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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
VBA-Lösungen sind immer dann besonders praktisch, wenn sie unbemerkt im Hintergrund ablaufen. Möglich machen das Ereignisprozeduren, die Outlook automatisch beim Eintreten bestimmter Situationen ausführt. Das könnte der Eingang einer E-Mail, das Wechseln des aktuellen Ordners oder das Verschieben eines Outlook-Elements in einen anderen Ordner sein. Es gibt allerdings einen Haken: Ereignisprozeduren beziehen sich üblicherweise nur auf das Hauptfenster von Outlook. In weiteren Fenstern bleiben sie häufig ohne Wirkung. Doch das muss nicht so sein. In diesem Tipp verraten wir die Tricks, mit denen Ihre Ereignisprozeduren in jedem Outlook-Fenster ausgeführt werden.
FRAGE Ich erhalte mitunter Kalenderdateien mit der Endung .ICS als E-Mail-Anhang - zum Beispiel bei Buchungsbestätigungen der Deutschen Bahn. Die Termine aus diesen Kalenderdateien möchte ich nun in meinen Outlook-Kalender übernehmen. Wenn ich den ICS-Anhang aber per Doppelklick öffne, legt Outlook unaufgefordert einen neuen Kalender an. Eine Integration in meinen eigenen Kalender erfolgt nicht. Was läuft da falsch? Und wie kann ich die Termine aus den ICS-Dateien direkt in meinen eigenen Kalender einfügen?
Nutzen Sie Textbausteine und Mailvorlagen für Outlook und Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 übersichtlich und flexibel unter einer Oberfläche. SmartTools QuickText Pro und SmartTools QuickMail Pro haben sich seit Jahren bei Tausenden von Anwendern bewährt und beide Tools arbeiten Hand in Hand zusammen. Mit einer KI-Schnittstelle und flexiblen Formularfeldern in der neuen Version 8.5 werden QuickText und QuickMail jetzt noch besser.
Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist dann als Standardkonto definiert. Neue E-Mails werden auch automatisch über dieses Standardkonto verschickt. Beim Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails wählt Outlook das Absenderkonto aber fast nach Belieben aus, so dass es immer wieder manuell das Standardkonto umgestellt werden muss. Es stellt sich also die Frage, wie man Outlook dazu bewegt, auch bei Antworten und Weiterleitungen das Standardkonto als Absenderadresse zu verwenden.
FRAGE Wenn ich eine Nachricht im Posteingang als Junk-Mail qualifizieren will, wähle ich Start-Löschen-Sperren-Absender sperren an. Die Nachricht wird dann in den Ordner "Junk-E-Mail" verschoben und zukünftige E-Mails dieses Absenders landen automatisch im Junk-Mail-Ordner. Aber was mache ich, wenn ich einmal aus Versehen einen Absender gesperrt habe? Wie kann ich diese Sperre wieder rückgängig machen, damit Nachrichten dieses Absenders nicht mehr in den Junk-Mail-Ordner verschoben werden, sondern im normalen Posteingang bleiben.
Es kommt immer wieder vor, dass Betreffzeilen von Terminen nachträglich geändert werden müssen. Mit der Makrolösung aus diesem Tipp haben Sie dafür das perfekte Tool zur Hand. Damit können Sie mit einer simplen Suchen und Ersetzen-Aktion sämtliche Termine in Ihrem Kalender überarbeiten. Falls Ihnen die Vorgehensweise unseres Makros nicht gefällt, steht es Ihnen frei, den VBA-Code an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Als Hilfestellung erklären wir zum Abschluss unseres Tipps die programmiertechnischen Details.
FRAGE In einer früheren Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly haben Sie beschrieben, wie sich Termine durch das Ziehen mit der Maus im Kalender kopieren lassen. Zu diesem Zweck muss man gleichzeitig die Strg-Taste festhalten. Ich kenne eine Alternative: Ähnliches erreicht man doch auch durch das Ziehen mit der rechten Maustaste. Vielleicht können Sie diese Newsletter-Leser auch auf diese alternative Methode hinweisen.
In der Ordnerliste von Outlook erscheinen manchmal einige Ordner mit ihrer englischen Bezeichnung: zum Beispiel "Draft" anstelle von "Entwürfe", "Sent" anstelle von "Gesendete Elemente" oder "Trash" anstelle von "Gelöschte Elemente". Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die diese Ordner umbenennen oder auf einem anderen Weg die deutschen Bezeichnungen verwenden möchten. Wir zeigen in diesem Tipp, welche Möglichkeiten Sie dazu haben.
Mit dem neuen SmartTools Monatskalender 2026 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Die brandneue Version 2025 bietet ein neues Kalenderdesign und eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Außerdem können Sie jetzt beliebig viele Kalender einfügen, so dass zum Beispiel komplette Jahresübersichten möglich sind.
Dinge ändern sich. Manchmal betrifft das auch die Informationen in der Betreffzeile eines Outlook-Termins. Bei einem einzigen Termin ist das unproblematisch. Aber wenn Sie mehrere Termine bearbeiten und dabei immer wieder dieselben Änderungen vornehmen müssen, wird es anstrengend. Abhilfe schafft die Makrolösung, die wir in diesem Tipp vorstellen. Sie erlaubt ein einfaches Suchen und Ersetzen in allen Terminen Ihres Kalenders. Den Makrocode hatten Sie bereits im ersten Teil unseres Tipps eingegeben. Schauen Sie nun, wie Sie die Lösung in Outlook einsetzen.
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