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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
FRAGE Ich erhalte in regelmäßigen Abständen Excel-Dateien, in denen Spalten mit Zeitangaben vorkommen. Bei diesen Zeitangaben handelt es sich um Kombinationen aus Datum und Uhrzeit - zum Beispiel: 18.10.2026 07:33:28. Für meine weiteren Auswertungen will ich Datum und Uhrzeit in separate Spalten schreiben. Bislang arbeite ich mit Textfunktionen, die Datum und Uhrzeit auslesen, und zahlreichen Kopieraktionen, was enorm viel Zeit kostet. Erschwerend kommt hinzu, dass die Anzahl der Zeitwerte in jeder Excel-Datei unterschiedlich ist. So scheiterten bislang auch meine Bemühungen, die Arbeit mit einem Makro zu vereinfachen. Können Sie mir einen Tipp geben, wie ich schnell und unkompliziert an separate Spalten für Datum und Uhrzeit gelange?
Ein Makro dient in vielen Fällen dazu, häufig wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Der Aufruf des Makros erfolgt meist über eine Symbolschaltfläche oder einen Menübefehl. Wenn Sie das Makro oft einsetzen, kann das recht anstrengend werden. Dabei geht es viel komfortabler, denn Excel kann Makros automatisch ausführen, sobald bestimmte Ereignisse eintreten. Sie könnten eine Arbeitsmappe zum Beispiel so einrichten, dass ein Makro immer dann ausgeführt wird, wenn Sie Werte in einem Tabellenblatt ändern. Wie das funktioniert, erklärt der folgende Tipp der Woche.
FRAGE Ich muss eine Verbrauchskostenabrechnung erstellen und habe dafür eine Excel-Tabelle angelegt. Nun will ich die Abrechnung als Word-Serienbrief verschicken. Dabei ergibt sich das Problem, dass die Summen in der Excel-Datei mitunter 16 Nachkommastellen aufweisen, was sich in Excel durch Einsatz des Währungsformats schnell auf die üblichen 2 Stellen reduzieren lässt. Im Word-Serienbrief erscheinen aber trotzdem alle Nachkommastellen. Wie schaffe ich es, die Ausgabewerte ohne manuelle Nachbearbeitungen auf das Währungsformat zu reduzieren?
Excel kennzeichnet Zellen mit ungültigen Formeln standardmäßig mit einem grünen Dreieck in der linken oberen Ecke. Wenn man die Zelle markiert und mit der Maus auf die daneben eingeblendete Schaltfläche zeigt, erscheinen Infos wie "Die Formel in dieser Zelle unterscheidet sich von den Formeln in diesem Bereich der Kalkulationstabelle." Für viele Anwendungen wäre es interessant, die Zellen mit ungültigen Formeln per VBA zu ermitteln, ohne die Zellinhalte selbst untersuchen zu müssen. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Normalerweise habe ich mit dem Ausdruck meiner Tabellen keine Probleme. Die Ausnahme ist ein ganz bestimmtes Tabellenblatt, dessen Inhalte problemlos auf einer Seite Papier gedruckt werden können. Bei mir druckt Excel aber nicht nur das Tabellenblatt, sondern unzählige weitere Seiten, auf denen Zelladressen und Kommentare aufgelistet werden. Was könnte die Ursache dafür sein? Und wie lässt sich dieses Verhalten abstellen?
