Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Fehlerhafte Eingabe von Zeitwerten verhindern
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FRAGE Ich möchte verhindern, dass in einer Tabelle, in der Arbeitszeiten erfasst werden, fehlerhafte Daten eingegeben werden. Es kommt immer wieder vor, dass die Zeitwerte falsch geschrieben werden – etwa "15.33" anstelle von "15:33" – oder dass überhaupt unsinniger Text eingetragen wird. Ist es nicht möglich, die Anwender darauf hinzuweisen, dass in einer Zelle nur Zeiten eingegeben werden dürfen, und sie gleichzeitig daran zu hindern, falsche Werte einzutragen?
Diverse Anfragen
ANTWORT Das erreichen Sie mit einer Gültigkeitsprüfung. Führen Sie folgende Schritte aus, damit als Zelleingabe nur noch Zeitwerte zulässig sind:
- Markieren Sie die Tabellenzelle(n), in der/denen nur Zeiten erfasst werden dürfen.
- Weisen Sie das gewünschte Anzeigeformat zu, indem Sie Strg + 1 drücken und auf der Registerkarte Zahlen das gewünschte "Uhrzeit"-Format einstellen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ok.
- Lassen Sie die Eingabezellen weiterhin markiert und klicken Sie auf Daten-Datenüberprüfung-Datenüberprüfung...
- Auf der Registerkarte Einstellungen öffnen Sie das Dropdown-Feld Zulassen. Aktivieren Sie den Listeneintrag "Zeit".
- Daraufhin wird das Dropdown-Feld Daten verfügbar. Wenn Sie beliebige Zeitangaben von 0 Uhr bis 24 Uhr zulassen wollen, behalten Sie die Einstellung "zwischen" bei. In die Felder Anfangszeit und Endzeit müssen Sie dann "0:00:00" respektive "23:59:59" eingeben. Wichtig: Die Zeiten müssen immer inklusive Sekundenanteil eingetragen werden! – Alternativ können Sie natürlich auch spezielle Zeiteinschränkungen einsetzen, indem Sie andere Anfangs- und Endzeiten einfügen oder indem Sie die Auswahl im Dropdown-Feld Daten ändern.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Fehlermeldung. Dort müssen Sie im Dropdown-Feld Typ den Eintrag "Stopp" auswählen. Anschließend definieren Sie Titel und Fehlermeldung für das Dialogfenster, das bei einer falschen Eingabe erscheint.
- Bestätigen Sie die Einstellungen der Gültigkeitsprüfung mit Ok.
Wenn Sie jetzt etwas anderes als Zeitwerte in die Zellen eingeben, blendet Excel einen Warn-Dialog ein. Darin stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung: Wiederholen erlaubt eine Korrektur der Zeiteingabe und Abbrechen stellt den alten Inhalt der betreffenden Zelle wieder her.
Beachten Sie bei der Gültigkeitsprüfung, dass sie nur direkte Tastatureingaben überprüft. Wenn Sie fehlerhafte Werte über die Zwischenablage in die betreffende Zelle einfügen, schlägt die Gültigkeitsprüfung nicht an.