Beitrag aus SmartTools Excel Weekly
Gerundete Seriendruckfelder aus einer Excel-Datei
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FRAGE Ich muss eine Verbrauchskostenabrechnung erstellen und habe dafür eine Excel-Tabelle angelegt. Nun will ich die Abrechnung als Word-Serienbrief verschicken. Dabei ergibt sich das Problem, dass die Summen in der Excel-Datei mitunter 16 Nachkommastellen aufweisen, was sich in Excel durch Einsatz des Währungsformats schnell auf die üblichen 2 Stellen reduzieren lässt. Im Word-Serienbrief erscheinen aber trotzdem alle Nachkommastellen. Wie schaffe ich es, die Ausgabewerte ohne manuelle Nachbearbeitungen auf das Währungsformat zu reduzieren?
Diverse Anfragen
ANTWORT Sie können Word-Seriendruckfelder jederzeit mit Hilfe von so genannten Formatschaltern in die gewünschte Form bringen. Eine Preisangabe ließe sich etwa mit folgendem Feldcode im Währungsformat mit zwei Nachkommastellen ausgeben:
{ MERGEFIELD Preis \# "#.##0,00 EUR" }
Wenn Ihr Serienbrief aber sehr viele Währungsfelder besitzt, kann es lästig sein, alle Seriendruckfelder nachträglich mit den entsprechenden Formatschaltern auszustatten.
Sofern Sie eine Excel-Datei als Datenquelle einsetzen, ist der Einsatz der Tabellenfunktion RUNDEN manchmal effektiver. Dazu umgeben Sie die bisherigen Formeln in der Excel-Tabelle mit der RUNDEN-Funktion, in der Sie explizit die Anzahl der Nachkommastellen angeben:
=RUNDEN(<alte Formel>;<Anzahl Kommastellen>)
In der "alten Formel" müssen Sie natürlich das Gleichheitszeichen weglassen. Wenn Sie in Ihrer Excel-Tabelle zum Beispiel die Werte aus den Spalten B und C multiplizieren wollen und dafür in Zelle D2 die Formel "=B2*C2" eingegeben haben, müssen Sie die Formel folgendermaßen ändern, um das Ergebnis auf 2 Nachkommastellen zu reduzieren:
=RUNDEN(B2*C2;2)
Auch im Word-Serienbrief erscheinen dann nur zwei Nachkommastellen.