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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich ein einzelnes Tabellenblatt aus einer Arbeitsmappe an andere Personen weiterleiten möchte. Ich kann das Blatt zwar mit dem Befehl Verschieben oder kopieren in eine neue Arbeitsmappe übertragen. Dann erhalte ich aber Verweise auf meine ursprüngliche Arbeitsmappe, weil das kopierte Tabellenblatt Formeln enthält, die sich auf andere Tabellenblätter in meiner Original-Mappe beziehen. Wie schaffe ich es, dass beim Kopieren eines Tabellenblatts nur die Werte übernommen werden? Die Formatierung soll natürlich erhalten bleiben.
Mit den Funktionen ZUFALLSZAHL (plus KÜRZEN, um ganzzahlige Werte zu erhalten) und ZUFALLSBEREICH erhalten Sie zwar zufällige Nummerierungen, aber einige Zufallszahlen können doppelt vorhanden sein. Zufallszahlen ohne Duplikate erstellen Sie mit einer Arrayformel, in der Sie aus der Liste der zulässigen Werte nach dem Zufallsprinzip den "k-größten" herausgreifen. Dabei sorgen Sie mit einem Trick dafür, dass bereits verwendete Zufallszahlen aus der Liste der zulässigen Werte ausgeschlossen werden.
Bei nummerierten Listen in Excel sollte sich die laufende Nummer jedes Listeneintrags automatisch anpassen: Wenn Sie eine Listenzeile hinzufügen, soll immer die nächsthöhere laufende Nummer vergeben werden. Und wenn Sie eine Zeile löschen, sollen sich die laufenden Nummern der nachfolgenden Einträge entsprechend reduzieren. Idealerweise sollen die laufenden Nummern erst im Tabellenblatt zu sehen sein, wenn eine Zeile Daten enthält, - wenn Sie also zum Beispiel den Namen eines Lieferanten in die Liste eintragen. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie "Tabellen" für dynamisch erweiterbare Listen verwenden.
FRAGE Mit Strg + F kann ich über den Suchdialog nach einem bestimmten Begriff suchen und dann schrittweise von einer Fundstelle zur nächsten springen. Ich möchte aber alle Zellen mit dem Suchbegriff farbig hervorheben. Dafür wäre es sehr mühsam, die erste Trefferzelle zu formatieren, dann zur nächsten Fundstelle zu springen, diese wieder zu formatieren, danach zum nächsten Treffer zu springen usw. Kann ich nicht irgendwie alle Suchergebnisse auf einmal formatieren?
Wenn Sie Monatssummen aus einer Liste mit Rechnungsdaten bilden möchten, können Sie das natürlich mit einer Pivot-Tabelle erreichen. Manchmal macht es allerdings Sinn, Formeln für die Berechnung zu verwenden, damit Sie einen Ergebnisbereich erhalten, den Sie direkt in weitere Berechnungen einschließen können. Wenn Sie Excel 365 (aus einem Microsoft 365-Abo) oder Excel 2024 einsetzen, können Sie die Monatssummen mit dynamischen Arrayfunktionen berechnen. Das ist überaus flexibel, da Excel die Auswertung automatisch aktualisiert, sobald neue Daten erfasst oder vorhandene Daten gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist allerdings eine dynamische Datenbasis. Die erhalten Sie, indem Sie die Liste mit Ihren Rechnungsdaten in eine Tabelle umwandeln. So müssen Sie nicht mit festen Zelladressen arbeiten, sondern können in den Auswertungsformeln strukturierte Verweise einsetzen, die sich automatisch an die Größe der Tabelle anpassen.
FRAGE Ich habe in einer Tabellenspalte Datumswerte erfasst. In der nächsten Spalte habe ich mit der Funktion MONAT() die Zahl des Monats extrahiert - beispielsweise "=MONAT(A2)". Jetzt möchte ich diesen Monat als ausgeschriebenen Monatsnamen anzeigen lassen: "Januar" für Monat 1, "Februar" für Monat 2 usw. Deshalb habe ich die Monatsformel um die Funktion TEXT() erweitert - etwa so: =TEXT(MONAT(A2);"MMMM"). Excel gibt daraufhin aber für jedes Datum den Monatsnamen "Januar" aus. Wo liegt da der Fehler?
In diesem dreiteiligen Tipp stellen wir Ihnen eine Makrolösung vor, mit der Sie alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe auf einmal filtern können. Definieren Sie einfach einen AutoFilter in einem Tabellenblatt und lassen Sie die Filtereinstellungen dann per Makro auf die anderen Tabellenblätter übertragen. Den Makrocode haben Sie in den ersten beiden Teilen erstellt. Erfahren Sie nun, wie Sie ihn in der Praxis einsetzen.
FRAGE Ich habe noch eine Frage zu Ihrer Makrolösung, die beim Drucken eines Tabellenblatts den Inhalt einer Tabellenzelle in die Kopfzeile übernimmt: Der Code funktioniert nur beim Drucken des jeweils angegebenen Tabellenblatts. Ich habe aber mehrere Tabellenblätter, die ich gemeinsam drucken möchte. In diesem Fall sollen die Kopfzeilen aller Blätter dynamisch mit Zellinhalten gefüllt werden. Ist das auch möglich?
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.2 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.4 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Ein AutoFilter für alle Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe: Das ist bei identisch aufgebauten Tabellenblättern überaus praktisch. Mit einer Makrolösung lässt sich das Ziel durchaus erreichen. Die ersten Vorbereitungen hatten wir Ihnen bereits vergangene Woche im ersten Teil dieses Tipps vorgestellt. In diesem Teil verraten wir Ihnen den Code der Hauptprozedur und wir zeigen, wie Sie die Makrolösung einsetzen.
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