Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.1 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Wir haben die Laufzeit der neuen Version 1.1 bis zum 31.3.2025 verlängert und die Funktionen der Gratis-Version erweitert.
Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo darauf hin, dass Outlook 365 nach dem Microsoft 365-Update auf die Version 2412 (Build 18324.20168) für einige Anwender praktisch unbenutzbar wird. Outlook stürzt beim Erstellen, Antworten oder Weiterleiten von E-Mails einfach kommentarlos ab. Bisher steht noch kein Bugfix zur Verfügung, aber Microsoft hat ein entsprechendes Update angekündigt, das "voraussichtlich" ab dem 28.1.2025 zur Verfügung stehen wird. Wenn Sie nicht solange warten möchten bis Sie Ihre nächste E-Mail schreiben, gibt es zum Glück eine schnelle Zwischenlösung.
Wenn Sie Outlook im Rahmen ein Microsoft 365-Abonnements nutzen, lassen Sie Updates in der Regel automatisch installieren – nicht zuletzt, um größtmöglichen Schutz vor neuen Sicherheitslücken zu gewährleisten. Wie mit dem Update im Dezember 2024 kommt es aber immer wieder vor, dass Updates Fehler enthalten und Outlook oder andere Office-Anwendungen plötzlich nicht mehr korrekt funktionieren. Es dauert dann nicht selten mehrere Wochen bis Microsoft den Fehler behebt. Bis dahin müssen Sie entweder mit dem Problem leben oder Sie kehren zu einem früheren Update-Stand zurück. Wir zeigen Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
Wenn Ihnen eine der eingebauten Standardansichten nicht gefällt, können Sie sie zwar individuell umgestalten, indem Sie zum Beispiel Felder hinzufügen oder entfernen, die Gruppierung oder Sortierung beeinflussen usw. Die Standardansichten lassen sich aber nicht komplett entfernen. In diesem Tipp zeigen wir aus diesem Grund, wie Sie mit kleinen VBA-Makros dafür sorgen, dass beim Wechsel in einen Kontaktordner automatisch eine bestimmte Ansicht ausgewählt wird.
Im Rahmen der Januar 2025-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist, weil schon das Öffnen einer E-Mail ausreicht, um ein System mit Schadcode zu infizieren. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind sehr wahrscheinlich ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
Wir erhalten häufig Anfragen, wie man den Posteingang von Outlook nach der Domäne der E-Mail-Absender - also dem Teil der E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen - sortieren kann. Outlook bietet zwar eine Sortierung nach dem Von-Feld an. Das führt aber zu separaten Einträgen für Absender wie "meier@firma.de", "mueller@firma.de" oder "schulze@firma.de". Eine Gruppierung nach "firma.de" ist nicht ohne weiteres möglich. Wir zeigen Ihnen, wie es trotzdem geht.
FRAGE Sie haben kürzlich beschrieben, wie sich Sicherheitswarnungen beim programmgesteuerten Zugriff auf Outlook unterbinden lassen. Dazu sollte man im Trust Center unter der Kategorie Programmgesteuerter Zugriff die Option Bei verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen aktivieren. Das klappt bei mir nicht, weil alle Optionen für den programmgesteuerten Zugriff ausgegraut sind und sich nicht ändern lassen. Wie kann ich die Sicherheitswarnungen jetzt unterbinden?
Über die Funktion Ansicht-Ansichteinstellungen können Sie in Outlook eine Funktion "Filtern" aufrufen, die beispielsweise die Übersicht im Posteingang oder Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien filtert. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, nur Elemente anzeigen zu lassen, die einer oder mehreren Kategorien zugeordnet sind. Zum Beispiel: Sie ordnen Ihren Kontakten die Kategorien "Hauptkunde", "Wichtiger Kontakt", "International" und "Zulieferer" zu. Mitunter ordnen Sie bei neuen Kontakten die Kategorien "International" und "Wartet" zu, um kenntlich zu machen, dass sich diese Geschäftsbeziehung im Aufbau befindet. Mit der "SQL"-Suche gibt es eine wenig bekannte und nur spärlich dokumentierte Funktion, mit der Sie leistungsfähige Filter definieren können. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie diesen "Power-Filter " nutzen.
FRAGE Im Outlook-Kalender kann ich mir ja mit wenig Aufwand nur die Arbeitswoche – also normalerweise die Tage Montag bis Freitag – anzeigen lassen. Ich möchte jetzt aber quasi das genaue Gegenteil erreichen. Ich möchte mir also ausschließlich die Termine der nächsten beiden Wochenenden anzeigen lassen. Gibt es eine solche "Umkehrfunktion" zur Arbeitswochenansicht? Oder kennen Sie einen anderen Trick?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.
Dieses Blog präsentiert Inhalte aus den E-Mail-Newslettern von SmartTools Publishing. Premium-Beiträge, die mit [S+] gekennzeichnet sind, sind Newsletter-Abonnenten vorbehalten.
Jetzt Abonnent werden
Falls Sie SmartTools Outlook Weekly noch nicht abonniert haben, können Sie sich jetzt anmelden – kostenlos und innerhalb weniger Minuten! Sie erhalten dann umgehend ein Passwort, das alle Premium-Beiträge für Sie freischaltet.
[S+] Inhalte freischalten
Wenn Sie SmartTools Outlook Weekly bereits beziehen, geben Sie hier Ihr Abonnenten-Passwort ein, um alle Premium-Beiträge freizuschalten:
Tipp: Sie finden das gültige Passwort immer am Ende der neuesten Ausgabe Ihres Newsletters.