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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie in Outlook einen Termin als erledigt oder bearbeitet kennzeichnen möchten. Das wäre zum Beispiel hilfreich, um in einem gemeinsam genutzten Gruppenkalender sofort zu sehen, ob die Besprechungen der anderen Kalendernutzer tatsächlich stattgefunden haben. Termine besitzen in Outlook allerdings keine "Erledigt"-Eigenschaft. Nur Aufgaben lassen sich als erledigt kennzeichnen. Unser Tipp liefert eine Lösung.
Viele Anwender nutzen mehrere Benutzerkonten. Zum Beispiel eines mit eingeschränkten Rechten und eines mit Administratorrechten. Wenn Sie für beide Benutzer ein POP-Konto verwenden, soll in beiden Fällen dieselbe PST-Datei verwendet werden. Sie ist zum Beispiel in folgendem Ordner gespeichert: C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook-Dateien. Das Senden und Empfangen von E-Mails für den Benutzer mit eingeschränkten Rechten funktioniert fehlerfrei. Wenn Sie aber mit dem Admin-Konto arbeiten, erhalten Sie Fehlermeldungen, dass auf die Outlook-Datendatei nicht zugegriffen werden kann. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit unterschiedlichen Windows-Konten auf dieselbe PST-Datei zuzugreifen.
FRAGE In den Ordnereigenschaften gibt es die Option Anzahl aller Elemente anzeigen. Damit wird die entsprechende Zahl in der Ordnerliste hinter dem Ordnernamen angezeigt, so dass ich sofort einen Überblick über den Umfang der einzelnen Ordner erhalte. Ich suche schon lange nach einer Möglichkeit, diese Option automatisch für mehrere Ordner einzuschalten. Oder zumindest für alle Unterordner eines bestimmten Ordnerzweiges. Offensichtlich vererbt sich die Einstellung aber nicht automatisch auf die Unterordner - nicht einmal auf neue Unterordner. Muss ich wirklich immer wieder jeden Ordner mit der rechten Maustaste anklicken, dann Eigenschaften anwählen und schließlich die Option Anzahl aller Elemente anzeigen einschalten?
Es kommt immer wieder vor: Sie führen verschiedene Synchronisierungsaktionen mit Smartphone, Tablet usw. durch und am Ende stehen Sie mit drei separate Kontaktordnern da, in denen zum Teil identische Kontakte enthalten sind. Nun möchten Sie die Kontakte in einem einzigen Ordner zusammenführen - natürlich ohne Duplikate! Im Prinzip können Sie die Aufgabe mit wenigen Mausklicks erledigen. Unser Tipp zeigt, wie Sie vorgehen müssen.
FRAGE In meinem Outlook habe ich eine weit verzweigte Ordnerstruktur angelegt. Um schnell auf bestimmte Ordner zugreifen zu können, habe ich viele Ordner in den Favoriten angeheftet. Je mehr Ordner zu den Favoriten hinzukommen, desto unübersichtlicher wird es aber auch wieder. Darum meine Frage: Ist es irgendwie möglich, Gruppen oder Unterebenen in den Favoriten anzulegen, die sich je nach Bedarf erweitern oder reduzieren lassen?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.0 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen!
Wenn Outlook nicht mehr so funktioniert, wie Sie es gewohnt sind, müssen Sie Outlook nicht unbedingt gleich neu installieren. Häufig lassen sich Programmfehler durch ein neues Outlook-Profil aus der Welt schaffen. Die grundlegenden Schritte hatten Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Erfahren Sie nun, wie Sie weitere Konten zu Ihrem neuen Profil hinzufügen und wie Sie das Profil aktivieren.
FRAGE Wenn ich längere E-Mails öffne und schnell mit der Maus – genauer gesagt: durch Drehen des Mausrads – durch den Text blättern will, setzt der Bildlauf manchmal aus und Outlook springt nur stückweise nach unten. Das passiert unter anderem auch beim Lesen des Outlook Weekly-Newsletters. So ist ein Überfliegen des E-Mail-Inhalts nur schwer möglich. Kennen Sie das Problem? Oder gibt es eine Lösung dafür?
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.3 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Sie können die neue Version 1.3 für 90 Tage kostenlos nutzen.
Uns erreichen häufig Anfragen, in denen Leser plötzlich auftretende Fehler beschreiben, die sie sich nicht erklären können. Und tatsächlich gibt es für manche Probleme keine sofort greifende Lösung. Bleibt deshalb nur eine komplette Neuinstallation von Outlook? - Erfreulicherweise nicht! Bevor Sie die Radikalkur einer Neuinstallation anwenden, sollten Sie es erst einmal mit einem neuen Outlook-Profil versuchen. Da viele Anwender gar nicht wissen, dass es Profile gibt, und schon gar nicht, wie man sie einrichtet, erklären wir in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie zu einem neuen Outlook-Profil kommen.
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