Gastbeitrag aus SmartTools Newsflash Spezial
Dateilisten von Ordnern und Datenträgern in eine Excel-Tabelle einfügen
Excel 365 2024 2021 2019 2016 2013
Sie möchten die Inhalte bestimmter Ordner oder kompletter Datenträger in eine Arbeitsmappe einfügen? Die Informationen liegen dann in tabellarischer Form vor und können schnell ausgewertet, durchsucht oder anderweitig verarbeitet werden. Standardmäßig wird eine entsprechende Funktion von Excel jedoch nicht angeboten. Unser kostenloser SmartTools DateiLister 6.1 schließt diese Lücke: Nach der Auswahl eines Laufwerks oder eines Ordners liest der Assistent die vorhandenen Ordner und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien in Ihre Arbeitsmappe ein. Dieser Tipp zeigt die Einsatzmöglichkeiten unseres beliebten Add-Ins.
Dateilister 6.1 für Excel kostenlos herunterladen
Beenden Sie zunächst Excel. Starten Sie danach das heruntergeladene Setup per Doppelklick. Der Installationsassistent führt Sie durch die weiteren Schritte. Anschließend finden Sie das Add-In auf dem Register "SmartTools". Nach dem Aufruf des Tools legen Sie im ersten Schritt einen Startordner fest, von dem eine Dateiliste erstellt werden soll. Filtern Sie auf Wunsch die Dateilisten nach Dateityp, Größe oder Datum. Geben Sie beispielsweise als Dateityp "*.PDF" ein, damit nur PDF-Dateien ausgegeben werden. Mit der Einstellung "Dateien größer als 1 MB" werden nur PDF-Dateien über 1 MB Dateigröße erfasst. Oder Sie wählen ein Datum, damit beispielsweise nur Dateien nach einem bestimmten Tag erfasst werden. Die Filterkriterien sind kombinierbar.
Durch die genauen Filtermöglichkeiten des Add-Ins lassen sich eine Vielzahl von speziellen Listen erstellen: Bringen Sie zum Beispiel Ihre Digitalfoto-Sammlung in eine übersichtliche Listenform. Die Bilderliste enthält dann auf Wunsch detaillierte Informationen (Bildbreite/-höhe) zu den einzelnen Dateien. Ebenso können Musikliebhaber Ihre MP3-Dateien in einer anschaulichen Liste präsentieren. Bei Bedarf lässt sich die Dateinamenerweiterung (beispielsweise ".mp3") in der genierten Liste per Option ausschließen.
Im Dialogbereich Ordnerdetails legen Sie dann die Anzahl der Unterordner (in der Gratisversion sind bis zu 3 Ebenen möglich) fest, die zusätzlich aufgelistet werden sollen. Sie können aber auch nur die Ordnerstruktur - einschließlich einer kurzen Statistik über die Anzahl der Dateien und die Ordnergesamtgröße - ausgeben lassen.
Besonders praktisch sind die Zusatzfunktionen im Bereich Sonstiges: Die Funktion Hyperlinks verwenden für Ordner sorgt für einen schnellen Zugriff auf die Verzeichnisse direkt aus der Excel-Liste. Der SmartTools DateiLister 6.1 hat keine Dateien im einem Ordner gefunden? Auf Wunsch werden diese leeren Ordner nicht in die Auflistung aufgenommen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit der Liste. Nachdem Sie alle Listenkriterien definiert haben, wählen Sie nur noch eine Zielzelle in der geöffneten Arbeitsmappe für die Liste aus. Abschließend genügt ein Mausklick auf die Schaltfläche Dateiliste einfügen, um die Liste zu erstellen.