Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Viele Anwender haben in Outlook mehrere E-Mail-Konten eingerichtet. Vor allem IMAP-Konten haben aber alle ihren eigenen Posteingang, so dass Sie zum Lesen der neuen E-Mails mehrere Ordner durchsehen müssen. Hilfreich wäre daher ein übergreifender Posteingang für alle Konten. Am nächsten kommen Sie diesem Ziel mit einer speziellen Sofortsuche. Die Sofortsuche starten Sie über das Suchfeld über der Posteingangsliste. Standardmäßig durchsucht Outlook allerdings nur das aktuelle Postfach. Damit alle E-Mail-Konten durchsucht werden, erweitern Sie den Suchbereich auf alle Postfächer bzw. alle E-Mail-Elemente. Es wäre jedoch sehr mühsam, zur Ausgabe der übergreifenden Posteingangsliste immer wieder ein Suchkriterium einzugeben und den Suchbereich zu erweitern. Effektiver ist der Einsatz eines VBA-Makros, das Sie im Bedarfsfall per Mausklick aufrufen und das wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter vor kurzem einen QuickTipp zum erneuten Versenden von E-Mails per Mausklick veröffentlicht. Ich kann allerdings den dort erwähnten Befehl Diese Nachricht erneut senden in meiner Outlook-Version nicht an der genannten Stelle finden. Hat sich da etwas geändert? Wurde der Befehl verlegt? Oder gibt es diesen Befehl in bestimmten Outlook-Versionen vielleicht überhaupt nicht mehr?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden.
Im Rahmen der Juli 2024-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist, weil schon das Öffnen einer E-Mail ausreicht, um ein System mit Schadcode zu infizieren. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind sehr wahrscheinlich ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
FRAGE Ich veranstalte regelmäßig Online-Präsentationen mit bis zu 100 Teilnehmern. Die Einladungen verschicke ich als Besprechungsanfragen aus Outlook. Was mich daran stört, ist, dass ich meist auch von allen Teilnehmern Zusagen oder Absagen erhalte, die meinen Posteingang überfluten. Eigentlich brauche ich für die Einladungen keine Rückmeldungen, weil die Präsentationen ohnehin stattfinden, ganz unabhängig von der Teilnehmerzahl. Haben Sie eine Idee, wie ich die Rückmeldungen auf meine Besprechungsanfragen unterdrücken kann?
Sie bearbeiten E-Mails, Aufgaben, Termine oder Notizen in Outlook und möchten als nächstes ein Word-Dokument erstellen oder eine Excel-Kalkulation anlegen? Eine wenig bekannte Tastenkombination, die wir Ihnen in unserem aktuellen SmartTipp für Outlook vorstellen, ermöglicht das direkt aus Outlook heraus. Mit dieser Tastenkombination sparen Sie wertvolle Zeit und steigern Ihre Effizienz, da Sie nicht erst zu Word oder Excel wechseln müssen. Stattdessen können Sie direkt aus Ihrer aktuellen Outlook-Sitzung heraus ein neues Dokument oder eine neue Kalkulation starten.
Mit der VBA-Lösung, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen, sehen Sie an Geburtstagen in Ihrem Outlook-Kalender sofort, wie alt eine Person wird. Dazu ergänzt unsere Lösung die Betreffzeilen der Geburtstagstermine um eine Altersangabe. Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie die VBA-Lösung installieren und einsetzen. In diesem Teil erklären wir, wie die Lösung funktioniert und welche Anpassungen Sie vornehmen können.
FRAGE Auf meinem PC habe ich sowohl Outlook 2019 als auch Outlook 365 installiert. Outlook 2019 nutze ich für meine privaten E-Mails, und Outlook 365 habe ich von einem Verein, für den ich tätig bin, erhalten, um damit den vereinsspezifischen E-Mail-Austausch abzuwickeln. Wenn ich nun auf einen E-Mail-Link wie "adresse@provider.de" klicke, wird immer Outlook 365 geöffnet. Ich möchte aber, dass solche Links immer in meinem privaten Outlook 2019 geöffnet werden. Wie schaffe ich es, dass Outlook 2019 Vorrang hat?
Gut, dass Sie mit Outlook eigentlich keinen Geburtstag mehr verpassen. Aber wie alt wird jemand überhaupt? Feiert die Person womöglich einen runden Geburtstag? Das verrät Ihnen Outlook von Haus aus nicht. Abhilfe schafft die in diesem Tipp vorgestellte VBA-Lösung. Sie ergänzt die Betreffzeile eines Geburtstagstermins automatisch um das Alter im jeweiligen Jahr, so dass Sie in Ihrem Outlook-Kalender nicht nur sehen, dass jemand Geburtstag hat, sondern auch, wie alt sie oder er wird.
FRAGE Ich habe mit dem neuen Outlook experimentiert und dabei verschiedene Testkonten eingerichtet, Programmoptionen ausprobiert usw. Nach der Experimentierphase möchte ich nun einen Neuanfang mit meinen offiziellen E-Mail-Konten wagen. Am liebsten wäre es mir, wenn ich bei Null beginnen könnte. Muss ich dazu das neue Outlook erst deinstallieren? Oder geht es auch einfacher? Ich habe Angst, dass ich durch eine Neuinstallation mein klassisches Outlook zerstöre, was ich unbedingt behalten will.
Dieses Blog präsentiert Inhalte aus den E-Mail-Newslettern von SmartTools Publishing. Premium-Beiträge, die mit [S+] gekennzeichnet sind, sind Newsletter-Abonnenten vorbehalten.
Jetzt Abonnent werden
Falls Sie SmartTools Outlook Weekly noch nicht abonniert haben, können Sie sich jetzt anmelden – kostenlos und innerhalb weniger Minuten! Sie erhalten dann umgehend ein Passwort, das alle Premium-Beiträge für Sie freischaltet.
[S+] Inhalte freischalten
Wenn Sie SmartTools Outlook Weekly bereits beziehen, geben Sie hier Ihr Abonnenten-Passwort ein, um alle Premium-Beiträge freizuschalten:
Tipp: Sie finden das gültige Passwort immer am Ende der neuesten Ausgabe Ihres Newsletters.