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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Beim Import von CSV-Dateien nach Excel kommt leider häufig eine unerwünschte Automatik ins Spiel. Aus Nummern für Gliederungsebenen wie "1-1" oder "19-2" macht Excel zum Beispiel ungefragt Datumswerte – etwa "01. Jan" oder "19. Feb". An die ursprünglichen Textwerte aus der CSV-Datei, die Sie eigentlich importieren wollten, kommen Sie dann nicht mehr heran. In unserem Tipp zeigen wir eine pfiffige Lösung.
FRAGE Sie hatten kürzlich beschrieben, wie sich Formeln mit einem Suchen-und-Ersetzen-Vorgang unverändert (also ohne Änderung der Zellreferenzen) kopieren lassen. Das geht meines Erachtens einfacher, indem der Formelbereich erst mit Strg + C und Strg + V in einen freien "Zwischenspeicherbereich" kopiert und dann per Strg + X und Strg + V in den gewünschten Zielbereich verschoben wird. Anschließend muss der zwischengespeicherte Bereich noch mit Strg + C und Strg + V wieder in den Originalbereich zurückkopiert werden. Vielleicht können Sie diesen Tipp ja an die Leserinnen und Leser Ihres Newsletters weitergeben, weil mir die Methodik klarer und häufig schneller erscheint als der Umweg über das Suchen-und-Ersetzen.
Mit dem AutoFilter von Excel können Sie Listen komfortabel sortieren und abfragen. Wenige Mausklicks genügen beispielsweise, um nur die Bestellungen eines bestimmten Tages oder eines Kunden anzuzeigen. Wenn Sie ein solches Filterergebnis kopieren möchten, markieren Sie einfach die angezeigten Datensätze, kopieren sie mit Strg + C in die Zwischenablage und fügen den Bereich mit Strg + V in eine Tabelle oder ein anderes Programm ein.
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook oder Excel durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung Mail empfangen haben.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie nicht das gesamte Tabellenblatt, sondern nur einzelne Bereiche ausdrucken möchten. Die Bereiche befinden sich häufig an unterschiedlichen Orten innerhalb des Tabellenblatts. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie einzelne, nicht zusammenhängende Bereiche in einem Rutsch drucken können. Welche Zellen eines Tabellenblatts gedruckt werden, können Sie über den "Druckbereich" steuern. Der Druckbereich darf auch aus mehreren, nicht zusammenhängenden Bereichen bestehen. Sie können die einzelnen Bestandteile des Druckbereichs bequem per Menübefehl zusammenstellen.
FRAGE Wenn ich in meiner Desktop-Version von Excel irgendwelchen Text einfüge – beispielsweise eine Liste mit Artikelnamen –, werden die Daten in entsprechend viele Zellen eingetragen, ohne dass sich die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite ändert. So wird das bestehende Tabellenlayout nicht zerstört und ich kann selbst entscheiden, ob ich die Spaltenbreite anpasse oder die Zeilenhöhe. Wenn ich dasselbe aber in der Online-Version von Excel (Excel im Web) mache, stellt Excel selbstständig die Spaltenbreite und Zeilenhöhe ein, und das nicht einmal immer in derselben Art und Weise. Manchmal bleibt die aktuelle Spaltenbreite erhalten und bei langem Text erhalte ich sehr große Zeilenhöhen. Manchmal wird aber auch die Spaltenbreite angepasst, obwohl langer Text dann auch nicht konsequent ohne Zeilenumbruch eingefügt wird. Wie schalte ich diese Automatik in Excel im Web aus?
Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel können Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! Die brandneue Version 2.0 bietet jetzt noch mehr Komfort beim Auslesen Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. Außerdem wird der brandneue ZUGFeRD-Standard 2.4 unterstützt und Sie können Teil- und Schlussrechnungen noch einfacher definieren.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie den Inhalt einer Tabellenzelle dynamisch in die Kopfzeile eines Ausdrucks übernehmen möchten. Zum Beispiel wenn Sie eine Rechnungsvorlage verwenden, in der Sie einmalig die Rechnungsnummer eintragen. Diese Nummer soll dann als Referenzangabe in die Kopfzeilen der zweiten und allen folgenden Seiten der Rechnung erscheinen. Das Layout-Dialogfenster bietet zwar Optionen für den Blattnamen, den Dateinamen oder den Pfad der aktuellen Arbeitsmappe. Mit den Standardeinstellungen für Kopf- oder Fußzeilen kommen Sie hier nicht weiter, aber es geht mit Hilfe eines VBA-Makros, das wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Ich habe Probleme beim selektiven Ausdrucken von Arbeitsmappen. Wenn ich eine Excel-Arbeitsmappe als Ganzes ausdrucke, möchte ich verhindern, dass bestimmte Tabellenblätter mit vertraulichen Informationen oder irrelevanten Hilfsberechnungen mit ausgedruckt werden. Auf den ersten Blick konnte ich keine entsprechende Funktion in Excel finden, die das ermöglicht. Können Sie mir sagen, wie ich eventuell zum Ziel komme?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Zellen in Ihren Tabellen zwar Text anzeigen, im Hintergrund aber Zahlen für Berechnungen enthalten sollen. Zum Beispiel: Sie haben eine Monatsübersicht angelegt, in der Arbeitszeiten und Urlaubstage von Mitarbeitern erfasst werden. Für jeden Mitarbeiter gibt es eine Urlaubsspalte, in der Sie die Zahl "1" eintragen, wenn an dem betreffenden Tag Urlaub genommen wurde. Jeder Urlaubstag entspricht einer Arbeitszeit von 7,7 Stunden. So können Sie schnell die Summe aus der Urlaubsspalte bilden und mit "7,7" multiplizieren, um die Urlaubstage in Arbeitsstunden umzurechnen. Der Übersichtlichkeit halber möchten Sie in der Urlaubsspalte aber nicht den Wert "1" anzeigen lassen, sondern den Buchstaben "U". Mit Buchstaben können Sie aber natürlich keine Berechnungen durchführen. Es stellt sich also die Frage, wie Sie einen Zahlenwert so eingeben können, dass Excel ihn nach außen als Text darstellt, ihn intern aber weiterhin als Zahl betrachtet.
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