Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Monatssummen aus einer jahresübergreifenden Liste
Excel 365 2024 2021 2019 2016 2013
FRAGE In einem Excel-Tabellenblatt trage ich jede Woche (manchmal auch häufiger) Verbrauchswerte ein. Das jeweilige Erfassungsdatum steht in Spalte A. Auf diese Weise hat sich inzwischen eine recht lange Liste ergeben, die sich über mehrere Jahre erstreckt. Nun möchte ich die monatlichen Verbrauchswerte ermitteln und dazu alle Werte aus Spalte C summieren, die zu einem einzelnen Monat gehören. Wie gehe ich dazu am besten vor?
Der Auswertungsbereich soll also ungefähr so aussehen:
01/2025 <Summe Januar 2025>
02/2025 <Summe Februar 2025>
usw.
P. Lurz
ANTWORT Am einfachsten dürfte das mit Hilfe einer Pivot-Tabelle zu bewerkstelligen sein. Dafür müssen Sie keine komplexen Formeln entwickeln, sondern können sich die gesamte Auswertung bequem über Bildschirmdialoge zusammenstellen. Konkret gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gesamte Verbrauchsliste inklusive der Überschriften.
- Wählen Sie Einfügen-Tabellen-PivotTable an.
- Kontrollieren Sie im danach angezeigten Dialogfenster, ob im Feld Tabelle/Bereich die korrekte Bereichsadresse steht. Achten Sie außerdem darauf, dass als Ziel der Pivot-Tabelle die Option Neues Arbeitsblatt ausgewählt ist. Dann klicken Sie auf Ok.
- Im Aufgabenbereich PivotTable-Felder, der rechts neben dem neuen Tabellenblatt angezeigt wird, ziehen Sie nun Ihr Datumsfeld aus der oberen Feldliste in den Bereich Zeilen. – Üblicherweise bildet Excel bei Datumsfeldern automatisch Jahres-, Quartals- und Monatsgruppierungen.
- Falls keine automatischen Zeitgruppierungen erscheinen, klicken Sie in der automatisch erstellten Pivot-Tabelle mit der rechten Maustaste auf einen der Datumswerte und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Gruppieren an. Dann bestimmen Sie im Feld Nach, welche Gruppierungsebenen benötigt werden. Die Auswahl bestätigen Sie mit Ok.
- Damit in der Pivot-Tabelle die Verbrauchssummen zu den Zeiträumen angezeigt werden, ziehen Sie im Aufgabenbereich PivotTable-Felder das Feld mit den zu summierenden Werten in den Bereich Werte.
- Standardmäßig errechnet Excel automatisch die Summe des Wertfeldes. Sollte stattdessen die Anzahl genommen werden, klicken Sie auf den Eintrag im Bereich Werte und wählen Sie im Kontextmenü Wertfeldeinstellungen an. Dann aktivieren Sie "Summe" unter Wertfeld zusammenfassen nach und klicken auf Ok.
So erhalten Sie im Handumdrehen eine perfekte Auswertung Ihrer Verbrauchswerte. Darin können Sie nicht nur die jeweiligen Monatssummen ablesen, sondern auch Quartals- und Jahreswerte. Und "unter dem Strich" zeigt Excel in der Pivot-Tabelle sogar die Gesamtsumme aller Verbrauchswerte an.