fall auf der sichereren Seite: Sie müssen sich mit den Besonderheiten der Formate nicht auseinandersetzen, sondern können sicher sein, dass sich alle gültigen Formate, Profile und Syntaxvarianten erstellen, lesen und validieren lassen. Das Objektmodell wurde außerdem so angelegt, dass Sie mit geringem Aufwand das Ausgabeformat wechseln können:
| E-Rechnung Format | CII-Syntax | UBL-Syntax |
|---|---|---|
| ZUGFeRD – Profil Minimum | n/a | |
| ZUGFeRD – Profil Basic WL | n/a | |
| ZUGFeRD – Profil Basic | n/a | |
| ZUGFeRD – Profil EN16931 (früher „Comfort“) | n/a | |
| ZUGFeRD – Profil Extended | n/a | |
| ZUGFeRD – Profil XRechnung | n/a | |
| XRechnung Standard | ||
| XRechnung Extension | n/a |
Zusammen mit SmartTools E-Rechnung für Access erhalten Sie eine ungeschützte Beispieldatenbank, die den Einsatz Erweiterung im Praxiseinsatz zeigt.
SmartTools E-Rechnung für Access zum Einführungspreis
SmartTools E-Rechnung für Access ist das Rundum-Sorglos-Paket, das Sie brauchen, um mit E-Rechnungen in Access arbeiten. Mit wenigen Zeilen VBA-Code können Sie E-Rechnungen nicht nur erstellen und einlesen, sondern sogar validieren und anzeigen. Unterstützt werden alle Formate (ZUGFeRD / XRechnung) und Profile des E-Rechnungsstandards inklusive des komplexen Extended-Profils. Sie erwerben eine Dauerlizenz und müssen kein Abo abschließen. Die brandneue Erweiterung kann derzeit mit 20% Einführungsrabatt bestellt werden.
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