Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
Arbeitsmappen nach Themen organisieren und öffnen
Excel 365 2021 2019 2016 2013 2010
Mit unserem kostenlosen SmartTools QuickStart 7.5 für Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 greifen Sie jederzeit per Mausklick auf Ihre wichtigsten Arbeitsmappen zu. Ganz egal in welchem Verzeichnis oder auf welchem Server sie sich befinden. Ihre persönliche Schnellstartzentrale integriert sich nach der automatischen Installation in Excel und ist jederzeit verfügbar. Möchten Sie in Zukunft blitzschnell auf eine Arbeitsmappe zugreifen, ordnen Sie sie mit wenigen Mausklicks einer der frei definierbaren Gruppen im QuickStart-Bereich zu.
- Klicken Sie sich beim Öffnen jeder Arbeitsmappe durch viele Verzeichnisebenen oder Netzwerkstrukturen?
- Ab sofort ist jede Arbeitsmappe nur noch einen Mausklick entfernt.
- Organisieren Sie Ihre Arbeitsmappen zum Beispiel nach Themen oder Projekten und öffnen Sie mehrere zusammengehörige Dateien mit einem Mausklick
Organisieren Sie Ihre Excel-Dateien beispielsweise nach Themenbereichen (z.B. Bestellungen, Budget, Preislisten), Projekten, Kunden usw. und vollkommen unabhängig von Verzeichnis- oder Netzwerkstrukturen.
Ihre Arbeitsmappen stehen Ihnen jederzeit im Schnellzugriff zur Verfügung, ohne dass Sie sich von einem Verzeichnis in das andere klicken, auf einen Server wechseln oder lange suchen müssen. SmartTools QuickStart 7.5 kann sogar alle Excel-Dateien aus einer Gruppe komplett in einem Arbeitsschritt öffnen, so dass Ihnen beispielsweise mit einem einzigen Klick alle Kalkulationen zu einem Projekt sofort zur Verfügung stehen. Ein mehr als vollwertiger Ersatz für die Arbeitsbereichsdateien älterer Excel-Versionen.
Unser Tipp zeigt, wie einfach Sie mit der Excel-Erweiterung Ihre Produktivität erhöhen. Laden Sie zunächst das Gratistool unter der folgenden Adresse herunter und starten Sie die Installation:
SmartTools QuickStart 7.5 kostenlos herunterladen
Der Assistent führt Sie durch die weiteren Schritte. Der neue Schnellstartbereich wird danach direkt unterhalb vom Menüband angezeigt. Bei Bedarf können Sie den neuen Aufgabenbereich über das Register "SmartTools" ausblenden.
Nach der Installation befindet sich im Schnellstartbereich der Ordner "QuickStart", in den Sie sofort Arbeitsmappen aufnehmen können. Die Funktionsweise des Add-Ins lässt sich am besten an einem konkreten Beispiel verdeutlichen: Angenommen Sie möchten die Datei "Budget 2023.xlsx" von einem Netzwerkverzeichnis in einen QuickStart-Ordner mit der Bezeichnung "Abteilung" aufnehmen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken auf das Plus-Symbol im Schnellstartbereich, um einen neuen QuickStart-Ordner zu erstellen.
- Geben Sie die Bezeichnung "Abteilung" für den neuen Ordner ein und bestätigen Sie mit OK.
- Öffnen Sie die Arbeitsmappe "Budget 2023.xlsx" und klicken Sie im neuen QuickStart-Ordner "Finanzen" auf den Eintrag Budget 2023.xlsx' aufnehmen.
Analog zu dieser Vorgehensweise können Sie bis zu drei beliebige QuickStart-Ordner für Ihre Excel-Dateien erstellen. Auch der Zugriff auf Ihre zuletzt verwendeten Dateien ist über den Befehl Weitere Arbeitsmappen-Zuletzt verwendet möglich, sodass auch diese Tabellen schnell in den aktuellen Ordner einsortiert werden können.
Zur besseren Übersicht werden aktuell geöffnete Arbeitsmappen im QuickStart-Ordner durch Fettdruck und Farbgebung hervorgehoben. Um alle drei möglichen Arbeitsmappen eines QuickStart-Ordners sofort aufrufen, wählen Sie den Eintrag Alle Öffnen im Aufklappmenü des Ordners an. Bei Bedarf können Sie QuickStart-Ordner über deren Aufklappmenübefehl Ordner-Umbenennen eine neue Bezeichnung zuweisen. Über den Eintrag Ordner-Löschen entfernen Sie den entsprechenden Ordner aus dem Schnellstartbereich.
Natürlich lässt sich jeder Datei-Eintrag in einem QuickStart-Ordner auch wieder entfernen. Dazu halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken auf den zu löschenden Dateinamen.
Wenn Ihnen eine Ordnerebene für den Aufruf Ihrer Dateien nicht ausreicht, aktivieren Sie in den Optionen den Expertenmodus und können dann einen zusätzlichen Unterordner für weitere Schnellstart-Aufrufe erstellen. Klicken Sie dazu auf das Symbol ganz rechts im Schnellstartbereich und schalten Sie im folgenden Dialog die Option Expertenmodus ein. Nach der Aktivierung erscheint in jedem QuickStart-Ordner eine Funktion Unterordner anlegen, über die Sie bequem einen Unterordner erstellen. In die neue Ordnerebene können Sie dann wie gewohnt weitere Arbeitsmappen einsortieren.