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Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Excel an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn Excel ist standardmäßig nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. In diesem Tipp finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Excel", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können.
FRAGE Ich verwalte mit Excel die Verbrauchskosten unserer Firmenwagen. Dafür habe ich unter anderem Tabellen für die Monate des Jahres angelegt, in denen in der ersten Spalte jeweils die Tage des Monats stehen – zum Beispiel 1.8.2024, 2.8.2024 usw. In den daneben stehenden Spalten trage ich dann pro Fahrzeug für jede Tankfüllung den Kilometerstand und die getankten Liter ein. Nun möchte ich automatisch die Kilometerdifferenz zum vorherigen Tankstopp und daraus resultierend den Verbrauch berechnen. Das Problem ist die Kilometerdifferenz, da die Fahrzeuge nicht regelmäßig Tag betankt werden und der letzte Kilometerstand deshalb einen oder zwei Tage (Tabellenzeilen) vorher oder auch 14 Tage (Tabellenzeilen) vorher stehen kann. Wie kann ich also vom Kilometerstand aus der aktuellen Zeile den letzten zuvor eingetragenen Kilometerstand subtrahieren, egal in welcher Zeile dieser Wert steht?
Mit den letzten Microsoft-Updates wird eine kritische Sicherheitslücke in Excel 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation lässt sich die Sicherheitslücke so ausnutzen, dass eine Schadsoftware erweiterte Rechte erlangen und so Daten auslesen, verändern oder verschlüsseln kann. Über ein Makro könnte so zum Beispiel auch Schadsoftware auf Systemebene eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Die "Konsolidieren"-Funktion von Excel gibt es schon seit über 20 Jahren, aber sie wird trotzdem nur selten genutzt. Unser Tipp zeigt an einem konkreten Beispiel wie hilfreich sie in vielen Situationen sein kann. Nehmen wir an Sie erfassen Projektkosten in verschiedenen, projektspezifischen Arbeitsmappen. Dabei werden die Beträge allgemeiner Kostenkategorien wie "Materialkosten", "Lohnkosten", "Fahrtkosten" usw. jeweils in Monatsspalten zusammengefasst. Im Prinzip sind die einzelnen Projekttabellen identisch aufgebaut. Es kann aber sein, dass in einem Projekt zum Beispiel keine Fahrtkosten erfasst sind. Es kann auch sein, dass in einem Projekt nur drei Monatsspalten vorhanden sind, während ein anderes Projekt Daten für alle 12 Monate eines Jahres enthält.
FRAGE Ich möchte die Auftragsnummer auf einem Auftragsformular in Excel so eingeben, dass sie maschinenlesbar ist. Das heißt, dass sie immer 8-stellig erscheinen soll, auch wenn die eigentliche Auftragsnummer nur 3-stellig ist. So soll die Nummer "450" beispielsweise als "00000450" eingetragen werden. Gibt es für diesem Zweck eine Funktion oder muss ich die führenden Nullen immer per Hand eingeben?
Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Kalender mit Terminen aus Kalenderordnern oder Ressourcen-Kalendern von Outlook/Exchange. Der neue SmartTools Jahreskalender Pro 2025 kann außerdem Termine aus beliebigen Internet-Kalendern (iCalendar, iCal, ics) übernehmen. Alternativ steht Ihnen die Umsetzung Ihrer Outlook-Termine in ein übersichtliches Gantt-Chart zur Verfügung, so dass Sie zum Beispiel Abwesenheiten oder Belegungen perfekt im Blick haben. In jedem Fall die optimale Lösung für Projektpläne, Abgabetermine, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten, Veranstaltungs- und Besuchstermine usw.
Mit Office 2024 erscheint am 1. Oktober ein neues Office-Paket, das als Dauerlizenz erworben werden kann. Sie schließen also kein Abonnement ab, sondern können alle enthaltenen Anwendungen auf einem Arbeitsplatz installieren und ohne weitere Kosten beliebig lange nutzen. Realistisch gesehen kann man allerdings nur von einer Nutzungsdauer von etwa 5 Jahren ausgehen, weil Microsoft sich nur für diesen Zeitraum zur Veröffentlichung von Sicherheitsupdates verpflichtet hat. Die genauen Preise und verfügbaren Pakete hat Microsoft bisher nicht bekannt gegeben, aber zumindest wurden die neuen Funktionen für Office 2024 angekündigt. Es handelt sich um einen Teil der Funktionen, die in den letzten Jahren im Rahmen des Microsoft 365-Abonnements in Word 365 integriert wurden.
FRAGE Ich muss häufiger CSV-Dateien in Excel importieren, in denen Datumswerte in der Form "JJJJMMTT" notiert sind – zum Beispiel "20240614" für den 14.06.2024. Nach dem Import sollten diese Werte als echte Datumswerte im Tabellenblatt erscheinen. Das ist mir bislang nur mit einer Hilfsspalte gelungen, in der ich über Textfunktionen aus der Ziffernfolge ein Datum erzeuge. Geht das auch einfacher – und am besten ohne Hilfsspalte?
Nutzen Sie den brandneuen SmartTools Excel Monatskalender 2025, um Monatskalender mit Ferien, Feiertagen und individuellen Terminen in Ihre Excel-Tabellen einzufügen. Nach der automatischen Installation genügt ein Mausklick und Sie können in einer Vorschau komfortabel individuelle Termine markieren. Urlaubs- und Abgabetermine, Fristen, Projektabläufe usw. lassen sich auf diese Weise sehr einfach visualisieren. Ferientermine und Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz fügen Sie nach Bedarf hinzu.
Nehmen wir an, dass Sie in einem Tabellenblatt eine Liste mit Hyperlinks zu verschiedenen Webseiten erstellt haben. Die Links öffnen die Seiten wie gewünscht in einem Browserfenster. Nun möchten Sie in einem anderen Tabellenblatt per Datenüberprüfung ("Gültigkeitsprüfung" in älteren Excel-Versionen) eine Dropdownliste anlegen, mit der Sie einen einzelnen Hyperlink aus der Hyperlinkliste auswählen können. Leider wertet Excel den ausgewählten Dropdownlisteneintrag nicht mehr als Hyperlink aus, so dass sich die Webseite nicht mehr direkt per Mausklick öffnen lässt. Unser Tipp hilft weiter.
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