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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Sie möchten den Dateinamen einer Arbeitsmappe ganz einfach über eine Eingabe in der Tabelle ändern? Mit einer VBA-Prozedur kommen Sie zum Ziel. Das Prinzip ist einfach: Sie nutzen das "Worksheet_Change"-Ereignis, um Änderungen am Tabellenblatt zu überwachen. Wenn Sie dann etwas Neues in die Zelle eingeben, die den Dateinamen bestimmen soll, wird automatisch eine Prozedur ausgeführt, die die Arbeitsmappe unter dem neuen Namen speichert.
FRAGE In meinen Excel-Tabellen erfasse ich häufig Datumswerte. Oder ich muss vorhandene Datumswerte bearbeiten, wobei sich nur Tag und Monat ändern. Ich meine, mich erinnern zu können, dass Excel in der Lage ist, bei einer Eingabe von Tag und Monat automatisch das Jahr anzuhängen. Ich weiß aber nicht mehr, wie das funktioniert. Es würde meine Arbeit spürbar vereinfachen, wenn ich nicht jedes Mal das komplette Datum inklusive Jahr eingeben müsste. Können Sie mir dazu einen Tipp geben?
Mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.5 für Excel erweitern Sie Ihre eigenen Rechnungsvorlagen in Excel per VBA um die Ausgabe von E-Rechnungen in jedem beliebigen Format. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (alle E-Rechnung Profile inkl. Extended) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung einen Verweis auf die Bibliothek und können anschließend neue Anweisungen nutzen, um Daten aus Ihrer Rechnungstabelle auszulesen und dann als E-Rechnung auszugeben. Als Bonus erhalten Sie außerdem Zusatzfunktionen zum Einlesen und Validieren von E-Rechnungen. Die brandneue Version 2.5 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.5!
Die Auswertung von Tabellen ist immer wieder ein Thema in den Leserfragen an unsere Helpline. Besonders häufig kommt dabei die Funktion ZÄHLENWENN zum Einsatz. In diesem Tipp zeigen wir, wie vielseitig ZÄHLENWENN genutzt werden kann. Ausgangspunkt ist eine Tabelle, bei der im Bereich C4:T100 bestimmte Kürzel eingetragen sind. Jetzt möchten Sie wissen, in wie vielen Zeilen das Kürzel "ST" vorkommt, wenn gleichzeitig in Spalte C das Kürzel "MO" steht. Dabei kann es sein, dass in einer Zeile auch mehrfach "ST" eingetragen wurde. Durch den direkten Einsatz der ZÄHLENWENN-Funktionen kommen Sie nicht weiter, weil damit immer die Gesamt-Trefferzahl eines Suchbegriffs ausgegeben wird. Sie benötigen aber zeilenweise ausgerichtete Ergebnisse und außerdem eine Abhängigkeit von zwei Suchbegriffen.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich ein einzelnes Tabellenblatt aus einer Arbeitsmappe an andere Personen weiterleiten möchte. Ich kann das Blatt zwar mit dem Befehl Verschieben oder kopieren in eine neue Arbeitsmappe übertragen. Dann erhalte ich aber Verweise auf meine ursprüngliche Arbeitsmappe, weil das kopierte Tabellenblatt Formeln enthält, die sich auf andere Tabellenblätter in meiner Original-Mappe beziehen. Wie schaffe ich es, dass beim Kopieren eines Tabellenblatts nur die Werte übernommen werden? Die Formatierung soll natürlich erhalten bleiben.
Mit den Funktionen ZUFALLSZAHL (plus KÜRZEN, um ganzzahlige Werte zu erhalten) und ZUFALLSBEREICH erhalten Sie zwar zufällige Nummerierungen, aber einige Zufallszahlen können doppelt vorhanden sein. Zufallszahlen ohne Duplikate erstellen Sie mit einer Arrayformel, in der Sie aus der Liste der zulässigen Werte nach dem Zufallsprinzip den "k-größten" herausgreifen. Dabei sorgen Sie mit einem Trick dafür, dass bereits verwendete Zufallszahlen aus der Liste der zulässigen Werte ausgeschlossen werden.
Bei nummerierten Listen in Excel sollte sich die laufende Nummer jedes Listeneintrags automatisch anpassen: Wenn Sie eine Listenzeile hinzufügen, soll immer die nächsthöhere laufende Nummer vergeben werden. Und wenn Sie eine Zeile löschen, sollen sich die laufenden Nummern der nachfolgenden Einträge entsprechend reduzieren. Idealerweise sollen die laufenden Nummern erst im Tabellenblatt zu sehen sein, wenn eine Zeile Daten enthält, - wenn Sie also zum Beispiel den Namen eines Lieferanten in die Liste eintragen. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie "Tabellen" für dynamisch erweiterbare Listen verwenden.
FRAGE Mit Strg + F kann ich über den Suchdialog nach einem bestimmten Begriff suchen und dann schrittweise von einer Fundstelle zur nächsten springen. Ich möchte aber alle Zellen mit dem Suchbegriff farbig hervorheben. Dafür wäre es sehr mühsam, die erste Trefferzelle zu formatieren, dann zur nächsten Fundstelle zu springen, diese wieder zu formatieren, danach zum nächsten Treffer zu springen usw. Kann ich nicht irgendwie alle Suchergebnisse auf einmal formatieren?
Wenn Sie Monatssummen aus einer Liste mit Rechnungsdaten bilden möchten, können Sie das natürlich mit einer Pivot-Tabelle erreichen. Manchmal macht es allerdings Sinn, Formeln für die Berechnung zu verwenden, damit Sie einen Ergebnisbereich erhalten, den Sie direkt in weitere Berechnungen einschließen können. Wenn Sie Excel 365 (aus einem Microsoft 365-Abo) oder Excel 2024 einsetzen, können Sie die Monatssummen mit dynamischen Arrayfunktionen berechnen. Das ist überaus flexibel, da Excel die Auswertung automatisch aktualisiert, sobald neue Daten erfasst oder vorhandene Daten gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist allerdings eine dynamische Datenbasis. Die erhalten Sie, indem Sie die Liste mit Ihren Rechnungsdaten in eine Tabelle umwandeln. So müssen Sie nicht mit festen Zelladressen arbeiten, sondern können in den Auswertungsformeln strukturierte Verweise einsetzen, die sich automatisch an die Größe der Tabelle anpassen.
FRAGE Ich habe in einer Tabellenspalte Datumswerte erfasst. In der nächsten Spalte habe ich mit der Funktion MONAT() die Zahl des Monats extrahiert - beispielsweise "=MONAT(A2)". Jetzt möchte ich diesen Monat als ausgeschriebenen Monatsnamen anzeigen lassen: "Januar" für Monat 1, "Februar" für Monat 2 usw. Deshalb habe ich die Monatsformel um die Funktion TEXT() erweitert - etwa so: =TEXT(MONAT(A2);"MMMM"). Excel gibt daraufhin aber für jedes Datum den Monatsnamen "Januar" aus. Wo liegt da der Fehler?
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