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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen die bedingte Formatierung von Excel nicht nur eine vollständige Übereinstimmung, sondern auch Textteile berücksichtigen soll. In einer tabellarischen Liste stehen in den Spalten B und C zum Beispiel Textwerte. Mit einer bedingten Formatierung möchte Sie die gesamte Zeile der Liste einfärben, wenn in den Zellen aus Spalte B oder C der Text "Fahrrad" vorkommt. Dabei kann "Fahrrad" auch nur ein Teil des Zellinhalts sein wie etwa in "Große Fahrradtour" oder "Fahrrad-Reparatur". Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
FRAGE Ich möchte verhindern, dass in einer Tabelle, in der Arbeitszeiten erfasst werden, fehlerhafte Daten eingegeben werden. Es kommt immer wieder vor, dass die Zeitwerte falsch geschrieben werden – etwa "15.33" anstelle von "15:33" – oder dass überhaupt unsinniger Text eingetragen wird. Ist es nicht möglich, die Anwender darauf hinzuweisen, dass in einer Zelle nur Zeiten eingegeben werden dürfen, und sie gleichzeitig daran zu hindern, falsche Werte einzutragen?
Vor kurzem hatten wir in unserer Helpline beschrieben, wie man mit Hilfe des Ausfüllkästchens Datumsreihen ohne Samstage und Sonntage erstellt. Viele Leser haben sich dazu bei uns gemeldet, weil sie eine längere Arbeitswoche haben. Sie benötigen also Datumsreihen, in denen der Samstag ebenfalls als Arbeitstag gilt, in denen also nur der Sonntag herausfällt. Unser aktueller Tipp liefert auch dafür eine Lösung. Allein mit dem Ausfüllkästchen kommen Sie in diesem Fall nicht weiter. Aber mit einer Formel, die Sie im Anschluss mittels Ausfüllkästchen nach unten kopieren, kommen Sie zum Ziel.
FRAGE Beim Drucken mancher Tabellenblätter stört mich, dass Excel an unpassenden Stellen Seitenumbrüche einfügt. Bei einer Jahresübersicht, die pro Monat aus fünf Spalten besteht, druckt Excel zum Beispiel die ersten beiden Monate plus zwei Spalten des nächsten Monats auf einer Seite. Die nächste Seite beginnt dann mit drei Spalten des angebrochenen Monats und dementsprechend unzusammenhängend geht es weiter. In diesem Fall wäre es mir lieber, wenn immer nur zwei Monate pro Seite gedruckt würden und jeweils alle Monatsspalten zusammenbleiben. Gibt es in Excel eine Möglichkeit, Einfluss auf die Seitenumbrüche zu nehmen?
Die Verweisfunktionen von Excel sind leistungsfähig und vielseitig einsetzbar, aber nicht immer liefern sie direkt die gewünschten Ergebnisse. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie ein Tabellenblatt für Zahlungseingänge angelegt haben. Darin halten Sie unter anderem die Kundennummer und den Betrag fest. In einem anderen Tabellenblatt sollen nun die Zahlungen eines bestimmten Kunden ausgewertet werden. Wenn Sie mit der Funktion SVERWEIS in der Tabelle mit den Zahlungseingängen nach einer Kundennummer suchen, findet Excel immer nur die erste Zahlung. Bei mehrfachem Vorkommen der Kundennummer können Sie nie die Datensätze für die zweite, dritte usw. Zahlung ausfindig machen. Unser Tipp zeigt eine flexible Alternative.
FRAGE Ich habe in Excel mit einer Fehlermeldung zu kämpfen, mit der ich nichts anfangen kann. Wenn ich eine bestimmte Arbeitsmappe öffne, zeigt Excel immer wieder die Meldung an, dass mindestens ein Zirkelbezug vorliegt. Ich habe schon intensiv gesucht, aber leider weiß ich aber nicht, wo dieser Zirkelbezug stecken könnte. Gibt es eine Möglichkeit, diesen Fehler mit möglichst wenig Aufwand aufzuspüren?
Das möglichst komfortable Bilden von Summen basierend auf individuellen Kriterien kann die Auswertung von vielen Tabellen vereinfachen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein Tabellenblatt mit einem Auswertungs- und einem Datenbereich eingerichtet haben. Der Datenbereich beginnt in Zeile 5 und ist vier Spalten breit - mit den Spaltenüberschriften "Datum", "Titel", "Code" und "Preis". Darüber - im Auswertungsbereich - möchten Sie nun die Preisangaben in Abhängigkeit vom zugehörigen Code summieren. In Zelle B3 soll zum Beispiel die Summe aller Preise erscheinen, denen der Code "G" zugewiesen wurde. Natürlich sollen sich die Summenformeln immer auf den gesamten Datenbereich beziehen - also auch auf neue Zeilen, die Sie am Ende des Datenbereichs eingeben. Unser Tipp zeigt, wie Ihnen die Umwandlung des Datenbereichs in eine Tabelle weiterhilft.
Standardmäßig ist in Excel die automatische Neuberechnung aktiviert. Jede Änderung in einer Zelle führt dementsprechend dazu, dass alle davon abhängigen Formeln neu berechnet werden. Wenn Sie zum Beispiel aus Geschwindigkeitsgründen die manuelle Neuberechnung einstellen oder die Aktualisierung mit Esc abbrechen, sind einige Zellen Ihrer Tabelle nicht auf dem neuesten Stand und es ist bisher nicht ersichtlich, welche das genau sind. Mit dem neuesten Microsoft 365-Update ändert sich das nun für alle Excel 365-Anwender.
Zum Hervorheben einer Eingabezelle können Sie eine bedingte Formatierung verwenden. Sie soll zum Beispiel prüfen, ob in der Eingabezelle einer der Buchstaben "U" oder "K" eingetragen worden ist. Komplizierter wird es, wenn weitere Kriterien ins Spiel kommen. Farblich hervorgehoben werden soll die Zelle vielleicht nur dann, wenn gleichzeitig in der darüber befindlichen Zelle "Sa" oder "So" steht. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie mehrere Kriterien für die bedingte Formatierung nutzen.
FRAGE Ich habe mit dynamischen Arrayfunktionen experimentiert und entdeckt, wie schnell sich damit duplikatfreie Auflistungen von Spalteneinträgen erstellen lassen. Eine Formel wie =SORTIEREN(EINDEUTIG(C5:C53)) liefert zum Beispiel alle unterscheidbaren Einträge aus dem Bereich C5:C53 und sortiert diese Auflistung außerdem noch. Das Formelergebnis möchte ich jetzt für eine Dropdownliste verwenden, die ich mit Hilfe des Befehls Daten-Datentools-Datenüberprüfung anlege. Das Problem: Wenn ich den Ergebnisbereich der erwähnten Formel (zum Beispiel F5:F22) als Quelle der Dropdownliste eintrage, passt Excel den Quellbereich nicht automatisch an, falls neue Spalteneinträge hinzukommen und sich der Ergebnisbereich der Formel etwa über den Bereich F5:F24 erstreckt. Lassen sich dynamische Arrays nicht als Quelle einer Dropdownliste einsetzen?
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