Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
E-Rechnungen mit Excel erstellen und verarbeiten
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Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Excel an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn Excel ist standardmäßig nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. In diesem Tipp finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Excel", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist zunächst einmal nichts anderes als eine Textdatei, in der alle Informationen zu einer Rechnung in einer vorgegebenen Datenstruktur enthalten sind. Auf diese Weise kann die elektronische Rechnung automatisch eingelesen, gebucht, gezahlt und weiterverarbeitet werden. Die Textdatei selbst ist für einen Menschen zwar einsehbar, aber nur mühsam zu verstehen, so dass eine Software benötigt wird, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Nur so kann eine Kontrolle und Freigabe erfolgen.
Ganz grob gesagt, gibt es zwei Formen, in denen E-Rechnungen erstellt werden können:
- In der einfachsten Variante, wird nur die Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur erstellt und an den Rechnungsempfänger geschickt. Es handelt sich dann um eine sogenannte XRechnung.
- Deutlich anwenderfreundlicher ist die hybride Variante, die aus einer "normalen" Rechnung im PDF-Format besteht, wie man sie auch bisher schon gewohnt ist. Damit aus der PDF aber eine E-Rechnung wird, muss sie als Anhang eine Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur enthalten. Es handelt sich dann um eine ZUGFeRD-Rechnung bzw. um eine FacturX-Rechnung. Es gibt verschiedene Versionen beider Formate, aber in der aktuellsten Fassung sind sie identisch. Wichtig bei dem hybriden Format zu beachten ist, dass die PDF nur dazu dienen kann, die Rechnung grundsätzlich zuzuordnen. Rechtlich bindend ist der Inhalt der Datenstruktur in der Textdatei, so dass auch bei einem hybriden Format immer eine Software zum Auslesen und Darstellen benötigt wird.
Wie sieht der Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung aus?
Das sind die wichtigsten Stichtage, die Sie zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland kennen müssen:
Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten.
- Ab dem 1.1.2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € Rechnungen an andere Unternehmen nur noch als E-Rechnung stellen.
- Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung stellen. Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF sind dann im B2B-Bereich (Unternehmen an Unternehmen) grundsätzlich nicht mehr erlaubt.
- Voraussichtlich nach 2029 wird ein neues Umsatzsteuermeldesystem eingeführt, in dessen Rahmen E-Rechnungen nicht nur an den Empfänger, sondern auch direkt an das Finanzamt geschickt werden müssen. Da über eine europaweite Lösung verhandelt wird, ist der tatsächliche Zeitpunkt schwer abzuschätzen.
Außerdem noch wichtig: Rechnungen unter 250 € sind von der E-Rechnungspflicht grundsätzlich ausgeschlossen. Auch diese sogenannten Kleinstbetragsrechnungen können aber natürlich als E-Rechnung ausgestellt werden.
Der erste wichtige Stichtag ist also der 1.1.2025. Sie müssen dann noch nicht in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen, aber Sie können von anderen Unternehmen wie Lieferanten E-Rechnungen erhalten, ohne dass dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Dann müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu lesen. Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm allein reichen daher nicht aus, denn Sie können von anderen Unternehmen Rechnungen in einer reinen Textdatei (einer sogenannten XRechnung) bekommen, die in einer vorgegebenen Datenstruktur alle Rechnungsinformationen enthält. Sie benötigen also noch eine weitere Software, die den Inhalt ausliest und menschenlesbar präsentiert. Viele Unternehmen werden sehr wahrscheinlich zunächst keine XRechnung, sondern das ZUFeRD-Format für ihre E-Rechnungen wählen. Sie erhalten dann eine PDF-Datei, die wie eine gewohnte Rechnung aussieht. Als Anhang in der PDF ist ebenfalls eine strukturierte Textdatei (XML) enthalten und auch wenn Sie die PDF-Rechnung ganz einfach prüfen können, ist nach dem 1.1.2025 der Inhalt der angehängten XML-Datei die rechtsverbindliche Rechnung. Sie müssen also in der Lage sein, die Datenstruktur auszulesen und anzuzeigen.
SmartTools Publishing wird im 4. Quartal 2024 eine Excel-Erweiterung veröffentlichen, mit der Sie empfangene E-Rechnungen validieren und in Excel importieren können.
Wie kann ich E-Rechnungen mit Excel erstellen?
Nach den gesetzlichen Vorgaben haben Sie für eine Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen noch ein wenig Zeit. Bis zum 1.1.2027 ist kein Unternehmen verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben sogar bis zum 1.1.2028 Zeit, mit dem Versand von elektronischen Rechnungen zu beginnen. Grundsätzlich können Sie bis dahin wie gewohnt normale PDF-Dateien oder sogar Papierrechnungen verschicken. Allerdings ist jetzt schon abzusehen, dass viele Unternehmen und auch Behörden die Verwendung von E-Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern verlangen werden. Sie könnten also Kunden verlieren, wenn Sie nicht in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen.
Excel ist von Haus aus nicht in der Lage, eine gültige E-Rechnung zu erstellen. Sie können zwar PDFs ausgeben, aber gefordert ist ein spezielles Format (PDF/A) und Sie müssen zusätzlich die Textdatei mit der vorgegebenen Datenstruktur in die PDF einbetten. Bei der Ankündigung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes im März hatte die Bundesregierung noch in Aussicht gestellt, ein eigenes kostenloses Portal zu schaffen, über das kleine Unternehmen E-Rechnungen in der Übergangszeit erstellen und lesen können. Seit Ende August nun fest, dass diese Lösung nicht umgesetzt wird. Es wird voraussichtlich verschiedene Webseiten von anderen Anbietern geben, aber hier stellt sich natürlich die Datenschutzfrage, weil Rechnungen meistens vertrauliche Daten enthalten.
Für Excel 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird es von SmartTools Publishing im 4. Quartal 2024 eine Erweiterung geben, mit der Sie E-Rechnungen aus Excel heraus ausgeben können.
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