Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Dateiverknüpfungen schneller erneuern
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FRAGE Ich habe mehrere Excel-Dateien, die mit verschiedenen anderen Excel-Dateien verknüpft sind. Wenn sich nach einer Aktualisierung der zugrundeliegenden Daten nun der Dateiname einer verknüpften Arbeitsmappe ändert, muss ich immer in allen anderen Arbeitsmappen, die auf die aktualisierte Datei verweisen, die Verknüpfung erneuern. Das ist nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig, wenn ich zum Beispiel einmal vergesse, die Verknüpfung zu erneuern. Gibt es für diesen Fall keine einfachere und komfortablere Lösung?
M. Gäbelein
ANTWORT Im Prinzip können Sie an der Methodik nichts ändern. Wenn sich der Dateiname einer verknüpften Arbeitsmappe ändert, müssen Sie selbstverständlich auch die Verknüpfung erneuern. Und wenn Sie in diversen Arbeitsmappen auf die Datei mit dem geänderten Namen verweisen, müssen Sie dies in jeder Arbeitsmappe einzeln machen.
Aber wenn Sie die verknüpften Arbeitsmappen lokal auf Ihrem PC speichern können, gäbe es eine einfachere Methode:
Richten Sie zunächst einen Ordner für Ihre verknüpften Excel-Dateien ein. Wenn Sie mehr Struktur in den Datenspeicher bringen wollen, können Sie auch Unterordner anlegen. Anschließend kopieren Sie alle bisher verknüpften Excel-Dateien in den neuen Ordner bzw. in die entsprechenden Unterordner.
Das ändert noch gar nichts an der Situation. Aber wenn Sie die Arbeitsmappen jetzt umbenennen und ihnen allgemeingültige Dateinamen geben, haben Sie eine Basis für Ihre Arbeitsmappenverknüpfungen, deren Dateinamen immer gleich bleiben. Wenn sich Dateinamensänderungen zum Beispiel durch Jahreszahländerungen ergeben (aus der Verknüpfung zu "Umsatz 2025.xlsx" wird eine Verknüpfung zu "Umsatz 2026.xlsx"), geben Sie der Arbeitsmappe in dem neuen Verknüpfungsordner den allgemeinen Dateinamen "Umsatz.xlsx".
Danach müssen Sie natürlich alle Verknüpfungen zu den umbenannten Arbeitsmappen erneuern. Aber der Aufwand lohnt sich, da Sie ihn nur einmal betreiben müssen.
Wenn sich in Zukunft die Datenbasis ändert, müssen Sie nur die Dateien im Verknüpfungsordner austauschen. Wenn Sie, um beim obigen Beispiel zu bleiben, eine Excel-Datei mit den Umsatzzahlen für das nächste Jahr erhalten, löschen Sie zunächst die vorhandene Umsatz-Datei im Verknüpfungsordner. Dann kopieren Sie die neue Datei dorthin und weisen ihr den allgemeinen Dateinamen zu – hier etwa "Umsatz.xlsx".
Für die Arbeitsmappen, die auf die Umsatz-Arbeitsmappe verweisen, ändert sich somit nichts und sie arbeiten ohne zusätzliche Bearbeitungsschritte mit den aktuellen Daten.