Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu Problemen für alle Anwender, die ihr Outlook.com-Konto in Outlook eingebunden haben. Beim Versand einer Mail stürzt Outlook einfach ab. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt und behoben. Die Version 2311 Build 17029.20068 enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Wenn Sie Outlook-Elementen keine Kategorien zuweisen können, liegt das meist daran, dass Sie mit einem IMAP-Konto arbeiten. Die Hintergründe hatten wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps erklärt. Wir hatten Ihnen aber auch eine VBA-Lösung versprochen, die den Einsatz von Kategorien in IMAP-Konten ermöglicht. Diese Lösung stellen wir Ihnen hier nun vor. Im ersten Schritt legen Sie eine VBA-Prozedur an, die für das gerade markierte Outlook-Element bzw. für das aktuell in einem eigenen Fenster geöffnete Outlook-Element das Dialogfenster mit der Kategorienliste anzeigt.
FRAGE Ich habe mehrere hundert Kontakte in Outlook erfasst, deren Telefonnummern größtenteils nach einem Muster wie "+49 (069) 12345678" formatiert sind. Dieses Format wendet Outlook sogar automatisch an, wenn ich im Kontaktformular auf eine der Telefonnummernschaltflächen klicke und dann die Rufnummernbestandteile in das Dialogfenster Telefonnummer überprüfen eingebe. Mit den genannten Einstellungen gelingt die Synchronisation mit meinem Smartphone fehlerfrei, auch wenn die Telefonnummern dort im Format +49 (0) 69 12345678 angezeigt werden. Was anschließend aber nicht funktioniert, ist die Rufnummernübergabe vom Smartphone an die Freisprechanlage in meinem Auto. Dort werden die Nummern in der Form +4906912345678 übernommen und ein Wählen ist aufgrund der störenden "0" nicht möglich. Ich muss also in Outlook die "0" in der Ortsvorwahl loswerden. Aber wie schaffe ich das, ohne jede Nummer einzeln bearbeiten zu müssen? Und warum gibt es überhaupt die Synchronisationsprobleme?
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit der automatischen Formatierung von Outlook, um beispielsweise die E-Mails eines bestimmten Absenders oder die Nachrichten mit einem speziellen Betreff hervorzuheben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Ihnen die automatische Formatierung auch in Ihren Kontakten zur Verfügung steht. So haben Sie unter anderem die Möglichkeit, alle Personen aus einer Firma oder einer wichtigen Kategorie besonders hervorzuheben.
Mit den November 2023-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Office 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann die standardmäßig aktivierte geschützte Ansicht umgangen werden, wenn der Anwender eine manipulierte Word- bzw. Excel-Datei öffnet, die in einer E-Mail empfangen oder aus dem Internet heruntergeladen wurde. Über ein Makro könnte so zum Beispiel Schadsoftware eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Immer wieder erreichen uns Leseranfragen, in denen es um nicht funktionierende Kategorien geht. Meist liegt es daran, dass Outlook mit IMAP-Konten arbeitet. Und in IMAP-Konten stehen Kategorien standardmäßig nicht zur Verfügung, weil das IMAP-Protokoll keine Kategorien unterstützt. Was also tun? In diesem Tipp verraten wir Ihnen, warum Kategorien in IMAP-Konten so problematisch sind. Wir zeigen Ihnen aber auch, wie Sie doch noch an Ihre Kategorien kommen.
FRAGE Ich möchte mit Microsoft Word einen Serienbrief an bestimmte Empfänger aus meinem Outlook-Kontaktordner erstellen. Die Empfängerauswahl soll sich nach der Kategorie richten, die ich den Kontakten in Outlook zugewiesen habe. Nachdem ich die Seriendruckfunktion in Word gestartet und meinen Outlook-Kontaktordner mit dem Serienbrief verbunden habe, musste ich feststellen, dass ich gar nicht nach der Kategorie filtern kann. Habe ich da etwas übersehen? Oder gibt es einen Trick, mit dem sich die Kategoriezuweisung aus Outlook in Word als Filterkriterium einsetzen lässt?
Über kurz oder lang wird ein Abonnement von Microsoft 365 zweifellos der einzige Weg sein, Outlook, Excel, Word, Access & Co zu lizenzieren, aber noch ist es nicht so weit. Auch wenn Microsoft regelmäßig neue Rekordzahlen von Microsoft 365-Abonnenten verkündet: bei weitem nicht alle Anwender möchten Software abonnieren. Vor wenigen Tagen sind erste Screenshots einer Preview-Version von Office 2024 aufgetaucht, wobei es sich mit einiger Sicherheit um das nächste Office-Paket handelt, das als Dauerlizenz ohne Abonnement erworben werden kann.
Viele Phishing-Mails ließen sich auf Anhieb als solche erkennen, wenn im Posteingang nicht nur der Absendername, sondern auch dessen E-Mail-Adresse angezeigt würde. Sie würden sofort sehen, dass mit einer E-Mail von der Sparkasse mit einer Absenderadresse wie "kundendienst@sparkasse.nicht-echt.ru" etwas nicht stimmen kann. Da Outlook die Adresse eines Absenders standardmäßig nicht anzeigen kann, stellen wir in diesem mehrteiligen Tipp verschiedene Verfahren vor, diese Funktionalität nachzurüsten.
FRAGE Sie haben in der letzten Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly die Tastenkombination Alt + Umschalt + D empfohlen, um das aktuelle Datum in den Text einer E-Mail-Nachricht einzufügen. Dabei wird allerdings eine Feldfunktion eingefügt, die unter Umständen ungewollt aktualisiert wird. Gibt es auch eine Möglichkeit, das aktuelle Datum als reinen Text einzufügen, so dass sich das Datum nicht mehr ändern kann?
Dieses Blog präsentiert Inhalte aus den E-Mail-Newslettern von SmartTools Publishing. Premium-Beiträge, die mit [S+] gekennzeichnet sind, sind Newsletter-Abonnenten vorbehalten.
Jetzt Abonnent werden
Falls Sie SmartTools Outlook Weekly noch nicht abonniert haben, können Sie sich jetzt anmelden – kostenlos und innerhalb weniger Minuten! Sie erhalten dann umgehend ein Passwort, das alle Premium-Beiträge für Sie freischaltet.
[S+] Inhalte freischalten
Wenn Sie SmartTools Outlook Weekly bereits beziehen, geben Sie hier Ihr Abonnenten-Passwort ein, um alle Premium-Beiträge freizuschalten:
Tipp: Sie finden das gültige Passwort immer am Ende der neuesten Ausgabe Ihres Newsletters.