Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Größte und kleinste Werte pro Monat ausgeben
Excel 365 2021 2019 2016 2013 2010
FRAGE Ich möchte mit Excel eine umfangreiche Liste mit Rechnungsposten auswerten. Darin sind unter anderem das Rechnungsdatum sowie der Rechnungsbetrag erfasst. Nun möchte ich auf dieser Basis gerne eine Liste anlegen, die mir jeweils den kleinsten und den größten Rechnungsbetrag pro Monat ausgibt. Ich habe schon mit verschiedenen Ansätzen experimentiert und komme nicht weiter. Können Sie mir Hilfestellung beim Aufstellen der entsprechenden Formeln geben?
K. Schramm
ANTWORT Sie brauchen gar keine Formeln. Mit einer Pivot-Tabelle erhalten Sie im Handumdrehen die gewünschten Werte und überlassen Excel die aufwendige Rechenarbeit.
Die folgende Anleitung geht davon aus, dass Sie eine Liste mit Rechnungsposten angelegt haben, in der es eine Spalte für das Rechnungsdatum und eine Spalte für den Rechnungsbetrag gibt. Über den eigentlichen Werten haben Sie Spaltenüberschriften eingegeben. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Spaltenüberschrift für das Rechnungsdatum "Rg.-Datum" heißt und die für den Rechnungsbetrag "Gesamtpreis".
Die Minimal- und Maximalwerte pro Monat lassen Sie dann mit folgenden Schritten ausgeben:
- Markieren Sie den gesamten Bereich, in dem Sie die Rechnungsposten eingegeben haben, inklusive der Zeile mit den Spaltenüberschriften.
- Wählen Sie Einfügen-Tabellen-PivotTable an.
- Um eine Pivot-Tabelle auf Basis der markierten Daten in einem neuen Tabellenblatt anzulegen, müssen Sie das daraufhin angezeigte Dialogfenster nur mit Ok bestätigen.
- Im Aufgabenbereich mit der "PivotTable-Feldliste" ziehen Sie das Feld "Rg.-Datum" in den Bereich der Zeilenbeschriftungen.
- Excel legt daraufhin automatisch Gruppierungen nach Jahr, Quartal und Monat an.
- Im Aufgabenbereich mit der "PivotTable-Feldliste" ziehen Sie als nächstes das Feld "Gesamtpreis" (das Feld der Rechnungsbeträge) in den Wertebereich.
- Excel bildet standardmäßig die Summen für jede PivotTable-Zeile und zeigt in der Tabelle die Spaltenüberschrift "Summe von Gesamtpreis" an. Damit stattdessen die kleinsten Werte angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen im Kontextmenü Wertfeldeinstellungen an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster markieren Sie im Listenfeld unter Wertfeld zusammenfassen nach den Eintrag "Min." bzw. "Minimum".
- Im Feld Benutzerdefinierter Name können Sie außerdem die Spaltenüberschrift anpassen. Und bei Bedarf weisen Sie den Werten in dieser Spalte mit Hilfe der Schaltfläche Zahlenformat eine geeignete Formatierung zu - zum Beispiel das Währungsformat.
- Die Wertfeldeinstellungen übernehmen Sie mit einem Klick auf Ok.
- Nach demselben Prinzip fügen Sie die Maximalwerte ein. Dazu wiederholen Sie die Schritte, mit denen Sie das Feld "Gesamtpreis" in die Pivot-Tabelle integriert haben, nur dass Sie in den Wertfeldeinstellungen dieses Mal die Zusammenfassung "Max." bzw. "Maximum" auswählen.
Excel zeigt Ihnen nun automatisch die kleinsten und die größten Rechnungsbeträge pro Gruppierungszeitraum an. Mit den Plus- bzw. Minussymbolen neben den Zeilenbeschriftungen können Sie die untergeordneten Ebenen ein- oder ausblenden.