Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
News: Validierungsbericht für E-Rechnungen mit Excel oder Outlook erstellen und dauerhaft speichern
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Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook oder Excel durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung Mail empfangen haben.
Validierung mit einem kostenlosen Outlook-Tool
Eine Möglichkeit ist die kostenlose Erweiterung SmartTools E-Rechnung Free 2.1 für Outlook, die sich nach der Installation nahtlos in Outlook integriert.
Ohne die E-Rechnung vorher speichern zu müssen, rufen Sie einfach direkt aus der E-Mail die Validierung auf und nach wenigen Augenblicken erscheint ein ausführlicher Prüfbericht.
In dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen wird außerdem empfohlen, den Validierungsbericht als Nachweis zu speichern.
Auch das ist mit SmartTools E-Rechnung Free 2.1 für Outlook ohne Probleme möglich. Unter dem Bericht klicken Sie einfach auf Speichern unter, um den Prüfbericht als PDF abzulegen.
Das erweiterte SmartTools E-Rechnung Pro 2.1 für Outlook geht sogar noch einen Schritt weiter: die Pro-Version kann eine E-Rechnung voll automatisch ablegen, eine Validierung erstellen und den Prüfbericht dazu gleich passend speichern.
Validierung mit einem Assistenten in Excel
Auf Wunsch können Sie die Validierung von E-Rechnungen auch in Excel durchführen. Unser SmartTools E-Rechnung Assistent 2.0 für Excel integriert sich in das Menüband und bietet unter anderem eine Funktion E-Rechnung validieren an.
Nachdem Sie das Symbol angeklickt haben, können Sie eine E-Rechnung im Format PDF (ZUGFeRD) oder XML (XRechnung) auswählen. Nach wenigen Augenblicken erscheint dann der komplette Prüfbericht, den Sie auf Wunsch mit Speichern unter als PDF dauerhaft sichern können.
Validierung mit VBA-Makros in Excel
Beim Einsatz der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.0 für Excel können Sie die Validierung schnell und unkompliziert in Ihre eigenen VBA-Makros einbinden. Eine Codezeile genügt, um den Prüfbericht in einem Dialog anzuzeigen:
objInvoiceUtils.ShowInvoiceValidationReport "C:\Rechnung.pdf"
Der Anwender kann dann entscheiden, ob der Bericht in diesem Fall zu Dokumentationszwecken gesichert werden soll.
Auf Wunsch ist aber auch eine komplett automatisierte Sicherung des Validierungsberichtes möglich. Wahlweise als PDF:
objInvoiceUtils.GenerateInvoiceValidationReport "C:\Rechnung.pdf", "C:\Validierungsbericht.pdf", OutputFormat_PDF
Oder im HTML-Format:
objInvoiceUtils.GenerateInvoiceValidationReport "C:\Rechnung.pdf", "C:\Validierungsbericht.html", OutputFormat_HTML