Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Nullwerte als Formelergebnis unterdrücken
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FRAGE Ich habe in einem Excel-Tabellenblatt einen einfachen Rechnungsvordruck erstellt. Mich stört allerdings, dass in der Spalte, in der die Gesamtpreise der Rechnungsposten (Multiplikation von Menge und Einzelpreis) sowie der Rechnungsbetrag (Summe aller Gesamtpreise) berechnet werden, von vornherein Nullwerte angezeigt werden, auch wenn die entsprechende Rechnungsposition nicht ausgefüllt ist. Wie kann ich diese Nullwerte unterdrücken?
S. Weber
ANTWORT Excel bietet eine Option, generell alle Nullwerte in einem Tabellenblatt zu unterdrücken. Das geht wie folgt:
- Aktivieren Sie das Tabellenblatt, in dem Sie die Nullwerte unterdrücken wollen.
- Wählen Sie Datei-Optionen an.
- Gehen Sie zur Kategorie Erweitert.
- Blättern Sie zum Bereich mit der Überschrift Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen und entfernen Sie darunter den Haken im Kontrollkästchen In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen.
- Klicken Sie auf Ok.
In manchen Fällen ist ein generelles Ausblenden aller Nullwerte aber nicht erwünscht. Es könnte zum Beispiel sein, dass sich in einer Rechnung ein Rechnungsbetrag von 0,00 € ergibt, weil sich die Preise der Einzelposten aufgrund von Retouren, Inzahlungnahmen oder Rabatten aufheben. Dann sollten zwar die Nullwerte ausgeblendet werden, die sich durch die Formeln für die Einzelposten ergeben. In der Zelle mit der Formel für den Gesamt-Rechnungsbetrag sollte die Ausgabe eines Nullwertes aber zulässig sein.
In dieser Situation empfiehlt sich der Einsatz eines speziellen Zahlenformats. Ein Zahlenformat von Excel setzt sich nämlich aus vier Bestandteilen zusammen:
<Format für positive Werte>;<Format für negative Werte>;
<Format für Nullwerte>;<Format für Textwerte>
Um Nullwerte nur in ganz bestimmten Zellen zu unterdrücken, setzen Sie anstelle der generellen Excel-Option folgendes Verfahren ein:
- Markieren Sie den Zellbereich, in dem Nullwerte ausgeblendet werden sollen.
- Öffnen Sie das Zahlenformat-Dropdownfeld in der Menübandgruppe Start-Zahl und wählen Sie den Befehl Mehr an.
- Markieren Sie im Listenfeld Kategorie den Eintrag "Benutzerdefiniert".
- Nun passen Sie das Zahlenformat im Feld Typ so an, dass es eine leere Formatdefinition für Nullwerte enthält. Die einzelnen Bestandteile für positive, negative, Null- und Textwerte werden jeweils durch Semikolons getrennt. Für Währungsangaben in Euro könnten Sie zum Beispiel folgendes Zahlenformat festlegen:
#.##0,00 EUR;-#.##0,00 EUR;;@
- Das @-Zeichen ist ein Platzhalter für den Text in der Zelle. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
Nullwerte werden jetzt nur in den Zellen ausgeblendet, denen Sie das entsprechende Zahlenformat zugewiesen haben.