Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
So wird aus Ihrer Excel-Rechnung eine E-Rechnung
Excel 365 2024 2021 2019 2016 2013
Viele Selbständige und kleine Unternehmen schreiben ihre Rechnungen mit Hilfe von individuellen Excel-Vorlagen. Die Vorlagen sind meistens schon jahrelang im Einsatz, haben sich bewährt und sind optimal auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Allerdings: Eine moderne E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, wie Sie in Kürze verpflichtend erstellt werden muss bzw. von größeren Kunden und öffentlichen Auftraggebern bereits jetzt eingefordert wird, lässt sich mit den Standardfunktionen von Excel nicht ausgeben. Der SmartTools E-Rechnung Assistent 2.5 für Excel hilft weiter: Geben Sie Ihre individuellen Excel-Rechnungen mit seiner Hilfe schnell und komfortabel als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format aus. In einem übersichtlichen Dialog erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die E-Rechnung. Sie geben die Daten entweder direkt ein oder klicken jeweils in die entsprechende Zelle Ihrer Rechnungstabelle, damit der Bezug gespeichert wird. Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent erstellt Ihre E-Rechnung. Einfacher geht es nicht! In diesem Beitrag zeigen wir an einem konkreten Beispiel, wie der komfortable Assistent im Detail funktioniert.
Ausgangspunkt für unser kleines Tutorial ist die folgende Rechnung:
Hier handelt es sich um eine typische Excel-Rechnung, die in keiner Weise besonders für die Ausgabe von E-Rechnungen vorbereitet wurde. Wir verwenden in diesem Tutorial nun den SmartTools-E-Rechnung Assistenten, um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit den Inhalten dieser Rechnung zu erstellen. Dabei lernen Sie den Assistenten an, indem Sie einmal festlegen, in welchen Zellen Ihrer Tabelle sich die Daten befinden, die für die E-Rechnung benötigt werden. Diese Konfiguration wird daraufhin in der Rechnungsvorlage gespeichert, so dass Sie den Vorgang nur ein einziges Mal vornehmen müssen.
Nach der automatischen Installation integriert sich der SmartTools-E-Rechnung Assistent in das Menüband von Excel 365, 2024, 2021, 2019, 2016 oder 2013 und steht jederzeit zur Verfügung, wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten.
Sie öffnen dazu Ihre Rechnungsvorlage und füllen sie wie gewohnt aus. Anschließend klicken Sie im Menüband des Assistenten auf ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Der Assistent fragt in 7 Gruppen (linke Spalte) die Pflicht-Informationen ab, die in jedem Fall für eine E-Rechnung benötigt werden. Es gibt weitere optionale Informationen, die Sie bei Bedarf über Weitere Gruppen und Weitere Felder einblenden könne.
In jedes Feld des Assistenten können Sie den gewünschten Inhalt entweder direkt eingeben oder aus einer Zelle Ihrer Excel-Rechnungsvorlage übernehmen. Der Assistent merkt sich den Bezug auf eine Zelle und liest bei jedem Erstellen einer Rechnung den aktuellen Inhalt aus Ihrer Tabelle aus. Zum Beispiel die Rechnungsnummer:
Sie klicken zunächst in des Feld Rechnungsnummer des Assistenten und doppelklicken dann in die Zelle in Ihrer Vorlage, in der sich die Rechnungsnummer befindet. In diesem Fall: F17.
Im Dialog des Assistenten wird daraufhin automatisch der Bezug auf die Zelle F17 eingetragen. Wenn Sie mit Tab in das nächste Feld Rechnungsdatum wechseln, wird der aktuelle Inhalt der Zelle F17 ausgelesen und angezeigt.
Nach diesem Prinzip übernehmen Sie auch das Leistungs- und Fälligkeitsdatum aus der Vorlage. Rechnungsart und Währung sind bereits korrekt vorgegeben, so dass die Basisdaten bereits komplett sind:
Nach diesem Prinzip legen Sie mit wenigen Mausklicks die Daten des Verkäufers …
… und des Rechnungsempfängers fest.
