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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.5 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.5 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Wir hatten vor kurzem beschrieben, wie sich der Suchdialog von Excel mit der Funktion "Alle suchen" dazu nutzen lässt, alle Fundstellen auf einmal zu formatieren. Das ist allerdings nicht ganz das, was einige Anwender wünschen. Sie möchten die Zellen, die einen bestimmten Suchbegriff enthalten, nicht tatsächlich formatieren. Sie sollen nur vorübergehend hervorgehoben werden, damit sie die entsprechenden Zellen beim Blättern im Tabellenblatt schnell erkennen. Wenn sie nach einem anderen Begriff suchen, soll die vorherige Hervorhebung verschwinden und es sollen nur noch die Zellen mit dem neuen Suchbegriff gekennzeichnet werden. Unser Tipp zeigt, wie Sie diese dynamische Hervorhebung erreichen.
FRAGE Ich erfasse in einer Excel-Tabelle Zählerstände und möchte daraus den durchschnittlichen Verbrauch pro Tag berechnen. Zu jedem Zählerstand vermerke ich das Datum und die Uhrzeit – in zwei separaten Zellen. Genau da liegt das Problem, denn ich weiß nicht, wie ich die Differenz zwischen den Zeitangaben berechnen kann, wenn die Informationen in zwei Zellen gespeichert sind. Können Sie weiterhelfen?
Sie möchten den Dateinamen einer Arbeitsmappe ganz einfach über eine Eingabe in der Tabelle ändern? Mit einer VBA-Prozedur kommen Sie zum Ziel. Das Prinzip ist einfach: Sie nutzen das "Worksheet_Change"-Ereignis, um Änderungen am Tabellenblatt zu überwachen. Wenn Sie dann etwas Neues in die Zelle eingeben, die den Dateinamen bestimmen soll, wird automatisch eine Prozedur ausgeführt, die die Arbeitsmappe unter dem neuen Namen speichert.
FRAGE In meinen Excel-Tabellen erfasse ich häufig Datumswerte. Oder ich muss vorhandene Datumswerte bearbeiten, wobei sich nur Tag und Monat ändern. Ich meine, mich erinnern zu können, dass Excel in der Lage ist, bei einer Eingabe von Tag und Monat automatisch das Jahr anzuhängen. Ich weiß aber nicht mehr, wie das funktioniert. Es würde meine Arbeit spürbar vereinfachen, wenn ich nicht jedes Mal das komplette Datum inklusive Jahr eingeben müsste. Können Sie mir dazu einen Tipp geben?
Mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.5 für Excel erweitern Sie Ihre eigenen Rechnungsvorlagen in Excel per VBA um die Ausgabe von E-Rechnungen in jedem beliebigen Format. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (alle E-Rechnung Profile inkl. Extended) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung einen Verweis auf die Bibliothek und können anschließend neue Anweisungen nutzen, um Daten aus Ihrer Rechnungstabelle auszulesen und dann als E-Rechnung auszugeben. Als Bonus erhalten Sie außerdem Zusatzfunktionen zum Einlesen und Validieren von E-Rechnungen. Die brandneue Version 2.5 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.5!
Die Auswertung von Tabellen ist immer wieder ein Thema in den Leserfragen an unsere Helpline. Besonders häufig kommt dabei die Funktion ZÄHLENWENN zum Einsatz. In diesem Tipp zeigen wir, wie vielseitig ZÄHLENWENN genutzt werden kann. Ausgangspunkt ist eine Tabelle, bei der im Bereich C4:T100 bestimmte Kürzel eingetragen sind. Jetzt möchten Sie wissen, in wie vielen Zeilen das Kürzel "ST" vorkommt, wenn gleichzeitig in Spalte C das Kürzel "MO" steht. Dabei kann es sein, dass in einer Zeile auch mehrfach "ST" eingetragen wurde. Durch den direkten Einsatz der ZÄHLENWENN-Funktionen kommen Sie nicht weiter, weil damit immer die Gesamt-Trefferzahl eines Suchbegriffs ausgegeben wird. Sie benötigen aber zeilenweise ausgerichtete Ergebnisse und außerdem eine Abhängigkeit von zwei Suchbegriffen.
FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich ein einzelnes Tabellenblatt aus einer Arbeitsmappe an andere Personen weiterleiten möchte. Ich kann das Blatt zwar mit dem Befehl Verschieben oder kopieren in eine neue Arbeitsmappe übertragen. Dann erhalte ich aber Verweise auf meine ursprüngliche Arbeitsmappe, weil das kopierte Tabellenblatt Formeln enthält, die sich auf andere Tabellenblätter in meiner Original-Mappe beziehen. Wie schaffe ich es, dass beim Kopieren eines Tabellenblatts nur die Werte übernommen werden? Die Formatierung soll natürlich erhalten bleiben.
Mit den Funktionen ZUFALLSZAHL (plus KÜRZEN, um ganzzahlige Werte zu erhalten) und ZUFALLSBEREICH erhalten Sie zwar zufällige Nummerierungen, aber einige Zufallszahlen können doppelt vorhanden sein. Zufallszahlen ohne Duplikate erstellen Sie mit einer Arrayformel, in der Sie aus der Liste der zulässigen Werte nach dem Zufallsprinzip den "k-größten" herausgreifen. Dabei sorgen Sie mit einem Trick dafür, dass bereits verwendete Zufallszahlen aus der Liste der zulässigen Werte ausgeschlossen werden.
Bei nummerierten Listen in Excel sollte sich die laufende Nummer jedes Listeneintrags automatisch anpassen: Wenn Sie eine Listenzeile hinzufügen, soll immer die nächsthöhere laufende Nummer vergeben werden. Und wenn Sie eine Zeile löschen, sollen sich die laufenden Nummern der nachfolgenden Einträge entsprechend reduzieren. Idealerweise sollen die laufenden Nummern erst im Tabellenblatt zu sehen sein, wenn eine Zeile Daten enthält, - wenn Sie also zum Beispiel den Namen eines Lieferanten in die Liste eintragen. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie "Tabellen" für dynamisch erweiterbare Listen verwenden.
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