Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
So verhindern Sie das Drucken leerer Seiten
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FRAGE Es kommt häufiger vor, dass Excel am Ende Dutzende von leeren Seiten ausdruckt, obwohl eine Tabelle eigentlich nur ein paar "echte" Seiten mit Daten umfasst. Inzwischen habe ich mir angewöhnt, vor dem Drucken immer erst die Seitenansicht zu öffnen, um zu sehen, wie viele echte Seiten vorhanden sind. Dann stelle ich im Druckdialog ein, dass ich zum Beispiel nur die Seiten 1 bis 4 drucken möchte. Manchmal denke ich aber nicht daran, so dass ich wieder eine Unmenge von leeren Druckseiten erhalte. Wie bringe ich Excel dazu, automatisch immer nur die Seiten zu drucken, auf denen auch tatsächlich etwas steht?
Diverse Anfragen
ANTWORT Wenn Excel leere Seiten druckt, liegt es normalerweise daran, dass diese Seiten nur vermeintlich leer sind oder - anders ausgedrückt - dass Ihre Tabelle gar nicht so leer ist, wie Sie auf den ersten Blick aussieht.
Wenn Sie nicht explizit die zu druckenden Seiten angeben, druckt Excel das komplette Tabellenblatt bis zur letzten benutzten Zelle. Meist ist dies die letzte Zelle, die Daten enthält. Durch das Kopieren von externen Inhalten, insbesondere von Inhalten aus Webseiten, oder durch Löschaktionen, die nicht sämtliche Tabellendaten entfernen, kann es aber vorkommen, dass Excel die letzte benutzte Zelle in einem Bereich vermutet, der rein optisch leer erscheint.
Tatsächlich befinden sich in diesem Bereich aber irgendwelche Informationen. Das können Texte oder Zahlen sein, die Sie versehentlich in weißer Schrift auf weißem Grund formatiert haben oder die über ein spezielles Zahlenformat auf "unsichtbar" gestellt sind. Das könnten aber auch winzige Grafikobjekte sein, die weder auf dem Bildschirm noch auf dem Papier auffallen.
Wo Ihre Tabelle in den Augen von Excel endet, erfahren Sie, indem Sie in dem Tabellenblatt die Tastenkombination Strg + Ende drücken. Falls Sie damit zu einer Zelle gelangen, die sich weit unter oder neben den eigentlichen Tabellendaten befindet, sollten Sie alle überflüssigen Zeilen und/oder Spalten vollständig löschen. Dazu markieren Sie die nicht benötigten Zeilen- oder Spaltenköpfe mit der Maus und drücken anschließend Strg + -.
Sollte Excel daraufhin immer noch leere Seiten drucken, haben Sie vielleicht einen viel zu großen Druckbereich eingestellt. Sie heben den Druckbereich auf, indem Sie Seitenlayout-Seite einrichten-Druckbereich-Druckbereich aufheben anwählen.