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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Vor kurzem haben wir beschrieben, wie sich doppelte Einträge in einer Spalte mit Hilfe einer Datenüberprüfung verhindern lassen (Gültigkeitskriterien für die Datenüberprüfung legen Sie per Daten-Datentools-Datenüberprüfung an). Die Lösung greift allerdings nicht, wenn Werte per Strg + V aus der Zwischenablage eingefügt werden. Anders als bei der manuellen Eingabe, die bei einem Duplikat mit einer Fehlermeldung abgelehnt wird, erlaubt Excel beim Kopieren und Einfügen jeden beliebigen Wert, auch wenn er nicht dem Gültigkeitskriterium aus der Datenüberprüfung entspricht. Leider ist das eine Schwachstelle bei der Datenüberprüfung. Beim Einfügen aus der Zwischenablage ignoriert Excel das Gültigkeitskriterium, so dass sich jeder Wert eingeben lässt. Umgehen können Sie das Problem mit einer VBA-Lösung, die wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Ich verwalte in Excel eine Verkaufsstatistik. Neben verschiedenen anderen Details enthält die angelegte Liste eine Spalte mit Artikelnummern. Diese Anfangsbuchstaben der Artikelnummern entsprechen bestimmten Produktgruppen – zum Beispiel "Fxxxxx" für Nahrungsmittel (Food-Produkte). Nun möchte ich in der Statistik die Summe der Verkäufe einzelner Produktgruppen ermitteln. Haben Sie dafür eine Lösung?
SmartTools EPC QR-Code 2.5 für Excel ist die einfachste und sicherste Möglichkeit, deutsche QR-Rechnungen mit Excel auszugeben. Fügen Sie mit wenigen Mausklicks den standardisierten "EPC QR-Code" (in Deutschland bekannt als GiroCode) in eine beliebige Rechnung in einer Excel-Arbeitsmappe ein. Der QR-Code enthält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Bankverbindung, so dass der Empfänger den Code direkt mit der Banking App auf dem SmartPhone auslesen und die Rechnung schnell und einfach begleichen kann. Damit entfällt die lästige Dateneingabe, Tippfehler werden ausgeschlossen und als Rechnungsausteller können Sie mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen. Die brandneue Version 2.5 bietet zahlreiche Optimierungen und erweiterte Möglichkeiten zur Integration von Logos und anderen Grafiken in den QR-Code.
Nehmen wir an, dass Sie in einer Adressliste mit Geburtstagen die sofort erkennen möchten, wer in diesem Monat Geburtstag hat. Die Geburtsdaten stehen zum Beispiel in Spalte F der Tabelle. Ein Lösungsansatz wäre der Einsatz einer bedingten Formatierung mit folgender Formel: =(MONAT($F$2:$F$500)=MONAT(HEUTE()))=WAHR. Leider enthält diese offensichtliche Fassung der Formel zwei Fehler und sie funktioniert daher nicht. Unser Tipp zeigt wie es besser geht.
FRAGE Ich setze noch Excel 2013 ein und habe schon etliche Formeln erstellt, die die gewünschten Ergebnisse liefern. Bei einem Problem komme ich aber nicht weiter: Um verschiedene Resultate in Abhängigkeit von einem Basiswert zu erhalten, setze ich eine WENN-Formel mit mehreren verschachtelten WENN-Funktionen ein. Das funktioniert zunächst auch. Aber wenn ich mehr als 7 WENN-Verschachtelungen einbauen will, nimmt Excel dies nicht mehr an. Beim Speichern der Excel-Datei erscheint eine Fehlermeldung, und beim nächsten Öffnen der Datei zeigt Excel den Fehler "#WERT!" anstelle der WENN-Formeln an. Kennen Sie eine Lösung für dieses Problem?
Der SmartTools Mini-Kalender 2026 integriert sich als Popup-Kalender in Excel und ist jederzeit nur einen Mausklick entfernt: Nach der automatischen Installation starten Sie den kleinen Kalender über das Kontextmenü (Rechtsklick in eine beliebige Zelle) oder das Menübandregister "SmartTools". Blättern Sie in dem übersichtlichen Monatskalender mit Anzeige der Kalenderwochen und der aktuellen Feiertage und Ferien aus Ihrem Bundesland/Kanton. Fügen Sie dann ganz einfach per Doppelklick ein Datum in die aktuelle Zelle ein oder markieren Sie mehrere Tage, um mehrere Datumsangaben neben- oder untereinander in der aktuellen Tabelle aufzulisten.
Viele Anwender nutzen Excel auch als kleine Adressverwaltung. In einer Arbeitsmappe befinden sich beispielsweise Kundendaten, die Sie auch ganz einfach als Datenquelle für Word-Serienbriefe verwenden können. In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Adressen dieser Datei auch in bestimmte Zellen einer anderen Excel-Tabelle einzufügen. In eine Rechnungsvorlage übernehmen Sie beispielsweise Namen und Adresse des Rechnungsempfängers aus der Arbeitsmappe mit den Kundendaten.
FRAGE In Ihren Newslettern habe ich schon viele nützliche VBA-Funktionen entdeckt, die ich erfolgreich in meinen Arbeitsmappen einsetze. Dabei stören mich aber zwei Dinge: Zum einen muss ich die VBA-Funktionen in jeder Arbeitsmappe neu einfügen. Und zum anderen muss ich die Arbeitsmappen mit den VBA-Funktionen dann als Makro-Arbeitsmappen (XLSM-Dateien) speichern. In Word gibt es doch auch eine globale Vorlage, deren VBA-Funktionen in allen Dokumenten zur Verfügung stehen, ohne dass ich jedes Word-Dokument als DOTM-Datei speichern muss. Gibt es so etwas nicht auch in Excel?
Auf Basis von Anfangs- und Endzeiten sowie einem vorgegebenen Stundenlohn den Gesamtarbeitslohn mit Excel zu berechnen, ist kein Problem. Etwas kniffeliger wird es, wenn Sie die Arbeitszeit immer auf die nächste Viertelstunde aufrunden möchten. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie dazu vorgehen. Excel ist problemlos in der Lage, die Differenz aus zwei Zeitangaben zu berechnen. Wenn Sie eine Anfangszeit zum Beispiel in Zelle B5 eingeben und die Endzeit in Zelle B6, können Sie die Zeitdifferenz mit einer Formel in Zelle B7 ausgeben lassen.
Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Viewer ist eine eigenständige Windows-Anwendung, arbeitet unabhängig von Microsoft Office und bietet alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit empfangenen E-Rechnungen benötigen. Seit einiger Zeit müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Inzwischen werden immer mehr E-Rechnungen verschickt und Sie benötigen einen speziellen Viewer, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Nur so kann eine echte Kontrolle und Freigabe erfolgen, denn die Anzeige der PDF allein reicht nicht aus! Der SmartTools E-Rechnung Viewer bietet genau diese Funktionen mit einer einfach zu bedienenden übersichtlichen Oberfläche.
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