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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Für viele Anwendungen müssen Sie sicherstellen, dass keine doppelten Werte in eine Spalte eingetragen werden. Das gilt zum Beispiel für Rechnungs-, Kunden- oder Artikelnummern, die in jedem Fall immer eindeutig vergeben werden müssen. Mit wenig Aufwand können Sie dafür sorgen, dass Excel diese Prüfung für Sie übernimmt und doppelte Eingaben automatisch verhindert. Dazu möchten wir Ihnen in diesem Tipp der Woche zwei Varianten vorstellen. Bei der ersten Lösung gehen wir davon aus, dass Sie die Zahlen in einer Spalte untereinander eingeben und neue Zahlen immer am Ende anfügen.
FRAGE In der Excel Weekly-Ausgabe vom 12. August hatten Sie eine Formel vorgestellt, mit der sich jeder n-te Zellenwert einer Spalte addieren lässt. Als Beispiel hatten Sie eine Liste mit Wahlergebnissen aus den deutschen Bundesländern angeführt – mit den Zweitstimmen der fünf größten Parteien. Ihre Formel klingt interessant, wirft aber bei mir und vielleicht auch einigen anderen Lesern viele Fragezeichen auf. Außerdem halte ich sie für unnötig komplex. Warum verwenden Sie keine SUMMEWENN-Funktion?
Eine typische Anwendungssituation, die uns immer wieder geschildert wird: Ausgangspunkt ist Artikelliste mit Artikelbezeichnungen, Preisangaben usw. Nun möchten Sie in einer zweiten Tabelle einzelne Artikelinformationen auslesen, indem Sie eine Artikelnummer als Suchkriterium eingeben. Das ist mit der Funktion SVERWEIS eigentlich kein Problem, wenn die erste Spalte der Artikelliste neben der Artikelnummer nicht auch noch andere Informationen enthält – häufig nach dem Schema "<Produktgruppe>/<Art.-Nr.>/<Lagerplatz>". Da SVERWEIS nur exakte Übereinstimmungen findet, müssen Sie also nicht nur die Artikelnummer sondern auch die Produktgruppe und den Lagerplatz wissen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie in der ersten Spalte der Artikelliste nach einer teilweisen Übereinstimmung suchen.
Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Kalender mit Terminen aus Kalenderordnern oder Ressourcen-Kalendern von Outlook/Exchange. Der neue SmartTools Jahreskalender Pro 2026 kann außerdem Termine aus beliebigen Internet-Kalendern (iCalendar, iCal, ics) übernehmen. Alternativ steht Ihnen die Umsetzung Ihrer Outlook-Termine in ein übersichtliches Gantt-Chart zur Verfügung, so dass Sie zum Beispiel Abwesenheiten oder Belegungen perfekt im Blick haben. In jedem Fall die optimale Lösung für Projektpläne, Abgabetermine, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten, Veranstaltungs- und Besuchstermine usw.
Excel öffnet Arbeitsmappen leider nie da, wo Sie sie zuletzt geschlossen haben. Die Arbeitsmappenfenster erscheinen an willkürlichen Positionen und Sie müssen die Fenster jedes Mal erst wieder so anordnen, dass sie sich nicht überlagern und sie sinnvoll mit ihnen arbeiten können. Excel merkt sich die letzte Fensterposition zwar in der Registry, aber das hilft Ihnen nicht weiter, weil die Positionsangaben bei jedem Beenden von Excel neu gesetzt werden und weil sie nur für das Programmfenster gelten. Individuelle Einstellungen für einzelne Arbeitsmappen lassen sich über die Registry nicht festlegen. Abhilfe schafft unsere VBA-Lösung.
FRAGE Ich werte in einer Arbeitsmappe die Daten aus einer anderen Arbeitsmappe aus. Dabei setze ich auch Formeln mit der SUMMEWENN-Funktion ein. Die Ergebnisse der SUMMEWENN-Formeln sind korrekt, solange die Arbeitsmappe mit den Basisdaten geöffnet ist. Wenn ich aber nur die Mappe mit den Auswertungen öffne, liefern die SUMMEWENN-Formeln den Fehler #WERT!. Es nützt auch nichts, die Werte beim Öffnen der Datei zu aktualisieren. Gibt es sonst eine Einstellung, mit der die Formeln korrekte Ergebnisse liefern, ohne jedes Mal die andere Datei öffnen zu müssen?
Je mehr Daten Sie in einem Diagramm darstellen, desto wichtiger ist es, die wichtigsten Werte gesondert hervorzuheben. So bietet es sich häufig an, gezielt den größten sowie den kleinsten Wert zu markieren und durch die Angabe der genauen Zahl zu ergänzen. Sie können das natürlich manuell mit Hilfe der Zeichenfunktionen erreichen, aber wir möchten Ihnen in diesem Tipp der Woche eine Technik vorstellen, bei der die Hervorhebung voll automatisch erfolgt und sich sogar dynamisch anpasst, wenn sich nachträglich Werte ändern oder neue Daten hinzukommen.
FRAGE Von Zeit zu Zeit erhalte ich noch alte XLS-Dateien, also Dateien im Format von Excel 2003 oder früher. Da diesen Dateien allein anhand ihrer Dateiendung nicht anzusehen ist, ob sie Makros und damit womöglich auch Viren enthalten, möchte ich das Öffnen alter XLS-Dateien verhindern. Denn wie schnell ist es passiert, dass man nicht genau hinschaut und trotz der unterschiedlichen Dateiendungen doch eine alte Excel-Datei öffnet. Lässt sich das unterbinden? Womöglich mit einer mir bislang unbekannten Registry-Einstellung?
Mit den August 2025-Updates von Microsoft werden mehrere als kritisch eingestufte Sicherheitslücken in Excel und Office 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das ein Öffnen einer manipulierten Arbeitsmappe zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. Die Sicherheitslücken in Excel werden hier genauer dokumentiert.
Wenn Sie prüfen möchten, ob bestimmte Zeichenfolgen im Text einer Zelle enthalten sind, geht das eigentlich mit der FINDEN-Funktion. Solange Sie nur nach einer Zeichenfolge suchen, klappt das auch. Wenn das Suchkriterium beispielsweise in Zelle B3 steht und Sie in Zelle A9 danach suchen möchten, liefert folgende Formel bei einer Übereinstimmung das Ergebnis "ja": =WENN(FINDEN($B$3;A9);"ja";"nein"). Wenn Sie aber nach verschiedenen Kriterien suchen möchten, erhalten Sie den Fehler "#WERT!", obwohl eines der Kriterien im zu durchsuchenden Text enthalten ist: =WENN(ODER(FINDEN($B$3;A9);FINDEN($B$4;A9));"ja";"nein"). Wir zeigen in diesem Tipp verschiedene Techniken, um mit einer Formel nach mehreren alternativen Textkriterien zu suchen.
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