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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wenn Sie das Kontaktformular eines Outlook-Kontakts öffnen (Doppelklick im Outlook-Kontaktordner), können Sie neben der Adresse auf die Schaltfläche Karte klicken, um sich die Lage des Ortes auf einer Online-Karte anzusehen. Outlook verwendet dabei aber immer Microsoft Bing als Kartendienst. Vielen Anwender wäre es lieber, wenn der Ort in Google Maps angezeigt würde. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie den Kartendienst von Outlook ändern.
Der Anteil von verschickten E-Rechnungen steigt in den letzten Monaten stark an, aber viele Unternehmen bemerken das gar nicht. Das Hauptproblem: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nicht ohne weiteres als E-Rechnung erkennbar. Sie erscheint zunächst wie eine normale PDF-Datei, aber es genügt nicht, wie gewohnt nur das PDF-Dokument anzuzeigen! In der PDF befindet sich auch die eigentliche E-Rechnung als strukturierte Textdatei. Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen in PDF und E-Rechnung übereinstimmen, denn der Inhalt der E-Rechnung ist ausschlaggebend für den in Rechnung gestellten Betrag. Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Prüfer hilft weiter: er integriert sich in Outlook, prüft die Anhänge in der aktuell angezeigten Nachricht und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein. Ab sofort ist die meine Version 1.5 mit zahlreichen Optimierungen verfügbar.
Erledigen Sie Ihre Terminplanung meistens mithilfe des Outlook-Kalenders? Dann kennen Sie das Problem: Standardmäßig sind keine Feiertage und Ferientermine im Kalender eingetragen. Mit dem kostenlosen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2026 für Outlook können Sie Ferientermine nach Bundesländern oder Kantonen bis zum Schuljahr 2026/2027 und Feiertage bis zum Jahr 2027 in Ihre Outlook-Kalender einfügen. In diesem Tipp stellen wir die wichtigsten Funktionen unserer beliebten Outlook-Erweiterung vor.
FRAGE Outlook hat für mein Microsoft-Konto automatisch einen Geburtstagskalender angelegt, in den es alle in meinen Kontakten erfassten Geburtstagstermine eintragen hat. Den Kalender brauche ich nicht, zumal er lästige Geburtstagserinnerungen produziert. Ich habe gelesen, dass sich der automatische Geburtstagskalender nur Online in Outlook im Web abschalten lässt. Die gefundene Anleitung scheint aber nicht zu funktionieren, denn in den Kalendereinstellungen auf dem Register Ansicht finde ich keine Option zum Deaktivieren des Geburtstagskalenders. Wissen Sie, wie ich den Kalender loswerde?
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt! Die neue Version 2.0 zeigt jetzt automatisch an, wenn eine Nachricht eine E-Rechnung enthält. Außerdem können Sie Rechnungen jetzt per Mausklick an DATEV Unternehmen Online weiterleiten.
Wir haben vor einiger Zeit eine Makrolösung vorgestellt, mit der sich Termine mit Kontaktverknüpfungen erstellen lassen. Dabei hatten wir beschrieben, wie sich das Verknüpfungsfeld für Kontakte mittels Registry-Eintrag in den jüngsten Outlook-Versionen sichtbar machen lässt. Wenn Sie aber nicht nur zum eingetragenen Kontakt verzweigen, sondern auch umgekehrt zu einem Kontakt schnell alle verknüpften Termine oder Aufgaben anzeigen möchten, hilft Ihnen der Personenbereich des Kontaktformulars nicht weiter. Hier tauchen diese Elemente nicht auf. Unser aktueller Tipp zeigt eine Makrolösung, die weiterhilft.
FRAGE Ich nutze ein großes Display und möchte gerne meinen Outlook-Posteingang und meinen Kalender immer parallel am Bildschirm anzeigen lassen. Mich stört bei der aktuellen Konfiguration, dass ich standardmäßig immer zwischen den Ordnern wechseln muss, um beim Lesen einer E-Mail zum Beispiel kurz nachzuschauen, ob ich an einem bestimmten Tag einen freien Termin habe. Haben Sie eine Idee, wie ich effektiver arbeiten kann?
Wenn Sie über den Navigationsbereich von Outlook zu den Kontakten (oder neuerdings "Personen") wechseln, erscheint als erstes immer der Standard-Kontaktordner. Viele Anwender wünschen sich allerdings, dass automatisch ein anderer Ordner wie "Business-Kontakte" angezeigt wird. Im Outlook-Kalender können Sie per Kontrollkästchen steuern, welche Kalender angezeigt werden, und Outlook merkt sich diese Einstellung auch. Aber gibt es eine ähnliche Möglichkeit auch für Kontakte?
FRAGE In meinem alten Outlook konnte ich im Kalender leicht mehrere Wochen anzeigen lassen, indem ich die gewünschten Tage im kleinen Monatskalender durch Ziehen mit der Maus markierte. Anschließend war es kein Problem, in einen E-Mail- oder Kontakteordner zu wechseln und danach zur vorher eingestellten Datumsauswahl im Kalender zurückzukehren. Mein neues Outlook aktiviert nun leider immer wieder die Standard-Monatsansicht anstelle meiner Datumsauswahl, wenn ich aus einem anderen Ordner wieder in den Kalender wechsle. Kennen Sie einen Trick, mit dem sich Outlook meine Datumsauswahl im Kalender dauerhaft merkt?
In früheren Versionen von Outlook konnten Sie Informationen aus den unterschiedlichsten Dateitypen importieren. Dazu zählten unter anderen Excel-, Access- und Lotus Organizer-Dateien sowie verschiedene Arten von CSV- bzw. Textdateien ("Kommagetrennte Werte", "Tabulatorgetrennte Werte"). Die neueren Outlook-Versionen bieten beim Import aus externen Dateien nur noch "Durch Trennzeichen getrennte Werte" und "Outlook-Datendatei (.pst)" an.
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