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Angenommen Sie erstellen regelmäßig Tabellen, in denen Sie Werte aus einem externen Programm auswerten und zusammenfassen. Damit die Daten auf eine DIN A4-Seite passen, haben Sie die Spaltenbreiten entsprechend angepasst. Nun möchten Sie die Ergebnisse an Kunden weitergeben, die in den Tabellen nur die Formelergebnisse und nicht die Formeln selbst sehen sollen. Beim Kopieren der reinen Werte in ein neues Tabellenblatt ergibt sich aber das Problem, dass die Formatierungen verloren gehen. Sie muss also immer wieder die Spaltenbreiten anpassen und die Zellformatierungen neu zuweisen. In unserem aktuellen SmartTipp zeigen wir einen einfacheren Weg.
Es ist ein bekanntes Problem, das auch mit der Umstellung auf das XLSX-Format nicht gelöst wurde: Arbeitsmappen werden mit der Zeit immer größer und langsamer obwohl Sie nur wenige Daten hinzufügen oder sogar Inhalte entfernen. Auslöser sind in vielen Fällen "Geisterinhalte", also zum Beispiel Formatierungen von Zellen, deren Inhalte gelöscht wurden und nicht mehr benötigt werden. Die Zellen scheinen leer zu sein, aber Excel "speichert" die nicht sichtbaren Formatierungen natürlich. Microsoft hat im letzten Jahr eine neue Funktion Leistung überprüfen für Excel im Web umgesetzt, die genau dieses Problem lösen soll. Jetzt steht die Optimierungshilfe endlich auch allen Microsoft 365-Abonnenten unter Windows zur Verfügung.
Nehmen wir an, dass Sie in einer Tabelle ein monatliches Fehlerprotokoll mit den Spaltenüberschriften "Monat", "Fehler1", "Fehler2" und "Fehler3" führen. In der Monatsspalte stehen Datumswerte in der Form "Jan 24", "Feb 24" usw. In den Fehlerspalten wird die Anzahl der jeweils aufgetretenen Fehler eingetragen. Für diese Werte wird ein Liniendiagramm mit separaten Datenreihen für die einzelnen Fehlerklassen erstellt.
FRAGE Wir haben einige Arbeitsmappen, die per VBA auf andere Excel-Dateien zugreifen und dort Werte auslesen. Nun hat sich unsere Firmenleitung dazu entschlossen, unsere lokale Ordnerstruktur mit allen Excel-Dateien nach Microsoft Teams zu transferieren. Wie muss ich die Dateizugriffe in VBA anpassen, damit sie wie gewohnt funktionieren? Oder ist es gar nicht mehr möglich, per VBA auf Arbeitsmappen zuzugreifen, die in Teams bzw. OneDrive gespeichert sind?
Viele Anwender möchten den Aufruf von Excel-Befehlen, die über das Menüband/die Multifunktionsleiste entweder gar nicht oder nur nach mehreren Mausklicks verfügbar sind, mit Hilfe von Tastenkürzeln beschleunigen. In Excel gibt es aber - anders als in Word - kein Dialogfenster, in dem Sie Standardbefehlen Tastenkürzel zuweisen können. Wir zeigen in diesem Tipp zwei schnelle Lösungen für den schnellen Zugriff.
FRAGE Ich muss in einer Tabelle immer wieder standardisierte Text- und Zahlenkombinationen eingeben. Die Werte bestehen zum Beispiel immer aus zwei feststehenden Buchstaben und vier Ziffern, die jeweils in Zweierblöcken zusammengefasst werden und durch Bindestriche getrennt sind – zum Beispiel: No-01-05. In einer anderen Spalte gibt es denselben Aufbau, nur dass die Blöcke durch Punkte getrennt werden – etwa: Be.33.09. Gibt es eine Möglichkeit, die Eingabe dieser Werte so zu vereinfachen, dass ich nur die Ziffern eingeben muss?
Für viele Anwendungen müssen Sie die Inhalte bestimmter Verzeichnisse oder kompletter Datenträger in eine Excel-Arbeitsmappe einzufügen. Die Informationen liegen dann in tabellarischer Form vor und können schnell ausgewertet, durchsucht oder anderweitig verarbeitet werden. Eine entsprechende Funktion bietet Excel standardmäßig nicht an, und genau diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools DateiLister.
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen. Dieser Zeitraum läuft nun in 18 Monaten aus. Gleichzeitig endet allerdings auch der Support für Office 2019, denn bei den aktuellen Versionen ist Microsoft nicht mehr so großzügig mit der Unterstützung durch Sicherheitsupdates.
Über Start-Formatvorlagen-Als Tabelle formatieren können Sie mit der Option "Gebänderte Zeilen" die Zeilen einer Tabelle zur besseren Lesbarkeit abwechselnd schattieren. Es gibt allerdings Situationen, in denen Sie die Zeilenschattierung nach eine Kriterium wie dem Bestelldatum ausrichten möchten. So könnten Sie die Bestellungen einzelner Tage sofort auseinanderhalten. Eine Automatik gibt es für diese Problemstellung nicht. Das Ziel lässt sich aber mit einer zusätzlichen Tabellenspalte und einer bedingten Formatierung erreichen. Unser Tipp zeigt wie es geht.
Wie vor einigen Ausgaben berichtet, wird "Office 2024" das nächste Office-Paket sein, das als Dauerlizenz ohne Abonnement erworben werden kann. Als Erscheinungstermin wird derzeit lediglich "im Laufe des Jahres" angegeben und Microsoft weist darauf hin, dass viele cloudbasierte Funktionen wie die gemeinsame Echtzeitbearbeitung von Dokumenten und Arbeitsmappen fehlen. Auch KI-Funktionen wie Copilot stehen in Office 2024 nicht zur Verfügung. Was es im Detail Neues gibt, können sich interessierte Anwender nun selbst anschauen, denn ab sofort steht die erste Preview-Version zum Download zur Verfügung.
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