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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
FRAGE Mit Strg + F kann ich über den Suchdialog nach einem bestimmten Begriff suchen und dann schrittweise von einer Fundstelle zur nächsten springen. Ich möchte aber alle Zellen mit dem Suchbegriff farbig hervorheben. Dafür wäre es sehr mühsam, die erste Trefferzelle zu formatieren, dann zur nächsten Fundstelle zu springen, diese wieder zu formatieren, danach zum nächsten Treffer zu springen usw. Kann ich nicht irgendwie alle Suchergebnisse auf einmal formatieren?
Wenn Sie Monatssummen aus einer Liste mit Rechnungsdaten bilden möchten, können Sie das natürlich mit einer Pivot-Tabelle erreichen. Manchmal macht es allerdings Sinn, Formeln für die Berechnung zu verwenden, damit Sie einen Ergebnisbereich erhalten, den Sie direkt in weitere Berechnungen einschließen können. Wenn Sie Excel 365 (aus einem Microsoft 365-Abo) oder Excel 2024 einsetzen, können Sie die Monatssummen mit dynamischen Arrayfunktionen berechnen. Das ist überaus flexibel, da Excel die Auswertung automatisch aktualisiert, sobald neue Daten erfasst oder vorhandene Daten gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist allerdings eine dynamische Datenbasis. Die erhalten Sie, indem Sie die Liste mit Ihren Rechnungsdaten in eine Tabelle umwandeln. So müssen Sie nicht mit festen Zelladressen arbeiten, sondern können in den Auswertungsformeln strukturierte Verweise einsetzen, die sich automatisch an die Größe der Tabelle anpassen.
FRAGE Ich habe in einer Tabellenspalte Datumswerte erfasst. In der nächsten Spalte habe ich mit der Funktion MONAT() die Zahl des Monats extrahiert - beispielsweise "=MONAT(A2)". Jetzt möchte ich diesen Monat als ausgeschriebenen Monatsnamen anzeigen lassen: "Januar" für Monat 1, "Februar" für Monat 2 usw. Deshalb habe ich die Monatsformel um die Funktion TEXT() erweitert - etwa so: =TEXT(MONAT(A2);"MMMM"). Excel gibt daraufhin aber für jedes Datum den Monatsnamen "Januar" aus. Wo liegt da der Fehler?
In diesem dreiteiligen Tipp stellen wir Ihnen eine Makrolösung vor, mit der Sie alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe auf einmal filtern können. Definieren Sie einfach einen AutoFilter in einem Tabellenblatt und lassen Sie die Filtereinstellungen dann per Makro auf die anderen Tabellenblätter übertragen. Den Makrocode haben Sie in den ersten beiden Teilen erstellt. Erfahren Sie nun, wie Sie ihn in der Praxis einsetzen.
FRAGE Ich habe noch eine Frage zu Ihrer Makrolösung, die beim Drucken eines Tabellenblatts den Inhalt einer Tabellenzelle in die Kopfzeile übernimmt: Der Code funktioniert nur beim Drucken des jeweils angegebenen Tabellenblatts. Ich habe aber mehrere Tabellenblätter, die ich gemeinsam drucken möchte. In diesem Fall sollen die Kopfzeilen aller Blätter dynamisch mit Zellinhalten gefüllt werden. Ist das auch möglich?
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.2 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.4 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Ein AutoFilter für alle Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe: Das ist bei identisch aufgebauten Tabellenblättern überaus praktisch. Mit einer Makrolösung lässt sich das Ziel durchaus erreichen. Die ersten Vorbereitungen hatten wir Ihnen bereits vergangene Woche im ersten Teil dieses Tipps vorgestellt. In diesem Teil verraten wir Ihnen den Code der Hauptprozedur und wir zeigen, wie Sie die Makrolösung einsetzen.
FRAGE Manchmal muss ich mit sehr langen Zahlen arbeiten. Aber wenn ich zum Beispiel eine 12-stellige Zahl eingebe, stellt Excel sie automatisch in Exponentialschreibweise dar. Aus 123456789012 macht Excel automatisch 1,23457E+11. Das möchte ich verhindern, weil sich der Zahlenwert dann nicht mehr auf einen Blick mit anderen Werten in der Spalte vergleichen lässt. Ich habe schon mit der Spaltenbreite experimentiert; die scheint aber keinen Einfluss auf das Format zu haben. Wissen Sie, wie sich die Excel-Automatik abschalten lässt?
Mit den dynamischen Arrays von Excel 365 und 2024 können Sie in vielen Situationen komplexe Probleme deutlich einfacher lösen als es mit älteren Excel-Versionen möglich war. Unser Tipp liefert dazu ein weiteres Beispiel. Wir zeigen, wie Sie mit nur einer einzigen Formel aus einer Liste mit Personendaten bestimmte Informationen an einer anderen Stelle des Tabellenblatts extrahieren können. Konkret: Eine Liste enthält neben diversen anderen die Spalten "Nachname", "Vorname" und "Geburtsdatum". Nun möchten Sie die Einträge heraussuchen, bei denen der Geburtstag fehlt. Idealerweise sollte diese gefilterte Liste nur aus einer einzigen Spalte mit Vorname und Nachname bestehen.
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen! Standardmäßig können Sie keine Serienmails an Excel-Listen über das neue Outlook versenden! Der SmartTools Serienmailer löst das Problem: Sie verbinden Ihre Access-Datenbank als Datenquelle und versenden aus Word direkt über die Microsoft 365-Server. Alle verschickten Serienmails erscheinen danach in den gesendeten Elementen des neuen Outlook!
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