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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Vor kurzem haben wir in einem QuickTipp gezeigt, wie man automatisch nur jede zweite Tabellenzeile ausfüllen kann. Wir verwenden dafür das Ausfüllkästchen, um eine Reihe aus Werte- und leeren Zellen in einen Spaltenbereich eintragen zu lassen. Wie sieht es aber aus, wenn Sie die umgekehrte Aufgabe erledigen möchten: Sie müssen jede n-te Zeile löschen (mal jede zweite, mal jede dritte usw.). Auch hier können das Ausfüllkästchen nutzen. In diesem Fall erstellen Sie damit eine Wertereihe, anhand derer sich die zu löschenden Zeilen herausfiltern lassen.
FRAGE Ich habe in Excel eine Tabelle zur Zeiterfassung erstellt, in der unter anderem bestimmte Sollstunden mit einer Formel berechnet werden. Als Ergebnis erhalte ich aber nur Dezimalwerte – wie beispielsweise "6,36" oder "11,13". Die möchte ich natürlich gerne als Zeitangaben darstellen. In diesen Fällen also beispielsweise "6:22" oder "11:08". Können Sie mir einen Tipp verraten, mit dem ich das erreiche?
Der kostenlose SmartTools Projektplan 20267 ist eine flexible Excel-Vorlage mit vielen denkbaren Anwendungen von der Planung von Projekten, über die Erfassung von Arbeitsstunden bis hin zur Verwaltung von Geräten oder Räumen. In der aktuellen Version haben wir den SmartTools Projektplan überarbeitet und modernisiert. Außerdem ist er jetzt noch besser in Excel integriert. Nach der automatischen Installation können Sie jederzeit mit einem Mausklick einen Projektplan anlegen, indem Sie auf das neue Symbol im Menüband klicken.
Wenn Sie bestimmte Daten in mehreren Tabellenblättern benötigen, müssen Sie sie nicht doppelt eingeben. Erstellen Sie einfach eine Verknüpfungsformel nach dem Muster "=<Orginaltabelle>!<Originaladresse>" – etwa: =Tabelle1!B10. Wenn Sie dann den Originalwert ändern, ändert sich auch der Inhalt der verknüpften Zelle. Diese Technik dürfte vielen unserer Leserinnen und Leser bekannt sein. Aber sie hat auch einen Haken: Mit einer Verknüpfungsformel können Sie zwar die Werte übernehmen, aber nicht die Formatierungen. Sollten Sie die Formatierung der Originalzelle ändern, wirkt sich das nicht auf die verknüpfte(n) Zelle(n) aus. Doch es gibt eine Alternative zu Verknüpfungsformeln: verknüpfte Grafiken. Was es damit auf sich hat, zeigen wir in diesem Tipp.
FRAGE Ich habe kürzlich eine Excel-Datei erhalten, in der in einem Tabellenblatt die ersten 1190 Zeilen fehlen. Angezeigt werden nur die Zeilen 1191 sowie alle folgenden. Ich kann weder per Mausrad noch über die Bildlaufleiste nach oben blättern. Aufgefallen ist mir nur, dass die Gitternetzlinie unter der ersten sichtbaren Zeile etwas kräftiger ist als die anderen. Können Sie sich einen Reim darauf machen und mir sagen, wie ich die verschwundenen Zeile wieder sichtbar machen kann?
Viele Anfragen an unsere Helpline betreffen den effektiven Einsatz der verschiedenen Verweisfunktionen von Excel. Nehmen wir beispielsweise einmal folgende Situation: Sie erfassen in einer Tabelle Kundendaten, wozu der Kundenname (in Spalte A) und ein spezieller Code (in Spalte B) gehören. Jedem Code sind wiederum bestimmte Werte zugeordnet, die Sie in die vier rechts angrenzenden Spalten eintragen. Sie suchen nun nach einer Möglichkeit, nach der Eingabe eines Codes die zugehörigen Werte automatisch einfügen zu lassen.
Für mehr Eingabekomfort bietet sich in einigen Fällen der Einsatz eines grafischen Schieberegler in eine Tabelle an, mit dem sich Werte in einer Tabellenzelle ändern lassen. Umgekehrt sollen Eingaben in dieser Tabellenzelle wiederum den Schieberegler beeinflussen. Ein solcher bidirektionaler Schieberegler lässt sich ganz einfach mit einem in Excel eingebauten Steuerelement realisieren - genauer gesagt mit einem "Bildlaufleiste"-Element. Unser Tipp zeigt wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Ich erhalte in regelmäßigen Abständen Excel-Dateien, in denen Spalten mit Zeitangaben vorkommen. Bei diesen Zeitangaben handelt es sich um Kombinationen aus Datum und Uhrzeit - zum Beispiel: 18.10.2026 07:33:28. Für meine weiteren Auswertungen will ich Datum und Uhrzeit in separate Spalten schreiben. Bislang arbeite ich mit Textfunktionen, die Datum und Uhrzeit auslesen, und zahlreichen Kopieraktionen, was enorm viel Zeit kostet. Erschwerend kommt hinzu, dass die Anzahl der Zeitwerte in jeder Excel-Datei unterschiedlich ist. So scheiterten bislang auch meine Bemühungen, die Arbeit mit einem Makro zu vereinfachen. Können Sie mir einen Tipp geben, wie ich schnell und unkompliziert an separate Spalten für Datum und Uhrzeit gelange?
Ein Makro dient in vielen Fällen dazu, häufig wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Der Aufruf des Makros erfolgt meist über eine Symbolschaltfläche oder einen Menübefehl. Wenn Sie das Makro oft einsetzen, kann das recht anstrengend werden. Dabei geht es viel komfortabler, denn Excel kann Makros automatisch ausführen, sobald bestimmte Ereignisse eintreten. Sie könnten eine Arbeitsmappe zum Beispiel so einrichten, dass ein Makro immer dann ausgeführt wird, wenn Sie Werte in einem Tabellenblatt ändern. Wie das funktioniert, erklärt der folgende Tipp der Woche.
FRAGE Ich muss eine Verbrauchskostenabrechnung erstellen und habe dafür eine Excel-Tabelle angelegt. Nun will ich die Abrechnung als Word-Serienbrief verschicken. Dabei ergibt sich das Problem, dass die Summen in der Excel-Datei mitunter 16 Nachkommastellen aufweisen, was sich in Excel durch Einsatz des Währungsformats schnell auf die üblichen 2 Stellen reduzieren lässt. Im Word-Serienbrief erscheinen aber trotzdem alle Nachkommastellen. Wie schaffe ich es, die Ausgabewerte ohne manuelle Nachbearbeitungen auf das Währungsformat zu reduzieren?
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