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Bei der täglichen Arbeit wechseln Sie innerhalb von Outlook häufig zwischen verschiedenen Ordnern, was Zeit kostet. Dabei müssen Sie häufig das Programm erst aufrufen und dann den gewünschten Eintrag in der Outlook-Leiste oder Ordner-Liste anklicken. Mit einem weniger bekannten Trick, den wir in unserem folgenden SmartTipp für Outlook vorstellen, können Sie diesen Vorgang jedoch erheblich beschleunigen.
Das neue Outlook – anfangs nur Office-Insidern bzw. Betakanal-Anwendern vorbehalten – steht inzwischen der großen Allgemeinheit zur Verfügung. Seit kurzem hat es sogar den Status der "allgemeinen Verfügbarkeit" bekommen. Heißt das nun, dass Sie bedenkenlos vom "klassischen" Desktop-Outlook zum neuen Outlook wechseln können? Das ist die Kernfrage, um die es in diesem Tipp geht. Wir zeigen Vor- und Nachteile des neuen Outlooks auf und geben Hilfestellungen zum Einsatz von neuem und klassischem Outlook.
FRAGE Sie haben kürzlich eine Helpline veröffentlicht, in der es um die Archivfunktion von Outlook ging. Da wir ein anderes Archivierungstool nutzen, benötigen wir die manuelle Archivierung eigentlich nicht. Im Gegenteil: Der Befehl Start-Löschen-Archivieren verwirrt die meisten Mitarbeiter eher. Meine Frage deshalb: Lässt sich die manuelle Archivfunktion deaktivieren, so dass sie nicht aus Versehen aufgerufen werden kann?
Viele Anwender stört es, dass beim Senden von Besprechungsanfragen immer alle Teilnehmerdetails verschickt werden. So erhalten zum Beispiel auch betriebsfremde Teilnehmer, die Sie einladen, die E-Mail-Adressen der betriebsinternen Mitarbeiter. Bei E-Mails können Sie Empfänger in das Bcc-Feld setzen, damit die E-Mail-Adressen anderen Empfängern verborgen bleiben. Bei Besprechungsanfragen gibt es aber nur die Felder Erforderlich und Optional, und die entsprechenden Angaben sind für alle Teilnehmer sichtbar. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Teilnehmer quasi anonymisiert zu einer Besprechung einladen.
FRAGE Ich verwende in Terminen die "Anzeigen als"-Optionen, um sofort zu erkennen, ob ich für einen Termin außer Haus bin, ob der Termin nur mit Vorbehalt eingetragen wurde usw. Outlook kennzeichnet die Termine entsprechend mit unterschiedlichen Balken am linken Rand der Kalendereinträge. Bislang konnte ich anhand der verschiedenen Farbgebungen und Muster dieser Balken schnell erkennen, um welche Art von Termin es sich handelt. Seit kurzem verwendet Outlook aber für alle "Anzeigen als"-Optionen dieselbe Farbe. Allenfalls an den Mustern kann ich die verschiedenen Optionen noch unterscheiden. Wissen Sie, wie ich das alte Design der "Anzeigen als"-Optionen wiederherstellen kann?
Mit Verteilerlisten (Kontaktgruppen) fassen Sie Mailadressen von Kunden, Abteilungen, Kollegen, Vereins- oder Familienmitgliedern usw. ganz einfach zusammen und können sie dann in Zukunft jederzeit per Mausklick anschreiben - egal ob Ihre Liste nun 5 oder 500 Mitglieder hat. Leider ist die nachträgliche Verwaltung und Bearbeitung mit Outlook sehr umständlich. Der brandneue SmartTools Verteilerlisten-Manager Pro 5.1 sorgt für eine komfortable Verwaltung, übersichtliche Darstellung und die blitzschnelle Aktualisierung Ihrer Verteilerlisten.
Mit GPT-4o (o = omni) hat OpenAI im Mai sein bisher leistungsfähigstes Sprachmodell vorgestellt. Obwohl die Preise in den letzten Monaten stark gefallen sind, kostet der Einsatz dieses KI-Modells immerhin ca. 4,60 € pro Million Input Token und ca. 13,80 € pro Million Output Token. Dabei entspricht 1 Million Token ungefähr der Textmenge von 2.500 Seiten eines Standardbuches. Mit GPT-4o mini steht ab sofort eine besonders kostengünstige Alternative zur Verfügung, die bereits deutlich leistungsfähiger ist als das Modell GPT 3.5 Turbo, das zu Beginn des KI-Hypes Ende 2022 für ChatGPT verwendet wurde. Für alltägliche Aufgaben in Word, Excel und Outlook wie dem Erstellen, Zusammenfassen, Optimieren und Übersetzen von Text oder der Analyse von Tabellendaten ist das kleine Sprachmodell optimal geeignet und es ist dabei über 20x günstiger als GPT-4o. Auch im Vergleich zu einem Abonnement von GPT Plus und Microsoft CoPilot ist der Einsatz des neuen Sprachmodells in den Office-Anwendungen besonders kostengünstig.
Outlook bietet in den E-Mail-Optionen die auf den ersten Blick sehr nützliche Option Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt an. Wenn Sie es aktivieren erscheint allerdings dennoch keine Warnung, wenn Sie versehentlich eine E-Mail ohne Anhang verschicken. Man sollte davon ausgehen, dass Outlook im Nachrichtentext nach Wörtern wie "Anhang", "Anlage" usw. sucht und dementsprechend entscheidet, ob eine Warnung nötig ist oder nicht.
Viele Anwender haben in Outlook mehrere E-Mail-Konten eingerichtet. Vor allem IMAP-Konten haben aber alle ihren eigenen Posteingang, so dass Sie zum Lesen der neuen E-Mails mehrere Ordner durchsehen müssen. Hilfreich wäre daher ein übergreifender Posteingang für alle Konten. Am nächsten kommen Sie diesem Ziel mit einer speziellen Sofortsuche. Die Sofortsuche starten Sie über das Suchfeld über der Posteingangsliste. Standardmäßig durchsucht Outlook allerdings nur das aktuelle Postfach. Damit alle E-Mail-Konten durchsucht werden, erweitern Sie den Suchbereich auf alle Postfächer bzw. alle E-Mail-Elemente. Es wäre jedoch sehr mühsam, zur Ausgabe der übergreifenden Posteingangsliste immer wieder ein Suchkriterium einzugeben und den Suchbereich zu erweitern. Effektiver ist der Einsatz eines VBA-Makros, das Sie im Bedarfsfall per Mausklick aufrufen und das wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter vor kurzem einen QuickTipp zum erneuten Versenden von E-Mails per Mausklick veröffentlicht. Ich kann allerdings den dort erwähnten Befehl Diese Nachricht erneut senden in meiner Outlook-Version nicht an der genannten Stelle finden. Hat sich da etwas geändert? Wurde der Befehl verlegt? Oder gibt es diesen Befehl in bestimmten Outlook-Versionen vielleicht überhaupt nicht mehr?
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