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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Power Query-Abfragen mit individuell auswählbaren Datenquellen sind kein Hexenwerk. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie einen CSV-Import dynamisch über die Dateiauswahl in einem Dropdownfeld steuern. Die Einrichtung des Dropdownfelds haben Sie im ersten Teil in der letzten Excel Weekly-Ausgabe abgeschlossen. Nun geht es im Folgenden darum, die ausgewählte Datei in eine Power Query-Abfrage einzubinden.
FRAGE Wenn ich in einer Liste meiner Excel-Arbeitsmappe die AutoFilter-Funktion einschalte, erscheinen in jeder Filter-Dropdownliste alle Spalteneinträge nur ein einziges Mal. Duplikate werden also automatisch verhindert. Praktisch fände ich es, wenn man diese Liste der eindeutigen Spalteneinträge irgendwie auch an eine andere Stelle der Tabelle kopieren könnte. Kennen Sie eine entsprechende Funktion?
Mit Power Query laden Sie im Handumdrehen Daten aus beliebigen Quellen in Ihre Excel-Arbeitsmappen. In den meisten Fällen ist das aber wenig dynamisch, da Sie die Quelle üblicherweise fest vorgeben – sei es ein Tabellenbereich aus einer anderen Excel-Datei, eine CSV-Datei, eine Abfrage aus einer Access-Datenbank oder sonst eine Datenquelle. Es geht aber auch anders. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie je nach Bedarf verschiedene Dateiinhalte in das Datenmodell von Excel laden können. Die Dateiauswahl nehmen Sie bequem per Dropdownfeld vor. Und ganz nebenbei verraten wir Ihnen auch, wie Sie dabei die üblichen Firewall-Fehler umgehen.
FRAGE In einer Excel-Arbeitsmappe nutze ich die Tabellenfunktion (Menü Start-Formatvorlagen-Als Tabelle formatieren), um die Datenerfassung zu erleichtern und um in dem Bereich der Tabelle bei Bedarf bestimmte Auswertungen vorzunehmen. Es gibt allerdings ein Problem: Nur in dieser Arbeitsmappe dauert es aber extrem lange, Zeilen einzufügen oder Zeilen zu löschen. Haben Sie eine Idee, woran das liegen könnte?
Wir erhalten häufig Anfragen zu Problemen beim Ermitteln der Anzahl unterschiedlicher Einträge in einer gefilterten Liste mithilfe einer Formel. Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Stolperfalle: Angenommen Sie haben eine Liste mit Bestellinformationen angelegt, wobei die Spaltenüberschriften in Zeile 3 stehen und die Bestelldaten in den Zeilen 4 bis 100. Nun möchten Sie wissen, wie viele unterschiedliche Einträge in Spalte B (in unserem Beispiel sind das Kundennamen) vorkommen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit einer Arrayformel zum Ziel kommen und wie Sie sie anpassen, damit sie auch in einer gefilterten Liste funktioniert.
FRAGE In einem Tabellenblatt möchte ich über ein Dropdownfeld einen Ländernamen auswählen. Rechts daneben sollen dann bestimmte Infos zu diesem Land angezeigt werden. Für den Inhalt des Dropdownfelds habe ich an einer anderen Stelle des Tabellenblatts eine alphabetisch sortierte Liste mit den Ländern der Welt eingegeben. Das Dropdownfeld erstelle ich mit Hilfe der Datenüberprüfung, deren Liste sich auf den Bereich mit den Ländernamen bezieht. Die Länderauswahl funktioniert damit fehlerfrei. Zur Anzeige der Länderinfos will ich auf den Datentyp "Geografie" zurückgreifen. Ich habe deshalb die Zelle mit dem Dropdownfeld markiert und Daten-Datentypen-Geografie angewählt. Excel erkennt das aktuelle Land auch und bietet mir über ein Symbol neben dem Dropdownfeld an, Daten zu dem Land einzufügen. Ich habe zum Beispiel Bild und Währungscode aktiviert, damit die Nationalflagge und das Währungskürzel angezeigt werden.
SmartTools Swiss QR-Code 3.3 für Excel ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, QR-Rechnungen mit Word auszugeben. Die Erweiterung erzeugt eine Grafik mit dem gewünschten Empfangsschein und Zahlteil samt Swiss QR-Code. Sie können diese Grafik dann ganz einfach an der gewünschten Stelle in eine Excel-Arbeitsmappe einfügen. SmartTools Swiss QR-Code 3.3 für Excel bietet optimalen Datenschutz, denn QR-Code und Zahlschein werden lokal erzeugt, so dass Zahlungs- und Kundendaten nicht ins Internet übertragen werden und Ihren Rechner nie verlassen!
Beim Import von CSV-Dateien nach Excel kommt leider häufig eine unerwünschte Automatik ins Spiel. Aus Nummern für Gliederungsebenen wie "1-1" oder "19-2" macht Excel zum Beispiel ungefragt Datumswerte – etwa "01. Jan" oder "19. Feb". An die ursprünglichen Textwerte aus der CSV-Datei, die Sie eigentlich importieren wollten, kommen Sie dann nicht mehr heran. In unserem Tipp zeigen wir eine pfiffige Lösung.
FRAGE Sie hatten kürzlich beschrieben, wie sich Formeln mit einem Suchen-und-Ersetzen-Vorgang unverändert (also ohne Änderung der Zellreferenzen) kopieren lassen. Das geht meines Erachtens einfacher, indem der Formelbereich erst mit Strg + C und Strg + V in einen freien "Zwischenspeicherbereich" kopiert und dann per Strg + X und Strg + V in den gewünschten Zielbereich verschoben wird. Anschließend muss der zwischengespeicherte Bereich noch mit Strg + C und Strg + V wieder in den Originalbereich zurückkopiert werden. Vielleicht können Sie diesen Tipp ja an die Leserinnen und Leser Ihres Newsletters weitergeben, weil mir die Methodik klarer und häufig schneller erscheint als der Umweg über das Suchen-und-Ersetzen.
Mit dem AutoFilter von Excel können Sie Listen komfortabel sortieren und abfragen. Wenige Mausklicks genügen beispielsweise, um nur die Bestellungen eines bestimmten Tages oder eines Kunden anzuzeigen. Wenn Sie ein solches Filterergebnis kopieren möchten, markieren Sie einfach die angezeigten Datensätze, kopieren sie mit Strg + C in die Zwischenablage und fügen den Bereich mit Strg + V in eine Tabelle oder ein anderes Programm ein.
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