Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wir halten unseren kostenlosen Outlook-Turnierplaner zur EURO 2024 immer auf dem neuesten Stand. Es wurden nicht nur die Ergebnisse aktualisiert, sondern auch alle bisher bekannten Begegnungen des Achtelfinales ergänzt. Per Mausklick werden jeden Tag die neuesten Ergebnisse nachgetragen. Tragen Sie dann gezielt nur die für Sie wichtigen Spiele in den Outlook-Kalender ein. Wählen Sie ein Land aus und merken Sie alle Termine vor, an denen Ihr Team bis zum Finale spielen könnte.
Viele Anwender möchten von Zeit zu Zeit Kontakte aus dem Outlook-Kontaktordner in eine Excel-Datei exportieren. Wenn Sie es mit der Listenansicht des Kontaktordners versuchen, in der alle Einträge markiert und dann per Zwischenablage in eine Excel-Tabelle kopiert werden, gibt es ein Problem mit den Telefonnummern: Es fehlen Nullen am Anfang oder die Rufnummern werden in Exponentialschreibweise angezeigt. Wir zeigen in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie der Export ganz einfach klappt.
FRAGE Ich habe eine neue Outlook-Version installiert. Das Senden und Empfangen von E-Mails funktioniert damit auch. Nur leider finde ich ältere E-Mails nicht mehr wieder. Früher musste ich nur einen Suchbegriff eingeben und Outlook zeigte mir alle E-Mails, in denen der Begriff enthalten war. Jetzt findet Outlook die E-Mails nicht mehr bzw. zeigt mir nur jüngere E-Mails mit dem Suchbegriff an. Warum hat sich die Outlook-Suche so verschlechtert?
Wenn Sie prüfen möchten, ob die Betreffzeile einer eingehenden E-Mail alle Begriffe einer vorgegebenen Wörterliste enthält, kommen Sie mit Outlook-Regeln nicht weiter. Die Rettung ist wie in vielen Fällen eine individuelle Makrolösung. Sie setzt sich hier aus mehreren Komponenten zusammen, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen. Im ersten Teil unseres Tipps hatten Sie die VBA-Prozedur erstellt, die die eigentliche Arbeit übernimmt: Sie prüft, ob alle Begriffe einer Wörterliste im Betreff enthalten sind. Sollte das nicht der Fall sein, sendet sie eine Antwort mit dem Hinweis auf eine unvollständige Betreffzeile und löscht die E-Mail aus dem Posteingang. Damit diese Aktionen automatisch beim Eingang neuer E-Mails ausgeführt werden, müssen Sie weitere VBA-Prozeduren erstellen, um die es in diesem Tipp geht.
FRAGE Im Team bearbeiten wir gemeinsam einen öffentlichen Kontaktordner auf einem Exchange Server. Der Vorteil ist, dass jeder Kollege Änderungen oder neue Kontakte sofort erfassen kann und der Rest des Teams immer mit den neuesten Informationen arbeitet. Da Änderungen oder neue Kontakte aber schnell untergehen, möchte ich gezielt die Kontakte kenntlich machen, die bearbeitet bzw. hinzugefügt wurden. Lässt sich das in Outlook umsetzen?
In Outlook ist standardmäßig eine Funktion namens "AutoVervollständigen" aktiviert, die bei der Eingabe des Empfängers für eine neue Mail dafür sorgt, dass Ihnen passende Adressen vorgeschlagen werden. Basis für diese Vorschläge ist eine intern gespeicherte Liste aller Adressen, an die Sie jemals eine E-Mail geschickt haben und genau das ist nicht immer erwünscht. Die Vorschlagsliste wird leicht unübersichtlich und daher möchten Sie natürlich die Adressen von Personen entfernen, an die Sie nicht regelmäßig schreiben. Auch aus Gründen der Vertraulichkeit, soll nicht unbedingt jede Adresse gespeichert werden und dann plötzlich in der Liste erscheinen. Wie Sie eine E-Mail-Adresse aus der Liste entfernen, erfahren Sie in diesem SmartTipp.
SmartTools QuickMail Pro 8.0 ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es eigentlich nicht – zumindest bisher … Mit der neuen Version 8.0 wird SmartTools QuickMail Pro jetzt noch besser.
Outlook-Regeln sind praktisch bei der automatischen Verarbeitung eingehender E-Mails. Aber manchmal stoßen sie an ihre Grenzen. So zum Beispiel, wenn Sie die Betreffzeile einer Nachricht auf Begriffe überprüfen wollen, die unbedingt vorhanden sein müssen. Das Standardkriterium für "bestimmte Wörter im Betreff" kann nur prüfen, ob eines der Wörter vorhanden ist. Es hilft nicht weiter, wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle Wörter im Betreff vorkommen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen deshalb eine Alternative zu klassischen Outlook-Regeln vor, mit der Sie auch Und-Verknüpfungen in der Betreffzeilenprüfung realisieren können.
FRAGE Ich habe beim Durchblättern des Outlook-Posteingangs versehentlich die Rücktaste (Backspace) gedrückt. Daraufhin hat Outlook die aktuell markierte E-Mail einfach gelöscht. Allerdings kann ich die E-Mail auch im Ordner "Gelöschte Elemente" nicht mehr wiederfinden. Es kann doch nicht sein, dass ein simpler Tastendruck E-Mails ohne Rückfrage verschwinden lässt. Wissen Sie, wie ich die E-Mail retten kann?
Der Countdown zur EURO 2024 vom 14.6.2024 bis 14.7.2024 in Deutschland läuft. Aber wissen Sie schon, wann wer gegen wen spielt? Haben Sie sich alle Gruppenspiele und auch die Termine aller denkbaren Partien der K.O.-Runde Ihrer Lieblingsmannschaft freigehalten? Die Lösung ist unsere neue Planungshilfe zur EURO 2024. Wählen Sie einfach Ihre Lieblingsmannschaft aus und merken Sie die Termine aller denkbaren Spiele im Kalender vor!
Dieses Blog präsentiert Inhalte aus den E-Mail-Newslettern von SmartTools Publishing. Premium-Beiträge, die mit [S+] gekennzeichnet sind, sind Newsletter-Abonnenten vorbehalten.
Jetzt Abonnent werden
Falls Sie SmartTools Outlook Weekly noch nicht abonniert haben, können Sie sich jetzt anmelden – kostenlos und innerhalb weniger Minuten! Sie erhalten dann umgehend ein Passwort, das alle Premium-Beiträge für Sie freischaltet.
[S+] Inhalte freischalten
Wenn Sie SmartTools Outlook Weekly bereits beziehen, geben Sie hier Ihr Abonnenten-Passwort ein, um alle Premium-Beiträge freizuschalten:
Tipp: Sie finden das gültige Passwort immer am Ende der neuesten Ausgabe Ihres Newsletters.