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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wir haben in einem vergangenen Tipp einmal beschrieben, wie man erledigte Aufgaben per Makro in einem Outlook-Ordner archivieren kann. Etwas Ähnliches wünschen sich einige Anwender für Termine. Sie nutzen beispielsweise Termine ohne Dauer (dieselbe Zeit für Anfang und Ende), um Aufgaben in den Kalender einzutragen. Es würde den Kalender dann wesentlich übersichtlicher machen, wenn Sie die erledigten "Aufgabentermine" ausblenden könnten, so dass sie aus dem Kalender verschwinden. Dieser Tipp zeigt Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
Microsoft hält derzeit noch an seinen Plänen fest, das klassische Outlook irgendwann in den nächsten Jahren durch das neue Outlook zu ersetzen. Das neue Outlook ist allerdings keine Weiterentwicklung, sondern ein komplett neues Programm, das auf einer universellen Codebasis für verschiedene Plattformen beruht. Es fehlen weiterhin zahlreiche elementare Funktionen und es gibt erhebliche Datenschutzbedenken, die immer noch nicht beseitigt sind. Viele Anwender und Unternehmen sind extrem unzufrieden mit dem neuen Outlook. Man kann nur vermuten, dass das einer der Gründe ist, warum Microsoft bei der Umstellung nun deutlich auf die Bremse drückt.
Viele Anwender möchten eigene Prioritäten nutzen, da die von Outlook angebotenen Prioritäten "hoch", "normal" und "niedrig" nicht ausreichen. Stattdessen sollen beispielsweise Stufen von "1" für besonders wichtig bis "9" für unwichtig verwendet werden. Erweitern lassen sich die integrierten Prioritäten von Outlook allerdings nicht. Sie können aber ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, in dem Sie die gewünschten Gewichtungsstufen eingeben. Unser Tipp zeigt wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Ich arbeite seit kurzem mit dem neuen Outlook. Meine Kontakte konnte ich aus dem alten Outlook übernehmen. Allerdings habe ich ein Problem mit der Sortierung der Personen-Liste. In den allgemeinen Programmoptionen des neuen Outlook habe ich in der Kategorie Personen unter Kontakte anzeigen nach die Option Nachname ausgewählt. Trotzdem wird die Personen-Liste nicht nach dem Nachnamen sortiert. Auch mehrmaliges Anklicken des Spaltenkopfs Name führt nicht zu der gewünschten Sortierung. Die Personen werden zwar in der Form "<Nachname> <Vorname>" angezeigt. Outlook sortiert aber trotzdem nach dem Vornamen. Wie erreiche ich eine vernünftige Sortierung nach dem Nachnamen?
Der SmartTools AutoFiler für Outlook wird bereits von Tausenden von Anwendern zur E-Mail-Organisation genutzt. Ab sofort ist die brandneue Version 7.0 verfügbar, die ganz gezielt für die schnelle und unkomplizierte Bedienung optimiert wurde. Wir haben besonderen Wert darauf gelegt, dass Sie E-Mails und komplette Ordnerstrukturen jederzeit mit wenigen Mausklicks archivieren können, auch ohne vorher Ablagejobs angelegt zu haben. Die optimierte Schnellablage und die neue Ordnerarchivierung sind nach der Installation sofort einsatzbereit. Der SmartTools AutoFiler 7.0 wurde an die neuesten Outlook-, Microsoft 365- und Windows 11-Updates angepasst. Außerdem haben wir Dutzende von Optimierungen nach Kundenwünschen vorgenommen!
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 2.1 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Die aktuelle Version 2.1 unterstützt jetzt den neuesten ZUGFeRD-Standard!
FRAGE Ich bin vor kurzem auf Windows 11 umgestiegen und habe gleichzeitig auf Outlook 2024 aktualisiert. Seitdem bin ich unzufrieden mit der Schriftgröße in der Outlook-Benutzeroberfläche. Insbesondere die Kontaktliste, die sich beim Verfassen einer neuen E-Mail nach einem Klick auf die An-Schaltfläche öffnet, stellt Outlook so klein dar, dass ich sie kaum lesen kann. Gibt es irgendwelche versteckten Outlook-Optionen, mit denen ich die Schriftgröße an meine Bedürfnisse anpassen kann?
Mit den Februar 2026-Updates von Microsoft wird eine neu entdeckte Sicherheitslücke in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen, die auch Outlook betrifft, weil hier Word als E-Mail-Editor zum Einsatz kommt. Laut offizieller Dokumentation kann bereits die Anzeige einer E-Mail im Vorschaufenster zur unbemerkten Weitergabe von Anmeldeinformationen führen. Die Sicherheitslücke wird in einem Advisory genauer dokumentiert.
Wenn Sie zu viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails in Outlook verbringen, brauchen Sie Unterstützung bei der Organisation Ihres Posteingangs. Also stellt sich die Frage: Wie gestalten Sie Ihren Posteingang übersichtlicher, damit Sie schnell die Nachrichten finden, die Sie gerade brauchen? Mit den richtigen Ansichtsoptionen ist das kein Problem und in diesem Tipp zeigen wir, wie Sie die richtige Lösung für Ihre Zwecke finden.
FRAGE In Ihrem Newsletter für Word hatten Sie kürzlich beschrieben, wie sich der Platz für die Textbearbeitung maximieren lässt, indem das Menüband auf ein Minimum reduziert wird. In Outlook stört mich nicht nur das Menüband, sondern auch der Bereich mit den Adresszeilen für die E-Mail-Empfänger (An- und Cc-Felder). Kann ich diesen Bereich auch irgendwie verkleinern, damit mir mehr Platz zum Verfassen meiner E-Mails bleibt?
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