Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
News: Aktuelle E-Rechnung-Informationen aus dem Finanzministerium
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Seit Monaten wird darüber diskutiert, ob die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht noch einmal verschoben wird. Vor allem Verbände aus dem Handwerk hatten wegen fehlender Vorbereitungszeit eine Verlängerung der Übergangsfristen gefordert. Mit dem aktuellen Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun für Klarheit gesorgt: Die bisherigen Fristen werden bestätigt, eine Verlängerung wird es damit offensichtlich nicht geben. Ab dem 1. Januar 2027 müssen größere Unternehmen ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ein Jahr später gilt das für alle. Gleichzeitig beantwortet das Schreiben eine Reihe von Praxisfragen, die bisher für Unsicherheit gesorgt haben. Wir zeigen in diesem Beitrag, was das neue BMF-Schreiben für Schlussrechnungen, Rechnungen über Bauleistungen und Rechnungskorrekturen bedeutet und wie Sie die Vorgaben mit unseren Werkzeugen umsetzen.
SmartTools bietet für jede Arbeitsweise das passende Werkzeug zur E-Rechnung: Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel machen Sie aus Ihrer bestehenden Excel-Rechnung mit wenigen Mausklicks eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Wer Rechnungen per VBA in Access, Excel oder Word erstellt, bindet unsere E-Rechnung VBA-Bibliotheken ein und erzeugt E-Rechnungen in allen gängigen Formaten und Profilen. Für den Empfang prüfen und zeigen SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook und der kostenlose E-Rechnung Viewer eingehende E-Rechnungen an. Alle Produkte gibt es als Dauerlizenz, nicht im Abo.
Das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung
Das Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist bereits das dritte sogenannte Anwendungsschreiben zur E-Rechnung. Es ersetzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 nicht, sondern ergänzt sie um Fragen, die sich in der Praxis gestellt haben. Behandelt werden unter anderem Anzahlungs- und Endrechnungen, die Leistungsbeschreibung, Bauleistungen, Rabattvereinbarungen, Bruttopreisrechnungen, Rechnungsberichtigungen und die Folgen von Geschäftsregelfehlern. Zugleich wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) entsprechend angepasst.
Für alle, die bereits E-Rechnungen ausstellen, enthält das Schreiben eine wichtige Entwarnung: Eine E-Rechnung, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt wird und den Vorgaben der beiden früheren Schreiben entspricht, wird nicht beanstandet – auch nicht beim Vorsteuerabzug des Empfängers –, selbst wenn sie die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens noch nicht erfüllt. Sie haben also bis zum Jahresende Zeit, Ihre Rechnungen anzupassen.
Die Fristen zur E-Rechnung bleiben bestehen
Bereits seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die vom Vorjahresumsatz abhängen:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen ausstellen, also Papierrechnungen oder zum Beispiel einfache PDF-Rechnungen.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Das neue BMF-Schreiben verweist in seiner Anwendungsregelung ausdrücklich auf diese Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 und bestätigt sie damit. Eine Verschiebung, wie sie immer wieder von verschiedenen Seiten gefordert wurde, ist darin nicht vorgesehen. Wer noch keine E-Rechnungen ausstellt, sollte die verbleibenden Wochen also nutzen.
Schlussrechnungen nach Teil- und Abschlagsrechnungen
Wer größere Aufträge in Abschnitten abrechnet, stellt zunächst Teil- oder Abschlagsrechnungen und am Ende eine Schlussrechnung. In der Schlussrechnung müssen die bereits gezahlten Beträge und die darin enthaltene Umsatzsteuer abgesetzt werden. Genau hier hat die Norm EN 16931, auf der XRechnung und ZUGFeRD beruhen, eine Lücke: Sie kennt zwar den bereits gezahlten Betrag (BT-113), aber keine Aufschlüsselung der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Ohne weitere Angaben sieht es so aus, als sei die volle Steuer der Schlussrechnung noch einmal fällig.
Das BMF lässt dafür nun zwei Wege zu und hat die Frist bis zum 30. Juni 2030 verlängert. Bisher galt für den Anhang der 31. Dezember 2027.
- Sie ziehen die gezahlten Teilbeträge als Summe im Feld „Paid amount“ (BT-113) ab und nennen die Einzelheiten zu den Teilzahlungen im Freitext der Rechnung (BT-22).
- Sie betten eine Aufstellung der Teilzahlungen als Anhang in die E-Rechnung ein, zum Beispiel als PDF-Datei, und weisen im strukturierten Teil ausdrücklich auf diese Anlage hin.
Beachten Sie, dass die Aufstellung tatsächlich in die E-Rechnung eingebettet sein muss. Eine PDF-Datei, die nur zusätzlich an die E-Mail angehängt wird, genügt nicht.
Eine dritte, vollständig strukturierte Lösung bietet ZUGFeRD im Profil „Extended“. Hier lassen sich die Vorauszahlungen samt der jeweils enthaltenen Umsatzsteuer und dem Bezug auf die Teilrechnung in eigenen Feldern angeben. Allerdings muss Ihr Kunde das Profil „Extended“ akzeptieren.
