Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
Kostenlose Erweiterung: Kategorien in Outlook blitzschnell zuweisen
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Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie die neue Version 7.0 des SmartTools Kategorien-Assistenten, um die Zuordnung von Kategorien in Zukunft noch schneller vorzunehmen. Stellen Sie eine eigene Schnellauswahl für einzelne Kategorien zusammen oder definieren Sie Gruppen, um Ihren Outlook-Elementen gleich mehrere Kategorien mit nur einem Mausklick zuzuweisen. In diesen Tipp stellen wir unser beliebtes Add-In im Praxiseinsatz vor.
Sie können das Gratistool hier herunterladen:
Gratis-Download: SmartTools Kategorien-Assistent 7.0
Starten Sie danach die Installation der Outlook-Erweiterung per Doppelklick auf die heruntergeladene Datei. Der Assistent führt Sie danach durch die weiteren Schritte. Nach der automatischen Installation steht Ihnen der Assistent auf dem Register "SmartTools" im Menüband. Außerdem können Sie den Assistenten mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + K starten.
Im Hauptdialog des Tools können Sie auf dem Register "Kategorien zuordnen" Kategorien den aktuell markierten Outlook-Elementen zuweisen. Die verfügbaren Kategorien wählen Sie in der linken Liste per Doppelklick aus und weisen sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Zuordnen den Outlook-Elementen zu. Eventuell vorhandene Kategorien in den Outlook-Elementen bleiben dabei erhalten. Bitte beachten Sie: Wenn mehrere Elemente in Outlook markiert werden, können eventuell vorhandene Kategorien nicht in der Liste Zuzuordnende Kategorien angezeigt werden. Klicken Sie zur Sicherheit zunächst auf Alle entfernen, um die Elemente zu bereinigen, und ordnen Sie dann die gewünschten Kategorien neu zu. Um Ihre bestehende Hauptkategorienliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Kategorien bearbeiten und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.
Einige Kategorien werden regelmäßig zur Organisation Ihrer Kontakte, Aufgaben, Mails usw. verwendet. Nehmen Sie Ihre wichtigsten Kategorien einfach in einen Schnellstartbereich auf. Wechseln Sie dazu auf das Register "Favoriten verwalten". Aus den verfügbaren Kategorien (links) wählen Sie Ihre Favoriten per Doppelklick aus und speichern diese Einstellung. Im Anschluss stehen die Kategorien direkt in der Favoritenliste zur Verfügung und können einzelnen oder mehrere markierten Outlook-Elementen zugewiesen werden. Eventuell vorhandene Kategorien bleiben dabei erhalten und werden um Ihre Auswahl ergänzt.
Nutzen Sie für Outlook-Elemente häufig mehrere Kategorien? So kann es zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie einem Kontakt die Kategorien "Anrufen", "Kunde", "Priorität Hoch" zuordnen; einem anderen hingegen "Kunde", "Priorität Niedrig" und so weiter. Die geschickte Kombination der Kategorien ermöglicht schnelle Filter- und Gruppierungseinstellungen Ihrer Daten. Jede Kombination mehrerer Kategorien können Sie mit dem SmartTools Kategorien-Assistenten unter einem beliebigen Namen speichern und jederzeit per Mausklick Ihren Elementen zuweisen. Aktivieren Sie dazu auf dem Register "Gruppen verwalten" in der Liste Gruppen den Eintrag <Neue Gruppe> und übernehmen Sie die gewünschten Kategorie-Einträge aus der Liste Verfügbare Kategorien. Speichern Sie die Gruppe unter einem eindeutigen Namen. Ab sofort steht Ihnen die Gruppe direkt in der Multifunktionsleiste bzw. Symbolleiste zur Verfügung. Ein Mausklick auf den Gruppennamen genügt und die ausgewählten Outlook-Elemente werden in einem Schritt mit den gewünschten Kategorien ausgezeichnet.