Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
News: E-Rechnungen mit Excel (Stand 1/2025)
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Mit dem neuen Jahr hat die Einführung der E-Rechnung begonnen. Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Auch wenn die gesetzlichen Fristen noch mindestens 2 Jahre Zeit lassen, bis E-Rechnungen auch verpflichtend erstellt werden müssen, gibt es bereits sehr viele Anwender, die möglichst schnell selbst E-Rechnungen verschicken möchten. Dabei liest man immer wieder, dass E-Rechnungen nicht mit Excel erstellt werden können. Das ist grundsätzlich richtig, aber das traf bis vor kurzem auch auf die meisten Warenwirtschaftssysteme und Branchensoftware zu. Die Unterstützung von E-Rechnungen wurde erst durch entsprechende Erweiterungen möglich und genau das ist auch bei Excel machbar. Im Folgenden eine kurze Information zum aktuellen Stand der Dinge.
Wenn es um die Verarbeitung empfangener E-Rechnungen geht, bietet SmartTools E-Rechnung Free erst einmal alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an.
SmartTools E-Rechnung Free für Outlook kann bis zum 31.1.2025 kostenlos genutzt werden:
Gratis: SmartTools E-Rechnung Free für Outlook
Die unbeschränkte Version SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie für die Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie mit wenigen Mausklicks eine automatische Überwachung einrichten, so dass jede eingehende E-Rechnung sofort verarbeitet wird und Sie per E-Mail eine Rechnungsübersicht erhalten.
Zum Erstellen von E-Rechnungen mit Excel arbeiten wir aktuell an entsprechenden Erweiterungen, die Ende Januar 2025 erscheinen werden. Uns haben in den letzten Wochen so viele Nachrichten zu dem Thema erreicht, dass wir an dieser Stelle einige immer wieder gestellte Fragen beantworten.
Die meisten Anwender möchten im Idealfall ihre bisher verwendete Rechnung unverändert übernehmen, sie als PDF ausgeben und dabei um die notwendige Datenstruktur für die E-Rechnung erweitern. Am Ende steht dann eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD, die wie bisher menschlich lesbar ist und außerdem elektronisch verarbeitet werden kann.
Das ist grundsätzlich möglich, aber dabei muss man beachten, dass der E-Rechnungsstandard sehr genaue Vorgaben dazu macht, welche Informationen in der entsprechenden Datenstruktur enthalten sein müssen. In den meisten Fällen sind diese Daten nicht vollständig in den bisher verwendeten Rechnungsvorlagen enthalten.
Hinzu kommen individuelle Besonderheiten wie ausführliche Beschreibungen in den Rechnungspositionen oder Anlagen wichtigen Detailinformationen zur Rechnung. Das lässt sich mit E-Rechnungen technisch ohne Probleme umsetzen, aber die Anforderungen sind hier so individuell, dass es in einigen Fällen auch einer speziell angepassten Lösung bedarf.
Wir arbeiten daher zum einen an einer assistentengeführten Lösung. Sie wird alle erforderlichen Informationen für eine E-Rechnung abfragen und Ihnen die manuelle Eingabe oder die Übernahme aus bestimmten Tabellenzellen ermöglichen. Als Ergebnis können Sie eine Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben. Sie werden außerdem in der Lage sein, erhaltene E-Rechnungen zu importieren.
Wir werden auch eine VBA-Lösung für Excel anbieten, mit der Sie Ihre Rechnungen unverändert verwenden können. Dazu müssen Sie allerdings mit Hilfe von VBA-Makros die Informationen für die E-Rechnung übergeben. Entsprechende Beispiele, die Sie für Ihre Zwecke anpassen können, werden mitgeliefert, aber Sie benötigen ein paar Grundkenntnisse im Umgang mit VBA-Makros.
Senden Sie uns gerne einige Musterrechnungen zu, wenn Sie eine unverbindliche Einschätzung zu einer für Sie optimalem Lösung erhalten möchten:
Auf Wunsch können wir auch die notwendigen Anpassungen für Sie vornehmen. Stellen Sie hier eine unverbindliche Anfrage.
Auf Wunsch kann die Bibliothek natürlich auch von Entwicklern genutzt werden, die ihren Kunden eine entsprechende Erweiterung anbieten wollen. Melden Sie sich bei uns, um Näheres zu erfahren.
SmartTools Excel Weekly hält Sie zum Thema "E-Rechnungen mit Excel" weiter auf dem Laufenden.