Außerdem stellt das BMF klar: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie vor Beginn Ihrer eigenen E-Rechnungspflicht ausgestellt haben, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen.
E-Rechnungen über Bauleistungen
Rechnungen über Bauleistungen werden meist nach dem Leistungsverzeichnis gestellt, das oft Hunderte von Positionen umfasst. Das BMF räumt ein, dass sich ein solches Leistungsverzeichnis wegen technischer Beschränkungen derzeit nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung nach EN 16931 abbilden lässt.
Deshalb wird es derzeit nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den zugehörigen Summen enthält. Dafür gelten zwei Bedingungen:
- Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis liegt als menschenlesbare Anlage bei, die in die E-Rechnung eingebettet ist, zum Beispiel als PDF-Datei.
- Im strukturierten Teil wird eindeutig auf diese Anlage hingewiesen, etwa in einem Freitext.
Zusätzlich darf das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei übermittelt werden, zum Beispiel nach dem GAEB-Standard. Ein Enddatum für diese Erleichterung nennt das Schreiben nicht, es spricht ausdrücklich von "derzeit".
Allgemein gilt für die Leistungsbeschreibung: Art, Umfang und Gehalt der Leistung und gegebenenfalls der Leistungsort müssen im strukturierten Teil so eindeutig stehen, dass sich daraus zum Beispiel der Steuersatz prüfen lässt. Weitergehende Details wie Stundennachweise dürfen dagegen in einem eingebetteten Anhang stehen.
Rechnungsberichtigung als E-Rechnung
Auch für Korrekturen gibt es jetzt eine klare Aussage: Wenn Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Dabei verwenden Sie einen Rechnungstyp für eine Berichtigung, zum Beispiel "Rechnungskorrektur" oder "Gutschrift" im Feld Rechnungsart (BT-3).
Welcher Rechnungstyp für welchen Korrekturvorgang gilt, ist technisch allerdings noch nicht festgelegt. Das betrifft etwa die ersetzende Berichtigung, die kumulierende Berichtigung und die kaufmännische Gutschrift. Entscheidend ist aus steuerlicher Sicht die Gesamtschau: Aus der ursprünglichen Rechnung und der Berichtigung zusammen müssen sich die tatsächlich geltenden Angaben – zum Beispiel Menge und Art der gelieferten Waren – klar und eindeutig ergeben. Unter dieser Voraussetzung kann derzeit jede in der Praxis taugliche Art der Rechnungskorrektur mit einem passenden Rechnungstyp übermittelt werden.
Damit der Bezug eindeutig ist, geben Sie in der Berichtigung die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung an (BT-25 und BT-26). Neu ist außerdem: Eine E-Rechnung kann auch durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers berichtigt oder ergänzt werden. Voraussetzung ist eine vorherige Vereinbarung und ein eindeutiger Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
So setzen Sie die Vorgaben mit SmartTools um
Alle drei Fälle lassen sich mit unseren Werkzeugen bereits heute umsetzen:
- SmartTools E-Rechnung Assistent für Excel: Im Dialog tragen Sie die gezahlten Teilbeträge im Feld Bezahlt ein, das Sie bei den Gesamtsummen über Weitere Felder einblenden, und ergänzen Hinweise in der Gruppe Freitexte. In der Gruppe Anlagen betten Sie eine Datei ein oder lassen ein Tabellenblatt Ihrer Arbeitsmappe automatisch als PDF einbetten – ideal für die Aufstellung der Teilzahlungen oder das Leistungsverzeichnis. Unter Rechnungsart wählen Sie unter anderem Teilrechnung, Schlussrechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift, und in der Gruppe Vorausgegangene Rechnungen geben Sie unter Kennung und Datum die Nummer und das Datum der früheren Rechnungen an. Wählen Sie eine Schlussrechnung, blendet der Assistent die Gruppen Anlagen und Vorausgegangene Rechnungen automatisch ein und weist darauf hin, dass eine Aufstellung der Teilrechnungen mit den bereits gezahlten Beträgen beigefügt werden sollte. Der Assistent erzeugt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen im Profil "EN 16931 (Comfort)".
- E-Rechnung VBA-Bibliotheken für Access, Excel oder Word: Sie setzen den gezahlten Betrag, Freitexte, eingebettete Anhänge, die Rechnungsart und Verweise auf frühere Rechnungen per Code. Zusätzlich unterstützen die Bibliotheken das Profil "Extended" mit den strukturierten Feldern für Vorauszahlungen. Wie das im Detail aussieht, zeigen wir in unserer dreiteiligen Reihe zu Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen.
- SmartTools E-Rechnung für Outlook und SmartTools E-Rechnung Viewer: Für den Empfang zeigen beide Werkzeuge E-Rechnungen lesbar an und prüfen sie per Mausklick.
Das vollständige BMF-Schreiben
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 enthält noch weitere Klarstellungen, unter anderem zu Rabattvereinbarungen, Bruttopreisrechnungen, Geschäftsregelfehlern und Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Das vollständige Schreiben finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zur E-Rechnung (PDF)
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung! Wie die Regelungen in Ihrem Einzelfall anzuwenden sind, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.