Beitrag aus SmartTools Access Weekly
Berechnete Felder im Praxiseinsatz, Teil 3
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In den ersten beiden Teilen dieses Tipps hatten wir erläutert, wie Sie Berechnungen in einem Formular durchführen und dauerhaft in Tabellenfeldern speichern. In den aktuellen Access-Versionen gibt es eine weitere Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen, die wir uns Folgenden einmal im Detail ansehen. In der Entwurfsansicht von Tabellen können Sie für ein Feld den Datentyp "Berechnet" einstellen. In der Eigenschaft "Ausdruck" hinterlegen Sie eine Formel oder einen Ausdruck, den Access beim Anzeigen des Datensatzes oder beim Zugriff darauf auswertet.
Technisch gesehen speichert ein solches Feld keinen Wert, sondern liefert als "Feldinhalt" immer das Ergebnis der hinterlegten Berechnung. Das hat unter anderem den Vorteil, dass Sie nach dem Hinzufügen eines Feldes vom Datentyp "Berechnet" den Inhalt vorhandener Datensätze nicht per Aktualisierungsabfrage auf den neusten Stand bringen müssen - sobald Sie in die Datenblattansicht umschalten, stehen die Ergebnisse direkt zur Verfügung. Auch eine Änderung der hinterlegten Formel oder des Ausdruckes erfordern dadurch keine Aktualisierung der vorhandenen Datensätze.
Nehmen wir einmal an, dass eine Tabelle "Artikel" die Felder "Einkaufspreis", "Mehrwertsteuer" und "Handelsspanne" bereitstellt. Daraus können Sie nun mit Hilfe von Feldern des Typs "Berechnet" automatisch einen Verkaufspreis beispielsweise für den Druck von Preisschildern berechnen und speichern:
- Legen Sie in der Tabelle ein neues Feld "Einstandspreis" vom Datentyp "Berechnet" an.
- Geben Sie unter "Ausdruck" folgende Formel ein:
([Einzelpreis] / 100) * (100 + [Mehrwertsteuer])
- Damit wird ein Feld erzeugt, das den tatsächlichen Preis liefert, den Sie für einen Artikel bezahlen und der zum Beispiel bei Preisverhandlungen die unterste Grenze markiert. Stellen Sie unter "Ergebnistyp" den Eintrag "Währung" ein. Damit legen Sie fest, in welchem Format das spätere Ergebnis der Berechnung geliefert wird.
- Speichern Sie den Tabellenentwurf. Das ist wichtig, um in anderen Feldern vom Datentyp "Berechnet" auf dieses Feld Bezug nehmen zu können. Andernfalls meldet Access beim Eingeben einer Formel oder eines Ausdrucks "Feld 'Feldname' nicht vorhanden!".
- TIPP Wenn Sie eine Formel oder einen Ausdruck eingegeben haben, kopieren Sie ihn vor dem Drücken der Return- oder Tab-Taste bzw. dem Verlassen der Zeile. Wenn die Formel oder der Ausdruck einen Fehler enthält, setzt Access den Inhalt von "Ausdruck" zurück und Sie müssen alles neu eingeben.
- Legen Sie ein neues Feld "Verkaufspreis" mit dem folgenden Ausdruck an:
([Einstandspreis]/100)*(100+[Handelsspanne])
- Dieser Ausdruck schlägt auf den Einstandspreis den im Feld "Handelspanne" hinterlegten Prozentsatz auf und liefert so den Verkaufspreis. Stellen Sie unter "Ergebnistyp" den Eintrag "Währung" ein.
- Speichern Sie den Tabellenentwurf und wechseln Sie in die Datenblattansicht.
Ihre Tabelle liefert nun automatisch die gewünschten Ergebnisse für "Einstandspreis" und "Verkaufspreis", die Sie dann beispielsweise in Auswertungen und Berichten ohne vorherige Ausführung von Aktualisierungsabfragen oder zusätzlichen Berechnungen verwenden können.