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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Viele Anwender haben es regelmäßig mit PDF-Dateien zu tun, aus denen tabellarisch angeordnete Listen in Excel weiterverarbeitet werden sollen. Beim normalen Kopieren und Einfügen aus Adobe Acrobat oder einem anderen PDF-Viewer gehen aber meistens die Tabellenstrukturen verloren und manchmal werden unerwünschte Formatierungen übernommen, die das Layout einer Excel-Tabelle stören. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie Tabellendaten aus PDF-Dateien effizienter in Excel einfügen.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass Excel am Ende Dutzende von leeren Seiten ausdruckt, obwohl eine Tabelle eigentlich nur ein paar "echte" Seiten mit Daten umfasst. Inzwischen habe ich mir angewöhnt, vor dem Drucken immer erst die Seitenansicht zu öffnen, um zu sehen, wie viele echte Seiten vorhanden sind. Dann stelle ich im Druckdialog ein, dass ich zum Beispiel nur die Seiten 1 bis 4 drucken möchte. Manchmal denke ich aber nicht daran, so dass ich wieder eine Unmenge von leeren Druckseiten erhalte. Wie bringe ich Excel dazu, automatisch immer nur die Seiten zu drucken, auf denen auch tatsächlich etwas steht?
Mit dem neuen SmartTools E-Rechnung Assistenten 1.8 für Excel können Sie Ihre individuellen Rechnungen in Excel schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die aktuelle Version 1.8 enthält zahlreiche Optimierungen nach Kundenfeedback. Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten 1.8 für Excel können Sie E-Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Format 2.4 anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.
Mit der Gültigkeitsfunktion können Sie bekanntlich mit wenig Aufwand Zellendropdownfelder erstellen, die die Eingabe bestimmter Vorgabewerte erleichtern. An dem Verfahren fehlt allerdings die Dynamik, denn standardmäßig können Sie nur einen festen Zellbereich als Herkunft der Listeneinträge eingeben. Häufig möchten Sie den Bereich der Vorgabewerte aber beliebig erweitern oder reduzieren. Wenn die Listenwerte momentan beispielsweise aus dem Bereich G4:G10 stammen, soll es möglich sein, in G11 und darunter neue Werte einzugeben, so dass im Zellendropdownfeld der Gültigkeitsfunktion automatisch die neuen Werte erscheinen. Umgekehrt soll sich auch ein Löschen der Stammdaten sofort im Dropdownfeld bemerkbar machen.
FRAGE Im oberen Bereich eines Tabellenblatts möchte ich die entscheidenden Werte aus diesem Blatt in einer Übersicht anzeigen. Die Werte ergeben sich durch statistische Auswertungen der im Tabellenblatt eingegebenen Daten. Um möglichst flexibel bei der Gestaltung der Übersicht zu sein, sind mir Textfelder und andere Grafikobjekte in den Sinn gekommen, da ich sie unabhängig vom restlichen Tabellenlayout formatieren und positionieren kann. Woran es aber noch hapert, ist die dynamische Ausgabe von Zellinhalten in den Textfeldern. Ich möchte die Textfelder in der Übersicht nämlich nicht manuell mit den Kernwerten des Tabellenblatts befüllen, sondern dynamisch aus den Zellen, in denen die Kernwerte berechnet werden, befüllen lassen. Ergebnisänderungen sollten sich automatisch in der Übersicht wiederfinden. Wissen Sie, wie ich Textfelder dynamisch mit Zellinhalten verknüpfen kann?
Mit Februar-Updates von Microsoft werden drei neu entdeckte Sicherheitslücken in Excel 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das Öffnen einer manipulierten Arbeitsmappe zur unbemerkten Ausführung von Schadcode oder zum unbemerkten Ausspähen von Informationen oder führen. In allen drei Fällen hat sich Microsoft entschlossen, auch ein Update für Excel 2016 zu veröffentlichen, obwohl der Support für dies Version im Oktober 2025 beendet wurde. Die Sicherheitslücken in Excel werden hier genauer dokumentiert.
Dynamische Arrays und entsprechende Funktionen wie FILTER oder EINDEUTIG werden inzwischen von vielen Anwendern in ihren Tabellenmodellen genutzt, weil sie die Arbeit ungemein erleichtern. Ein typisches Problem wird uns aber immer wieder berichtet: die Summe aus einer Spalte des Überlaufbereichs einer dynamischen Arrayfunktion soll so platziert werden, dass sie immer passend unter dem Überlaufbereich steht. Unser Tipp liefert die passende Lösung.
FRAGE Ich habe in einer Tabellenspalte Datumswerte erfasst. In der nächsten Spalte habe ich mit der Funktion MONAT() die Zahl des Monats extrahiert - beispielsweise "=MONAT(A2)". Jetzt möchte ich diesen Monat als ausgeschriebenen Monatsnamen anzeigen lassen: "Januar" für Monat 1, "Februar" für Monat 2 usw. Deshalb habe ich die Monatsformel um die Funktion TEXT() erweitert - etwa so: =TEXT(MONAT(A2);"MMMM"). Excel gibt daraufhin aber für jedes Datum den Monatsnamen "Januar" aus. Wo liegt da der Fehler?
Mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.0 für Excel erweitern Sie Ihre eigenen Rechnungsvorlagen in Excel per VBA um die Ausgabe von E-Rechnungen in jedem beliebigen Format. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (alle E-Rechnung Profile inkl. Extended) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung einen Verweis auf die Bibliothek und können anschließend neue Anweisungen nutzen, um Daten aus Ihrer Rechnungstabelle auszulesen und dann als E-Rechnung auszugeben. Als Bonus erhalten Sie außerdem Zusatzfunktionen zum Einlesen und Validieren von E-Rechnungen. Die brandneue Version 2.0 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.4!
Vor kurzem haben wir beschrieben, wie sich Hyperlinks auf bestimmte Zellen erstellen lassen, auch wenn sich die Positionen der Zellen durch das Einfügen bzw. Löschen von Zeilen oder Spalten verschieben. Der Trick bestand darin, den Zellen Namen zuzuweisen und dann Hyperlinks zu den benannten Bereichen einzurichten. Inzwischen haben uns einige Leser auf Probleme hingewiesen: Wenn sich die benannte Zielzelle eines Hyperlinks außerhalb des am Bildschirm sichtbaren Tabellenbereichs befindet, springt Excel nach Anklicken des Hyperlinks zwar zur gewünschten Zelle. Dann verschwindet aber auch die Zelle mit dem Hyperlink aus dem Blickfeld. Das ist unpraktisch, wenn die Hyperlinks das schnelle Navigieren im Tabellenblatt ermöglichen sollen. Ein weiteres Manko ist, dass Excel beim Springen zu einer weiter entfernten Hyperlink-Zielzelle nicht so weit blättert, dass die Zielzelle oben angezeigt wird. Excel blättert nur gerade so weit, bis die Zielezelle sichtbar wird, was dazu führt, dass sie am unteren Fensterrand steht und nachfolgende Zeilen erst durch manuelles Blättern eingeblendet werden können. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie unsere Lösung optimieren.
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