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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Zellen in Ihren Tabellen zwar Text anzeigen, im Hintergrund aber Zahlen für Berechnungen enthalten sollen. Zum Beispiel: Sie haben eine Monatsübersicht angelegt, in der Arbeitszeiten und Urlaubstage von Mitarbeitern erfasst werden. Für jeden Mitarbeiter gibt es eine Urlaubsspalte, in der Sie die Zahl "1" eintragen, wenn an dem betreffenden Tag Urlaub genommen wurde. Jeder Urlaubstag entspricht einer Arbeitszeit von 7,7 Stunden. So können Sie schnell die Summe aus der Urlaubsspalte bilden und mit "7,7" multiplizieren, um die Urlaubstage in Arbeitsstunden umzurechnen. Der Übersichtlichkeit halber möchten Sie in der Urlaubsspalte aber nicht den Wert "1" anzeigen lassen, sondern den Buchstaben "U". Mit Buchstaben können Sie aber natürlich keine Berechnungen durchführen. Es stellt sich also die Frage, wie Sie einen Zahlenwert so eingeben können, dass Excel ihn nach außen als Text darstellt, ihn intern aber weiterhin als Zahl betrachtet.
FRAGE Ich habe eine Excel-Vorlage angelegt, in der ich Auftragsdaten standardisiert erfasse. Zu den Eingabefeldern zählt auch das anvisierte Leistungsdatum oder, wenn sich der Auftrag über einen längeren Zeitraum erstreckt, das anvisierte Start- und Enddatum. Aktuell halte ich zwei Eingabezellen vor: eine für das Startdatum und eine für das Enddatum. Wenn es sich um ein Einzeldatum handelt, lasse ich die Zelle für das Enddatum leer und passe die Beschriftungstexte manuell an. Optimal wäre es, wenn Excel die Beschriftungen automatisch an den jeweiligen Fall anpassen könnte.
Das ZUGFeRD-Format ist eines von zwei zugelassenen Formaten für E-Rechnungen. Es besteht aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Das für die Definition des ZUGFeRD-Standards zuständige "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) hat vor kurzem eine neue Version 2.4 veröffentlicht, die ab sofort gültig ist. Die wichtigste Neuerung betrifft die Unterstützung von Unterpositionen, die vor allem bei komplexen Rechnungen für mehr Übersicht sorgen.
Wenn Sie zum Beispiel eine Planungsübersicht, die Sie in einem Tabellenblatt eingerichtet haben, visuell darstellen möchten, ist ein Flussdiagramm die perfekte Lösung. Leider finden Sie in den diversen Diagrammtypen von Excel keine Option für ein Flussdiagramm. In der Regel reicht es, wenn Sie die Beschriftungen der einzelnen Diagrammelemente manuell vornehmen. Wichtig wäre nur für ein wenig Komfort, dass Sie die Elemente mit Linien oder Pfeilen verbinden können, die beim Verschieben der Elemente automatisch mitgeführt werden. Unser Tipp zeigt, wie Sie Flussdiagramme schnell und einfach in Ihren Excel-Tabellen verwenden.
FRAGE In einer Tabelle erfasse ich Einnahmen und Ausgaben über mehrere Jahre. Die Tabelle wird laufend erweitert. Genau da liegt das Problem: In einer anderen Tabelle möchte ich nämlich die Gesamteinnahmen und -ausgaben in den erfassten Jahren berechnen. Dazu müsste ich die entsprechenden Formeln aber immer wieder an die Größe des Eingabebereichs anpassen. Wenn ich die Einnahmesummen jetzt zum Beispiel aus dem Bereich D4:D250 herausziehe, müssten sie nach neuen Eingaben beispielsweise aus dem Bereich D4:D275 gebildet werden. Es gelingt mir nicht, diese Dynamik in meine Summenformeln einzubauen. Haben Sie einen Tipp für mich?
Um mehrere Tabellenblätter in einer Excel-Arbeitsmappe gemeinsam auszudrucken und dabei den Doppelseitendruck zu verwenden, markieren Sie die Tabellen, rufen den Druckbefehl auf und verwenden die Option "Beidseitiger Druck". Das Problem dabei: Die einzelnen Tabellenblätter werden trotzdem immer wieder auf einem neuen Blatt Papier gedruckt. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie Excel dazu bringen, alle Tabellenblätter fortlaufend auf Vorder- und Rückseite des Papiers zu drucken.
Ab sofort haben Sie auch Arbeitsmappen mit vielen Tabellenblättern ohne Probleme im Griff. Das brandneue SmartTools Inhaltsverzeichnis 10.0 legt voll automatisch ein Inhaltsverzeichnis an, in dem Sie jeden Eintrag anklicken und direkt auf die entsprechende Tabelle springen können. Das Inhaltsverzeichnis ist übersichtlich, enthält auf Wunsch Vorschaugrafiken Ihrer Tabellen und lässt sich um beliebige Zusatzinformationen und Kommentare erweitern, wenn Sie eine Arbeitsmappe beispielsweise anderen Anwendern zur Verfügung stellen.
Viele Anwender haben es regelmäßig mit PDF-Dateien zu tun, aus denen tabellarisch angeordnete Listen in Excel weiterverarbeitet werden sollen. Beim normalen Kopieren und Einfügen aus Adobe Acrobat oder einem anderen PDF-Viewer gehen aber meistens die Tabellenstrukturen verloren und manchmal werden unerwünschte Formatierungen übernommen, die das Layout einer Excel-Tabelle stören. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie Tabellendaten aus PDF-Dateien effizienter in Excel einfügen.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass Excel am Ende Dutzende von leeren Seiten ausdruckt, obwohl eine Tabelle eigentlich nur ein paar "echte" Seiten mit Daten umfasst. Inzwischen habe ich mir angewöhnt, vor dem Drucken immer erst die Seitenansicht zu öffnen, um zu sehen, wie viele echte Seiten vorhanden sind. Dann stelle ich im Druckdialog ein, dass ich zum Beispiel nur die Seiten 1 bis 4 drucken möchte. Manchmal denke ich aber nicht daran, so dass ich wieder eine Unmenge von leeren Druckseiten erhalte. Wie bringe ich Excel dazu, automatisch immer nur die Seiten zu drucken, auf denen auch tatsächlich etwas steht?
Mit dem neuen SmartTools E-Rechnung Assistenten 1.8 für Excel können Sie Ihre individuellen Rechnungen in Excel schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die aktuelle Version 1.8 enthält zahlreiche Optimierungen nach Kundenfeedback. Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten 1.8 für Excel können Sie E-Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Format 2.4 anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.
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