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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook oder Excel durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung Mail empfangen haben.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie nicht das gesamte Tabellenblatt, sondern nur einzelne Bereiche ausdrucken möchten. Die Bereiche befinden sich häufig an unterschiedlichen Orten innerhalb des Tabellenblatts. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie einzelne, nicht zusammenhängende Bereiche in einem Rutsch drucken können. Welche Zellen eines Tabellenblatts gedruckt werden, können Sie über den "Druckbereich" steuern. Der Druckbereich darf auch aus mehreren, nicht zusammenhängenden Bereichen bestehen. Sie können die einzelnen Bestandteile des Druckbereichs bequem per Menübefehl zusammenstellen.
FRAGE Wenn ich in meiner Desktop-Version von Excel irgendwelchen Text einfüge – beispielsweise eine Liste mit Artikelnamen –, werden die Daten in entsprechend viele Zellen eingetragen, ohne dass sich die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite ändert. So wird das bestehende Tabellenlayout nicht zerstört und ich kann selbst entscheiden, ob ich die Spaltenbreite anpasse oder die Zeilenhöhe. Wenn ich dasselbe aber in der Online-Version von Excel (Excel im Web) mache, stellt Excel selbstständig die Spaltenbreite und Zeilenhöhe ein, und das nicht einmal immer in derselben Art und Weise. Manchmal bleibt die aktuelle Spaltenbreite erhalten und bei langem Text erhalte ich sehr große Zeilenhöhen. Manchmal wird aber auch die Spaltenbreite angepasst, obwohl langer Text dann auch nicht konsequent ohne Zeilenumbruch eingefügt wird. Wie schalte ich diese Automatik in Excel im Web aus?
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.0 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.4 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie den Inhalt einer Tabellenzelle dynamisch in die Kopfzeile eines Ausdrucks übernehmen möchten. Zum Beispiel wenn Sie eine Rechnungsvorlage verwenden, in der Sie einmalig die Rechnungsnummer eintragen. Diese Nummer soll dann als Referenzangabe in die Kopfzeilen der zweiten und allen folgenden Seiten der Rechnung erscheinen. Das Layout-Dialogfenster bietet zwar Optionen für den Blattnamen, den Dateinamen oder den Pfad der aktuellen Arbeitsmappe. Mit den Standardeinstellungen für Kopf- oder Fußzeilen kommen Sie hier nicht weiter, aber es geht mit Hilfe eines VBA-Makros, das wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Ich habe Probleme beim selektiven Ausdrucken von Arbeitsmappen. Wenn ich eine Excel-Arbeitsmappe als Ganzes ausdrucke, möchte ich verhindern, dass bestimmte Tabellenblätter mit vertraulichen Informationen oder irrelevanten Hilfsberechnungen mit ausgedruckt werden. Auf den ersten Blick konnte ich keine entsprechende Funktion in Excel finden, die das ermöglicht. Können Sie mir sagen, wie ich eventuell zum Ziel komme?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Zellen in Ihren Tabellen zwar Text anzeigen, im Hintergrund aber Zahlen für Berechnungen enthalten sollen. Zum Beispiel: Sie haben eine Monatsübersicht angelegt, in der Arbeitszeiten und Urlaubstage von Mitarbeitern erfasst werden. Für jeden Mitarbeiter gibt es eine Urlaubsspalte, in der Sie die Zahl "1" eintragen, wenn an dem betreffenden Tag Urlaub genommen wurde. Jeder Urlaubstag entspricht einer Arbeitszeit von 7,7 Stunden. So können Sie schnell die Summe aus der Urlaubsspalte bilden und mit "7,7" multiplizieren, um die Urlaubstage in Arbeitsstunden umzurechnen. Der Übersichtlichkeit halber möchten Sie in der Urlaubsspalte aber nicht den Wert "1" anzeigen lassen, sondern den Buchstaben "U". Mit Buchstaben können Sie aber natürlich keine Berechnungen durchführen. Es stellt sich also die Frage, wie Sie einen Zahlenwert so eingeben können, dass Excel ihn nach außen als Text darstellt, ihn intern aber weiterhin als Zahl betrachtet.
FRAGE Ich habe eine Excel-Vorlage angelegt, in der ich Auftragsdaten standardisiert erfasse. Zu den Eingabefeldern zählt auch das anvisierte Leistungsdatum oder, wenn sich der Auftrag über einen längeren Zeitraum erstreckt, das anvisierte Start- und Enddatum. Aktuell halte ich zwei Eingabezellen vor: eine für das Startdatum und eine für das Enddatum. Wenn es sich um ein Einzeldatum handelt, lasse ich die Zelle für das Enddatum leer und passe die Beschriftungstexte manuell an. Optimal wäre es, wenn Excel die Beschriftungen automatisch an den jeweiligen Fall anpassen könnte.
Das ZUGFeRD-Format ist eines von zwei zugelassenen Formaten für E-Rechnungen. Es besteht aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Das für die Definition des ZUGFeRD-Standards zuständige "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) hat vor kurzem eine neue Version 2.4 veröffentlicht, die ab sofort gültig ist. Die wichtigste Neuerung betrifft die Unterstützung von Unterpositionen, die vor allem bei komplexen Rechnungen für mehr Übersicht sorgen.
Wenn Sie zum Beispiel eine Planungsübersicht, die Sie in einem Tabellenblatt eingerichtet haben, visuell darstellen möchten, ist ein Flussdiagramm die perfekte Lösung. Leider finden Sie in den diversen Diagrammtypen von Excel keine Option für ein Flussdiagramm. In der Regel reicht es, wenn Sie die Beschriftungen der einzelnen Diagrammelemente manuell vornehmen. Wichtig wäre nur für ein wenig Komfort, dass Sie die Elemente mit Linien oder Pfeilen verbinden können, die beim Verschieben der Elemente automatisch mitgeführt werden. Unser Tipp zeigt, wie Sie Flussdiagramme schnell und einfach in Ihren Excel-Tabellen verwenden.
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