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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Viele Selbständige und kleine Unternehmen schreiben ihre Rechnungen mit Hilfe von individuellen Excel-Vorlagen. Die Vorlagen sind meistens schon jahrelang im Einsatz, haben sich bewährt und sind optimal auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Allerdings: Eine moderne E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, wie Sie in Kürze verpflichtend erstellt werden muss bzw. von größeren Kunden und öffentlichen Auftraggebern bereits jetzt eingefordert wird, lässt sich mit den Standardfunktionen von Excel nicht ausgeben. Der SmartTools E-Rechnung Assistent 2.5 für Excel hilft weiter: Geben Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen mit seiner Hilfe schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format aus. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! In diesem Beitrag zeigen wir an einem konkreten Beispiel, wie der komfortable Assistent im Detail funktioniert.
Excel beherrscht verschiedene Kopier- und Verschiebeaktionen. Ob Sie den klassischen Weg mit Strg + C bzw. Strg + X und anschließendem Strg + V gehen oder Bereiche mit der Maus ziehen, oft ist es allein Ihrem persönlichen Geschmack überlassen, welches Verfahren am besten geeignet ist. Nur für eine Variante hat Excel keine echte Lösung: Für das Ausschneiden und Einfügen von Werten, ohne dabei die vorhandene Formatierung zu zerstören. In diesem Tipp stellen wir eine Makrolösung vor, mit der Sie die Lücke schließen.
FRAGE Ich habe mehrere Excel-Dateien, die mit verschiedenen anderen Excel-Dateien verknüpft sind. Wenn sich nach einer Aktualisierung der zugrundeliegenden Daten nun der Dateiname einer verknüpften Arbeitsmappe ändert, muss ich immer in allen anderen Arbeitsmappen, die auf die aktualisierte Datei verweisen, die Verknüpfung erneuern. Das ist nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig, wenn ich zum Beispiel einmal vergesse, die Verknüpfung zu erneuern. Gibt es für diesen Fall keine einfachere und komfortablere Lösung?
Mit dem SmartTools Excel-Jahreskalender 2027 erstellen Sie blitzschnell individuelle Jahreskalender in Excel – auf Wunsch mit Ferien und Feiertagen für Ihr Bundesland sowie Kalenderwochen. Ihnen stehen dabei zwei Kalendervarianten zur Verfügung: Die Standardkalender erlaubt das Eintragen von acht Terminen an einem Tag. Das kompakte Kalenderlayout ermöglicht zwei Termine an einem Tag und benötigt für den Ausdruck nur eine DIN A4-Seite. Das Ergebnis ist ungeschützt und kann von Ihnen beliebig ausgefüllt, bearbeitet, formatiert und verteilt werden.
Nehmen wir an Sie möchten in einem Tabellenblatt die Umsatzzahlen verschiedener Kalenderjahre vergleichen. Aufgeführt werden jeweils die Monatszahlen der einzelnen Jahre, so dass sich der jeweilige Gesamtumsatz natürlich leicht durch eine Summe aller 12 Monate berechnen lässt. Das Problem besteht meistens darin, dass Sie für den Jahresvergleich nur an den Umsätzen bis zu einem bestimmten Monat interessiert sind – konkret bis zum aktuellen Monat des laufenden Jahres. Wenn beispielsweise der Monatsumsatz für den Juli des laufenden Jahres feststeht, die Monate August bis Dezember aber noch nicht erfasst sind, sollen auch für die Vorjahre nur Jahressummen bis zum jeweiligen Juli gebildet werden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine Formel vor, die die auszuwertenden Bereiche flexibel summiert, so dass man nicht jeden Monat manuell anpassen muss.
FRAGE In einer der letzten Ausgaben Ihres Newsletters hatten Sie beschrieben, wie sich die Eingabe von Datumswerten beschleunigen lässt, indem einfach nur die Tageszahl, ein Punkt und die Monatszahl eingegeben wird. Da ich in Excel häufig mit dem Ziffernblock der Tastatur arbeite, ist die Eingabe des Punkts im alphanumerischen Teil der Tastatur ungünstig und nicht sehr komfortabel. Ich habe aber herausgefunden, dass schnelle Datumseingaben auch nur über den Ziffernblock möglich sind: Anstelle des Punkts (im alphanumerischen Teil) muss ich nur das Minuszeichen (im Ziffernblock) verwenden. Vielleicht können Sie diesen Tipp ja in Ihrem Newsletter veröffentlichen.
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.5 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.5 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Wir hatten vor kurzem beschrieben, wie sich der Suchdialog von Excel mit der Funktion "Alle suchen" dazu nutzen lässt, alle Fundstellen auf einmal zu formatieren. Das ist allerdings nicht ganz das, was einige Anwender wünschen. Sie möchten die Zellen, die einen bestimmten Suchbegriff enthalten, nicht tatsächlich formatieren. Sie sollen nur vorübergehend hervorgehoben werden, damit sie die entsprechenden Zellen beim Blättern im Tabellenblatt schnell erkennen. Wenn sie nach einem anderen Begriff suchen, soll die vorherige Hervorhebung verschwinden und es sollen nur noch die Zellen mit dem neuen Suchbegriff gekennzeichnet werden. Unser Tipp zeigt, wie Sie diese dynamische Hervorhebung erreichen.
FRAGE Ich erfasse in einer Excel-Tabelle Zählerstände und möchte daraus den durchschnittlichen Verbrauch pro Tag berechnen. Zu jedem Zählerstand vermerke ich das Datum und die Uhrzeit – in zwei separaten Zellen. Genau da liegt das Problem, denn ich weiß nicht, wie ich die Differenz zwischen den Zeitangaben berechnen kann, wenn die Informationen in zwei Zellen gespeichert sind. Können Sie weiterhelfen?
Sie möchten den Dateinamen einer Arbeitsmappe ganz einfach über eine Eingabe in der Tabelle ändern? Mit einer VBA-Prozedur kommen Sie zum Ziel. Das Prinzip ist einfach: Sie nutzen das "Worksheet_Change"-Ereignis, um Änderungen am Tabellenblatt zu überwachen. Wenn Sie dann etwas Neues in die Zelle eingeben, die den Dateinamen bestimmen soll, wird automatisch eine Prozedur ausgeführt, die die Arbeitsmappe unter dem neuen Namen speichert.
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