In einem Tabellenblatt können Sie in einer Spalte die bedingte Formatierung verwenden, um doppelte Einträge hervorzuheben. Fügen Sie immer wieder neue Werte hinzu, sollte der Bereich, auf den sich die bedingte Formatierung bezieht, dynamisch sein. Eine Lösungsansatz ist ein Name, der per Formel einen dynamischen Bereich über alle ausgefüllten Zellen in der Spalte beschreibt. Das funktioniert grundsätzlich, aber wenn Sie den Namen im "Manager für Regeln zur bedingten Formatierung" in das Feld Wird angewendet auf eingeben, wandelt ihn Excel sofort in eine absolute Bereichsadresse um. Das führt dazu, dass neue Werte nicht mehr von der bedingten Formatierung berücksichtigt werden. Die bezieht sich nur auf den letzten absoluten Zellbereich – und nicht auf den benannten Bereich. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie den Bereich für eine bedingte Formatierung dynamisch gestalten können.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich Tabellen aus einer Arbeitsmappe in eine andere kopiere. So erspare ich mir die neuerliche Formatierung und vor allem die Eingabe der Formeln. Das funktioniert eigentlich ganz gut. Probleme gibt es aber immer, wenn die Tabelle Formeln enthält, die sich auf ein anderes Tabellenblatt beziehen - zum Beispiel bei einem Übertrag aus einer anderen Tabelle mit einer Formel wie "=Januar!D2". Wenn ich eine Tabelle mit solch einer Formel in eine andere Arbeitsmappe kopiere, ändert Excel eigenmächtig die Formel, so dass sie wieder auf die Quellarbeitsmappe verweist - beispielsweise "=[Quelldatei.xls]Januar!D2". Das passiert, obwohl die Zielarbeitsmappe bereits eine Tabelle namens "Januar" enthält und natürlich soll sich die Übertragsformel auf die Tabelle in der Zielarbeitsmappe beziehen. Wie lässt sich dieses Verhalten abstellen?
Für Anwendungen wie Arbeitszeitabrechnungen benötigen Sie immer wieder die aktuellen Datumswerte eines Monats. Je nach Arbeitszeitmodell soll sollen aber keine Wochenenden (5-Tage-Woche ohne Samstag, Sonntag) oder nur die Wochentage von Montag bis Donnerstag (4-Tage-Woche) enthalten sein. Mit dem Ausfüllkästchen können Sie eine Datenreihe mit allen Tagen eines jeweiligen Monats füllen, aber dann müssen Sie die nicht benötigten Datumszeilen manuell löschen. Zum Glück geht es auch einfacher und unser Tipp zeigt wie Sie vorgehen müssen.
Bei einem Diagramm, das auf einer Pivot-Tabelle basiert bietet es sich an den Diagrammtitel so einrichten, dass er immer den aktuellen Filter der Pivot-Tabelle anzeigt. Wenn Sie in der Pivot-Tabelle zum Beispiel Umsatzzahlen nach Jahren und Quartalen berechnen lassen und Filter für Regionen und Produkte eingerichtet haben, soll im Titel des PivotChart so etwas wie "Umsatz – Region: Europa / Artikel: Kaffee" stehen. Wenn Sie die Pivot-Tabelle dagegen nach Region "Asien" und Artikel "Bier" filtern soll der PivotChart-Titel den Text "Umsatz – Region: Asien / Artikel: Bier" enthalten. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie dieses Problem ganz ohne den Einsatz von VBA lösen.
FRAGE Mit der Tastenkombination Strg + . kann ich bekanntlich das aktuelle Datum in eine Zelle einfügen. Im Prinzip funktioniert das in meinem Excel auch. Nur leider verwendet Excel nicht das von mir bevorzugte Datumsformat. Excel formatiert die Datumswerte immer in der Form "Monat.Tag.Jahr" und nicht wie sonst in meinen Tabellen üblich als "Tag.Monat.Jahr" (TT.MM.JJJJ). Wenn zum Beispiel heute der 3. August 2026 wäre, würde Strg + . dazu führen, dass folgendes Datum in der Zelle erscheint: 8.3.2026. Ich hätte aber gerne 03.08.2026. Ich muss dann immer manuell das gewünschte Datumsformat zuweisen, was auf die Dauer sehr mühselig ist. Haben Sie eine Erklärung für dieses Excel-Verhalten? Und wissen Sie, wie ich es abstellen kann?
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