Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Eingabe von kombinierten Text- und Zahlenkombinationen vereinfachen
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FRAGE Ich muss in einer Tabelle immer wieder standardisierte Text- und Zahlenkombinationen eingeben. Die Werte bestehen zum Beispiel immer aus zwei feststehenden Buchstaben und vier Ziffern, die jeweils in Zweierblöcken zusammengefasst werden und durch Bindestriche getrennt sind – zum Beispiel: No-01-05. In einer anderen Spalte gibt es denselben Aufbau, nur dass die Blöcke durch Punkte getrennt werden – etwa: Be.33.09. Gibt es eine Möglichkeit, die Eingabe dieser Werte so zu vereinfachen, dass ich nur die Ziffern eingeben muss?
N. Kübrich
ANTWORT Sie können benutzerdefinierte Zahlenformate anlegen, mit denen Sie dies erreichen. Allerdings müssen Sie für jede Variante ein eigenes Zahlenformat definieren. Das heißt, dass Sie für die Variante mit dem Text "No" und den Bindestrichen ein Zahlenformat erstellen müssen und für die Variante mit dem Text "Be" und den Punkten ein weiteres.
Beachten Sie außerdem, dass die Buchstabenkombination am Anfang nicht variabel gestaltet werden kann. Wenn es noch andere Textkennungen gibt – beispielsweise für Eingaben wie "Ab.12.34" – müssen Sie auch dafür ein individuelles Zahlenformat definieren.
Benutzerdefinierte Zahlenformate lohnen sich also nur, wenn Sie in einer Spalte immer dieselben Text-/Zahlenkombinationen verwenden. Wenn Sie jede Eingabezelle einzeln formatieren müssen, dürfte sich der Vorteil, jeweils nur die Ziffern eingeben zu müssen, wieder aufheben.
Sollte der Einsatz benutzerdefinierter Zahlenformate für Sie in Frage kommen, definieren Sie sie wie im folgenden Beispiel. Hier geht es um die Variante mit dem Text "No" und dem Bindestrich als Trennzeichen:
- Setzen Sie den Cursor zunächst in eine Zelle, in der Sie das benutzerdefinierte Zahlenformat anwenden wollen.
- Drücken Sie Strg + 1, um das Dialogfenster Zellen formatieren zu öffnen.
- Auf dem Register Zahlen markieren Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert".
- Nun geben Sie im mit Typ beschrifteten Textfeld folgende Formatdefinition ein:
"No-"00\-00
- Die Anführungszeichen kennzeichnen einen feststehenden Textblock. Die Ziffer "0" steht jeweils für eine Stelle der eingegebenen Zahl. Hier werden also Zahleneingaben vierstellig ausgegeben, das heißt gegebenenfalls mit führenden Nullen, wenn Sie eine Zahl mit weniger Stellen eingeben. Zwischen den ersten und den letzten beiden Ziffern steht ein Bindestrich. Damit Excel den Bindestrich als Text interpretiert und nicht als negatives Vorzeichen, müssen Sie ihn mit einem Backslash (\) "maskieren".
- Klicken Sie auf Ok, um das neue Zahlenformat anzuwenden.
In die Zelle mit dem eben definierten Zahlenformat müssen Sie jetzt nur noch die Ziffern eingeben. Den Text "No" sowie die Bindestriche fügt Excel automatisch ein.
Nach demselben Prinzip können Sie auch die Eingabevariante mit dem Text "Be" und den Punkten als Trennzeichen definieren. Im Feld Typ geben Sie dafür folgenden Ausdruck ein: "Be."00\.00
Nachdem Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat definiert haben, können Sie es beliebigen Zellen in der aktuellen Arbeitsmappe zuweisen:
- Markieren Sie die Zellen und drücken Sie Strg + 1.
- Danach markieren Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert" und suchen im Listenfeld auf der rechten Seite die gewünschte Formatdefinition.
- Markieren Sie sie und klicken Sie anschließend auf Ok.