Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Besprechungen in gemeinsam genutzten Kalender kopieren
Outlook 365
FRAGE Ich bekomme regelmäßig Terminanfragen von Kunden für Besprechungen, die von Outlook direkt in meinen Kalender eingetragen werden. Für unser Team gibt es außerdem einen gemeinsam genutzten Kalender, in den alle für das Team relevanten Termine eingetragen werden. Ich möchte nun Besprechungstermine, die ich zugesagt habe, aus meinem Kalender in den Kalender unseres Teams übertragen. Früher war das mit einer Kopieraktion einfach möglich. Neuerdings sagt mir Outlook aber, dass das Kopieren von Besprechungen nicht unterstützt wird. Haben Sie eine einfache Lösung, Besprechungen doch irgendwie aus meinem Kalender in den gemeinsam genutzten Kalender zu übertragen, ohne dass ich dort manuell einen neuen Termin anlegen muss?
S. Elgaß
ANTWORT Microsoft hat die Kopierfunktion für Besprechungen gestrichen, weil es dadurch häufig zu unerwarteten Ergebnissen gekommen sein soll. Somit werden Sie auf die gewohnte Drag-and-Drop-Funktionalität verzichten müssen.
Mit einem überschaubaren zusätzlichen Aufwand ist es aber trotzdem noch möglich, eine Besprechung in einen anderen Kalender zu kopieren:
- Öffnen Sie den Besprechungstermin aus Ihrem Kalender per Doppelklick in einem eigenen Fenster.
- Wählen Sie Datei-Informationen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche In Ordner verschieben und wählen Sie im aufklappenden Menü In Ordner kopieren an.
- In der danach angezeigten Ordnerliste suchen Sie den Kalender aus, in den die Besprechung kopiert werden soll. Ihre Auswahl bestätigen Sie mit Ok.
- Outlook öffnet die kopierte Besprechung in einem neuen Fenster, wobei dem Terminbetreff der Zusatz "Kopie:" vorangestellt wurde. – Schließen Sie dieses Fenster.
- Sie werden gefragt, welche Aktion für die Besprechungsanfrage ausgeführt werden soll. Aktivieren Sie die Option Änderungen speichern und nicht senden und klicken Sie danach auf Ok.
- Schließen Sie das Fenster der Original-Besprechung.
So erhalten Sie eine Kopie der Besprechung in dem gemeinsam genutzten Kalender Ihres Teams. Diese Kopie hat aber keinen Bezug mehr zur Original-Besprechung. Outlook betrachtet sie vielmehr als neue, eigenständige Besprechungsanfrage und setzt Ihre E-Mail-Adresse als Organisator ein. Ob das in Ihr Gruppenkalender-Konzept passt, müssen Sie selbst entscheiden.