Flexibler Import der Rechnungspositionen
Jede Position einer Rechnung besteht vielen verschiedenen Informationen. Damit Sie nicht jede Information für jede Position einzeln zuweisen müssen, kann der Assistent die Positionen automatisch einlesen. Klicken Sie dazu auf Importieren.
Sie definieren dann den Bereich, aus dem der Assistent die Positionen importieren soll. Er erkennt automatisch, wie viele Positionen die aktuelle Rechnung umfasst, so dass Sie in unserem Beispiel den kompletten Bereich markieren, in dem sich Positionen befinden können. Klicken Sie auf das Symbol neben Bereich und markieren Sie in der Beispielrechnung den Bereich B24:G39.
Anschließend definieren Sie den Aufbau der Positionen und mit einem Mausklick werden die Informationen eingelesen:
Der Assistent verfügt nun über fast alle Informationen zum Erstellen der E-Rechnung. Die Umsatzsteuer wird automatisch ermittelt. In unserer Beispielrechnung gibt es nur Positionen mit 19% Umsatzsteuer, aber natürlich können Sie auch Positionen mit 7%, 0% oder anderen individuellen Umsatzsteuersätzen verwenden.
Auch die Berechnung der Gesamtsummen erfolgt voll automatisch:
Zum Schluss geben Sie noch die Zahlungsdaten an. Wählen Sie für unser Beispiel den Eintrag “Überweisung” aus und geben Sie dann Kontonummer und Kontoinhaber ein. Auf Wunsch können auch mehrere Bankverbindungen eingegeben werden.
Sie haben damit alle Schritte zum Schreiben der Rechnung abgeschlossen. Sie können die E-Rechnung nun direkt erstellen, aber es bietet sich an, vorher über die integrierte in den Assistenten integrierte Validierung zu prüfen, ob alle notwendigen Informationen vorhanden sind. Klicken Sie daher an dieser Stelle auf Validieren.
Überzeugen Sie sich davon, dass alle Regeln gemäß des E-Rechnungs-Standards erfüllt sind und klicken Sie auf Schließen.
Sie können nun mit Erstellen eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format speichern. Nachdem der Assistent Dateinamen und Speicherort abgefragt hat, werden PDF und Inhalt der E-Rechnung zur Prüfung angezeigt.
E-Rechnung ausgeben in 60 Sekunden
Die Schritte, die wir in diesem kurzen Tutorial gezeigt haben, müssen nur ein einziges Mal für Ihre Vorlage ausgeführt werden: Alle Informationen, die Sie für die E-Rechnung eingegeben haben, werden automatisch mit Ihrer Excel-Vorlage gespeichert. Beim nächsten Aufruf müssen Sie also nur noch wenige Anpassungen vornehmen, um die nächste E-Rechnung zu schreiben.
Handelt es sich um eine allgemeine Rechnungsvorlage, geben Sie den neuen Rechnungsempfänger und die Positionen in der Tabelle ein. Der Assistent liest dann beim Erstellen der E-Rechnung die aktuellen Inhalte aus den entsprechenden Zellen aus und in weniger als 60 Sekunden geben Sie Ihre Excel-Tabelle als E-Rechnung aus.
Sie können aber auch beliebig viele individuelle Rechnungsmuster für einzelne Kunden oder Produkte anlegen, in denen dann nur noch minimale Anpassungen wie ein neuer Abrechnungszeitraum vorgenommen werden müssen. Die Einstellungen für die E-Rechnung sind immer individuell in jeder Excel-Arbeitsmappe gespeichert und der Assistent kann sie beim nächsten Öffnen der Datei wieder auslesen.
Der SmartTools-E-Rechnung Assistent läuft komplett lokal auf Ihrem System ohne die Übertragung sensibler Daten ins Internet. Damit ist höchste Datensicherheit gewährleistet! Sie erhalten eine Dauerlizenz und müssen kein Abo abschließen.
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