Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Eingabe von Duplikaten in Tabellen vermeiden
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FRAGE Ich führe eine Liste mit Kundendaten, in der ich auch eine Kundennummer vergebe. Bei dieser Kundennummer soll es sich um einen eindeutigen Wert in der Form "<Anfangsbuchstabe des Nachnamens>-xxxxx" handeln – zum Beispiel "A-12345" für einen Kunden namens "Ahlers". Nun möchte ich natürlich verhindern, dass ich eine Kundennummer doppelt vergebe. Kann ich mit Excel die Eingabe von Duplikaten vermeiden?
P. Schneider
ANTWORT Sie können dafür eine Gültigkeitsprüfung definieren, die eine Fehlermeldung ausgibt, wenn eine bestimmte Kundennummer bereits in der Liste vorhanden ist. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:
- Markieren Sie den Spaltenbereich, in dem Sie die Kundennummern eintragen. Planen Sie zukünftige Erweiterungen der Kundenliste ein. Für dieses Beispiel nehmen wir den Bereich A4:A1000 an.
- Wählen Sie Daten-Datentools-Datenüberprüfung an.
- Auf der Registerkarte Einstellungen wählen Sie im Dropdownfeld Zulassen die Option "Benutzerdefiniert" aus.
- Im daraufhin angezeigten Feld Formel geben Sie eine Formel nach folgendem Muster ein:
=SUMMENPRODUKT(--($[zu prüfender Bereich]=
[1. Zelle des Prüfbereichs]))<=1
- Für dieses Beispiel müsste die Formel also wie folgt lauten:
=SUMMENPRODUKT(--($A$4:$A$1000=A4))<=1
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Fehlermeldung.
- Definieren Sie hier, wie das Fenster mit der Warnmeldung aussehen soll. Geben Sie zum Beispiel als Titel "Duplikat" ein und als Fehlermeldung "Diese Kunden-Nr. ist bereits vergeben!".
- Klicken Sie auf Ok.
Wenn Sie im bei der Gültigkeitsprüfung angegebenen Bereich nun eine bereits vorhandene Kundennummer eingeben, öffnet sich ein Fenster mit einer Warnmeldung. Darin können Sie auf Wiederholen klicken, um Ihre Eingabe zu korrigieren. Oder Sie klicken auf Abbrechen, um die Eingabe zu löschen. Excel hindert Sie aber daran, ein Duplikat einzugeben.
