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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.2 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.4 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Ein AutoFilter für alle Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe: Das ist bei identisch aufgebauten Tabellenblättern überaus praktisch. Mit einer Makrolösung lässt sich das Ziel durchaus erreichen. Die ersten Vorbereitungen hatten wir Ihnen bereits vergangene Woche im ersten Teil dieses Tipps vorgestellt. In diesem Teil verraten wir Ihnen den Code der Hauptprozedur und wir zeigen, wie Sie die Makrolösung einsetzen.
FRAGE Manchmal muss ich mit sehr langen Zahlen arbeiten. Aber wenn ich zum Beispiel eine 12-stellige Zahl eingebe, stellt Excel sie automatisch in Exponentialschreibweise dar. Aus 123456789012 macht Excel automatisch 1,23457E+11. Das möchte ich verhindern, weil sich der Zahlenwert dann nicht mehr auf einen Blick mit anderen Werten in der Spalte vergleichen lässt. Ich habe schon mit der Spaltenbreite experimentiert; die scheint aber keinen Einfluss auf das Format zu haben. Wissen Sie, wie sich die Excel-Automatik abschalten lässt?
Mit den dynamischen Arrays von Excel 365 und 2024 können Sie in vielen Situationen komplexe Probleme deutlich einfacher lösen als es mit älteren Excel-Versionen möglich war. Unser Tipp liefert dazu ein weiteres Beispiel. Wir zeigen, wie Sie mit nur einer einzigen Formel aus einer Liste mit Personendaten bestimmte Informationen an einer anderen Stelle des Tabellenblatts extrahieren können. Konkret: Eine Liste enthält neben diversen anderen die Spalten "Nachname", "Vorname" und "Geburtsdatum". Nun möchten Sie die Einträge heraussuchen, bei denen der Geburtstag fehlt. Idealerweise sollte diese gefilterte Liste nur aus einer einzigen Spalte mit Vorname und Nachname bestehen.
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen! Standardmäßig können Sie keine Serienmails an Excel-Listen über das neue Outlook versenden! Der SmartTools Serienmailer löst das Problem: Sie verbinden Ihre Access-Datenbank als Datenquelle und versenden aus Word direkt über die Microsoft 365-Server. Alle verschickten Serienmails erscheinen danach in den gesendeten Elementen des neuen Outlook!
Nicht selten gibt es Arbeitsmappen mit mehreren, identisch aufgebauten Tabellenblättern - denken Sie zum Beispiel an eine Umsatzstatistik mit identisch strukturierten Monatsblättern. Wenn Sie in allen Tabellen die AutoFilter-Funktion einsetzen, kommt es sicher häufiger vor, dass Sie alle Tabellen nach denselben Kriterien filtern möchten. Das kann Excel leider nicht von Haus aus. Mit der Makrolösung, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen, lässt sich ein AutoFilter aber problemlos auf die restlichen Tabellenblätter einer Arbeitsmappe übertragen.
FRAGE In einem Excel-Tabellenblatt trage ich jede Woche (manchmal auch häufiger) Verbrauchswerte ein. Das jeweilige Erfassungsdatum steht in Spalte A. Auf diese Weise hat sich inzwischen eine recht lange Liste ergeben, die sich über mehrere Jahre erstreckt. Nun möchte ich die monatlichen Verbrauchswerte ermitteln und dazu alle Werte aus Spalte C summieren, die zu einem einzelnen Monat gehören. Wie gehe ich dazu am besten vor?
Lückenhafte Tabellenlisten sind immer wieder problematisch, sei es bei der Diagrammerstellung, beim Anwenden von Filtern oder beim Einrichten von Pivot-Tabellen. Daher ist es durchaus empfehlenswert, komplett leere Zeilen zu beseitigen. Die Schwierigkeit besteht aber darin, genau diese komplett leeren Zeilen zu finden. Denn Lücken in Tabellen können sich auch dadurch ergeben, dass bestimmte Informationen einfach nicht vorliegen. In einer Adressenliste könnte beispielsweise nur der Nachname einer Person bekannt sein, es könnten Adressdetails wie die Postleitzahl fehlen usw. Leer ist eine Zeile somit nur dann, wenn über die Breite des Listenbereichs alle Zellen leer sind. Nutzen Sie deshalb unsere Methode aus diesem Tipp, um zuverlässig alle Leerzeilen aus einem Listenbereich zu entfernen.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter kürzlich eine Makrolösung vorgestellt, mit der sich der Inhalt einer Tabellenzelle dynamisch in die Kopfzeile integrieren lässt. Das habe ich gleich ausprobiert und es funktioniert fast perfekt. Mich stören nur zwei Dinge: In meinem Fall steht in der Tabellenzelle ein Datum, dem ich das Zahlenformat "JJJJ" zugewiesen habe. Wenn ich Ihr Makro einsetze, erscheint in der Kopfzeile trotzdem das vollständige Datum und nicht nur die Jahreszahl. Kann das Makro nur feste Zahlen- oder Textwerte verarbeiten? Der zweite Punkt betrifft die Formatierung der Kopfzeile selbst. Im Seitenlayout-Dialog hatte ich die Kopfzeilenbereiche in spezieller Schrift und Farbe formatiert. Bei Einsatz des Makros werden diese Formatierungen aber wieder auf Standardwerte zurückgesetzt, womit die Kopfzeile vom generellen Layout meiner Dokumente abweicht. Lässt sich die Kopfzeilenformatierung trotz Makro beibehalten?
Nehmen wir an, dass Sie in einer Spalte Dropdownfelder einsetzen möchten, um Kundennamen auszuwählen. Prinzipiell eignet sich dafür die Funktion "Datenüberprüfung" mit der Option "Liste". Die Quelle dieser Liste sollte allerdings im Idealfall dynamisch sein, damit Sie problemlos neue Kunden hinzufügen oder alte Kunden löschen kann. Im Idealfall bietet sich dazu eine Excel-Tabelle an, aber die Datenüberprüfung akzeptiert keine Tabellenverweise. Und wenn Sie als Quelle der Dropdownliste den passenden Bereich aus der Excel-Tabelle auswählen, interpretiert Excel das als festen Bezug, der sich nicht automatisch an die Tabellengröße anpasst. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie dennoch Bereiche einer Excel-Tabelle als Quelle einer Dropdownliste einstellen können.
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