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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.0 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen!
Viele Anwender haben schon feststellen, müssen, dass Outlook mitunter eigenmächtig handelt, wenn es um den Versand von E-Mails mit verlinkten Bildern geht. Anpassungsmöglichkeiten gab es leider nur in älteren Outlook-Versionen. Für alle aktuellen Versionen haben wir daher eine Makrolösung entwickelt, die Ihnen einen ähnlichen Komfort bietet. In diesem zweiten Teil unseres Tipps stellen wir Ihnen die Details der Makrolösung vor.
FRAGE Unsere Firma hat die Arbeitsplätze auf das neue Outlook umgestellt. Nach einer gewissen Einarbeitungsphase habe ich mich an das Programm gewöhnt. Was ich aber vermisse, ist die Möglichkeit, E-Mails aus dem Posteingang eines Kontos in den Posteingang oder sonstigen E-Mail-Ordner eines anderen Kontos zu verschieben. So verwalte ich neben meinem eigenen Account auch ein allgemeines Infokonto unserer Firma. Im klassischen Outlook konnte ich E-Mails, die im Infokonto eingegangen waren, schnell per Drag-and-Drop in meinen eigenen Posteingang ziehen, um sie dort weiterzuverarbeiten. Das geht im neuen Outlook nicht mehr. Wissen Sie, woran das liegt? Oder ist diese Funktion im neuen Outlook noch nicht implementiert?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen alle Empfänger offen im An-Feld einer E-Mail aufgelistet sind. Um selbst neue E-Mails möglichst schnell an die jeweilige Gruppe schicken zu können, möchten Sie die Empfänger in einer Verteilerliste speichern. Tatsächlich gibt es leider keinen Befehl, mit dem sich alle E-Mail-Empfänger automatisch zu einer Verteilerliste hinzufügen ließen. Durch geschicktes Kopieren und Einfügen können Sie das Erstellen einer Verteilerliste aus den E-Mail-Adressen im An-Feld dennoch recht komfortabel gestalten.
Sie möchten Bilder im Text einer E-Mail mit Outlook verschicken und die Größe der E-Mail trotzdem so gering wie möglich halten? Dann sollten Sie die Bilder nicht direkt in die E-Mail einbetten und als Anhang verschicken, sondern mit Grafikdateien verlinken, die im Internet gespeichert sind. Aber wie geht das? Und lässt Outlook das überhaupt zu? Die Antworten dazu finden Sie in diesem Tipp der Woche.
FRAGE Ich arbeite inzwischen mit dem neuen Outlook. Wenn ich damit eine neue E-Mail schreibe, wird mir im Nachrichtenkopf nur das Feld An angezeigt. Oft brauche ich aber auch die Felder für Cc- oder Bcc-Empfänger. Die Felder kann ich zwar über entsprechende Textlinks/Schaltflächen am rechten Ende der Adresszeile einblenden. Praktischer wäre es aber, wenn zumindest das Feld Cc automatisch angezeigt würde. Wissen Sie, ob das im neuen Outlook machbar ist?
Noch nie war es so einfach, Anhänge in Outlook komfortabel zu verwalten:Mailanhänge sind eine echte Belastung für Ihre Outlook-Datendatei oder Ihr persönliches Postfach auf dem Exchange-Server. SmartTools Attachment AutoSave bietet die Lösung durch intelligentes Anhang-Management. Vom Privatanwender bis zum Großunternehmen kommt die Erweiterung inzwischen zehntausendfach in den unterschiedlichsten Arbeitsumgebungen im Einsatz und erweitert Outlook um wichtige neue Funktionen.
Vor kurzem haben wir darüber berichtet, dass Outlook 365 nach dem letzten Microsoft 365-Update für einige Anwender wieder fast unbenutzbar wird. Outlook stürzt beim Öffnen oder Erstellen von E-Mails einfach kommentarlos ab. Einen ähnlichen Bug gab es bereits zum Anfang des Jahres. Inzwischen steht fest, dass alle aktuellen Outlook-Versionen betroffen sind, aber Microsoft hat bereits ein Update für alle Microsoft 365-Kanäle sowie für Outlook 2021 und 2024 veröffentlicht.
Was machen Sie, wenn Sie sich erst später um die Beantwortung einer E-Mail kümmern wollen? Wahrscheinlich legen Sie sie auf Wiedervorlage, indem Sie mit der Nachverfolgungsfunktion eine Erinnerungszeit festlegen. Doch halt! Mitunter bietet Outlook die gewohnten Nachverfolgungsoptionen gar nicht an. Wenn Sie diese Erfahrung auch schon machen mussten, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Wir zeigen Ihnen, woran das liegt und was Sie dagegen machen können.
Beim Senden von E-Mails kommt es mitunter vor, dass Sie vergessen, einen Dateianhang anzufügen oder irgendeine Person als Bcc-Empfänger einzutragen. Meistens merken Sie den Fehler erst, nachdem Sie auf Senden geklickt habe. Dann ist es aber schon zu spät, weil Outlook die Nachricht bereits abgeschickt hat. Darum würde es helfen, wenn Outlook E-Mails immer ein wenig zeitverzögert sendet – zum Beispiel erst eine Minute, nachdem Sie Senden angeklickt haben. Dann könnten Sie den Fehler gegebenenfalls noch korrigieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie Outlook entsprechend konfigurieren.
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