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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf Probleme mit dem letzten Microsoft 365-Update hin. Beim Schreiben einer E-Mail kann die CPU-Auslastung plötzlich auf 30% - 50% ansteigen. Problematisch ist das vor allem für Laptop-Nutzer, weil der Energieverbrauch erheblich ansteigen kann. Das Problem wird derzeit vom Entwicklerteam untersucht und es steht noch kein Bugfix zur Verfügung. Sie können den Fehler aber durch den Wechsel auf den halbjährlichen Updatekanal umgehen.
Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist dann als Standardkonto definiert. Neue E-Mails werden auch automatisch über dieses Standardkonto verschickt. Beim Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails wählt Outlook das Absenderkonto aber fast nach Belieben aus, so dass es immer wieder manuell das Standardkonto umgestellt werden muss. Es stellt sich also die Frage, wie man Outlook dazu bewegt, auch bei Antworten und Weiterleitungen das Standardkonto als Absenderadresse zu verwenden.
FRAGE Beim Löschen von E-Mails aus meinem Outlook-Posteingang erhalte ich immer wieder Fehlermeldungen. Manchmal meldet Outlook, dass die Nachricht verschoben, bereits gelöscht oder der Zugriff verweigert wurde. Manchmal sagt mir Outlook aber auch, dass ich weniger als 4.000 Nachrichten löschen solle. Ich will in dem Moment aber nur eine einzige Nachricht löschen. Haben Sie eine Erklärung dafür, was hier falsch läuft?
Mit den April 2025-Updates von Microsoft werden gleich mehrere kritische Sicherheitslücken in verschiedenen Office-Anwendungen und Windows geschlossen, so dass Sie Ihr System schnellstmöglich auf den neuesten Stand bringen sollten. Beim Einsatz von Office 2016 kann es nach der Installation allerdings zu erheblichen Problemen kommen. Outlook, Excel und Word lassen sich nicht mehr starten oder antworten plötzlich nicht mehr. Sie sollten daher direkt nach den Sicherheitsupdates das Zusatzupdate installieren, das Microsoft inzwischen zur Verfügung gestellt hat.
Der Export von Terminen aus Outlook nach Excel ist grundsätzlich kein Problem. Etwas komplizierter wird es, wenn es gezielt um eine bestimmte Terminserie geht und Sie auch die Notizen erhalten möchten. Grundsätzlich ist es kein Problem, die Serientermine aus Outlook in eine CSV-Datei zu exportieren, die Sie anschließend in Excel öffnen können. Allerdings können Sie dabei nur den Datumsbereich eingrenzen, so dass neben Ihrer "Ernährungsprotokoll"-Terminserie auch alle anderen Termine aus der gewählten Zeitspanne exportiert werden. Außerdem exportiert Outlook die Kalendereinträge in einem CSV-Format, mit dem ein deutsches Excel nicht auf Anhieb zurechtkommt. Doch mit den in Excel integrierten Datentools lassen sich diese Schwierigkeiten aus der Welt räumen.
FRAGE Ich möchte bei meiner Korrespondenz Tipparbeit sparen und Adressen nicht immer wieder neue eingaben. Wie kann ich also die Postanschrift eines Outlook-Kontakts ohne großen Aufwand in ein Word-Dokument einfügen. Den Weg über einen Serienbrief kenne ich, aber das wäre mir zu umständlich. Und ein mühsames Zusammenkopieren von Name und Anschrift möchte ich mir auch ersparen. Haben Sie einen Tipp für mich?
Wir haben vor einiger Zeit eine Makrolösung vorgestellt, mit der sich Termine mit Kontaktverknüpfungen erstellen lassen. Dabei hatten wir beschrieben, wie sich das Verknüpfungsfeld für Kontakte mittels Registry-Eintrag in den jüngsten Outlook-Versionen sichtbar machen lässt. Wenn Sie aber nicht nur zum eingetragenen Kontakt verzweigen, sondern auch umgekehrt zu einem Kontakt schnell alle verknüpften Termine oder Aufgaben anzeigen möchten, hilft Ihnen der Personenbereich des Kontaktformulars nicht weiter. Hier tauchen diese Elemente nicht auf. Für dieses Suchmuster bietet Outlook leider nur die "Erweiterte Suche" an. Darin könnten Sie dann in allen Outlook-Ordnern nach beliebigen Outlook-Elementen suchen, in denen das Kontakte-Feld einen bestimmten Namen enthält. Sonderlich komfortabel ist diese Vorgehensweise natürlich nicht, weil Sie die Suchbedingungen immer wieder neu eingeben müssen. Deshalb haben wir für Sie eine Makrolösung entwickelt, die Ihnen die Arbeit erleichtert.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.3 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Ab sofort steht die neue Version 1.3 mit erweiterten Funktionen zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen die komfortable Erweiterung für alle aktuellen Outlook-Versionen im Detail vor.
Mit Outlook können Sie mit wenig Aufwand eine Regel definieren, die E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch druckt. Wenn Sie im Druckdialog von Outlook vorher bereits das Kontrollkästchen Anlagen drucken aktiviert haben, werden durch die Regel auch die angehängten PDF-Dokumente gedruckt. Häufig möchten Sie mit der Regel nur den Dateianhang und nicht zusätzlich die E-Mail selber drucken aber genau dafür gibt es keine vorgefertigte Regelaktion.
FRAGE Haben Sie eine Idee, wie ich in Outlook automatische Abwesenheitsnotizen auch ohne den Einsatz eines Exchange Servers einrichten kann? Ich möchte zum Beispiel während meines Urlaubs alle eingehenden E-Mails automatisch mit einer Nachricht beantworten lassen, dass ich in der nächsten Zeit nicht erreichbar bin und mich erst nach dem Urlaub um die Beantwortung der Anfragen kümmern kann. Ich nutze allerdings keinen Exchange Server.
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