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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Ich benutze häufig Visitenkarten, um Kontaktinformationen per E-Mail aus Outlook zu verschicken. Wenn ich aber in einer neuen E-Mail die Funktion Einfügen-Einschließen-Visitenkarte einsetze, fehlen in den eingefügten Kontaktdaten verschiedene Informationen, obwohl sie eigentlich in dem jeweiligen Outlook-Kontakt gespeichert sind. Haben Sie einen Vorschlag wie sich dieses Problem umgehen lässt?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen neuen Outlook-Bug, den Microsoft vor wenigen Tagen dokumentiert hat: Wenn Sie eine Serienmail an Ihre Kontakte verschicken möchten, wählen Sie Start-Serien-E-Mails an und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Nach einem Klick auf Ok wird normalerweise Word gestartet und genau an dieser Stelle gibt es derzeit ein Problem, den Outlook stürzt ab und der Vorgang kann nicht abgeschlossen werden.
Es kann recht aufwendig sein, allen neuen E-Mails im Posteingang von Outlook geeignete Kategorien zuzuweisen. Mit der Makrolösung aus diesem Tipp der Woche erfolgt die Kategoriezuweisung vollautomatisch. Alle eintreffenden E-Mails erhalten dieselben Kategorien wie die jeweiligen Absender - vorausgesetzt, die Absender stehen in Ihrem Kontaktordner und besitzen bereits Kategorien, die Sie zugeordnet haben. Im ersten Teil dieses Tipps hatten Sie die Kernfunktion der Makrolösung in der Entwicklungsumgebung von Outlook angelegt. Sie müssen jetzt noch dafür sorgen, dass die Funktion automatisch beim Eintreffen neuer E-Mails ausgeführt wird.
FRAGE Wenn ich mit Outlook beispielsweise meine Posteingangsregeln bearbeiten will, erhalte ich in letzter Zeit häufig die Meldung, dass ich derzeit im Offlinemodus arbeite und in den Onlinemodus wechseln müsste, um den Befehl verwenden zu können. Ich weiß nicht was das genau bedeutet. Bewusst habe ich keinen Wechsel in den Offline-Modus vorgenommen. Und vor allem: wie kann ich wieder in den Onlinemodus wechseln?
SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen empfangen haben! In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 30% Rabatt und zusätzlich besonders günstige Mengenrabatte mit bis zu 75% Nachlass. Die neue Version 1.2 bietet jetzt eine komplett überarbeitete noch übersichtlichere Darstellung für Ihre E-Rechnungen.
Es gibt viele Methoden, den Posteingang zu organisieren. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Kategorien. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine interessante Variante vor, bei der eingehende E-Mails automatisch die Kategorien erhalten, die Sie den E-Mail-Absendern in Ihrem Kontaktordner zugewiesen haben. Probieren Sie es am besten gleich einmal aus. Kategorien eignen sich hervorragend zum Organisieren Ihrer Outlook-Elemente, insbesondere weil Sie sie übergreifend in allen Outlook-Ordnern einsetzen können. So können Sie E-Mails dieselben Kategorien zuweisen wie zum Beispiel Terminen oder Kontakten. Das erleichtert die Suche nach inhaltlich zusammengehörenden Elementen ungemein.
FRAGE Wenn ich in Outlook einen neuen Unterordner anlege, erhält er den Zusatz "(Nur dieser Computer)". Der Ordner steht folglich nur lokal auf meinem Computer zur Verfügung. Bei anderen Ordnern ist das dagegen nicht der Fall. Sie haben keinen Zusatz und ich kann tatsächlich auch von anderen PCs darauf zugreifen. Wie kann ich steuern, ob ein neuer Ordner nur lokal oder global verfügbar ist? Ich möchte die Ordner auf all meinen PCs nutzen.
Im Kontaktformular gibt es vier Felder für Telefonnummern, wobei Sie per Dropdownliste auswählen können, welche Telefonnummer gemeint ist, zum Beispiel Geschäftlich oder Mobiltelefon. Outlook merkt sich auch für jeden Kontakt, welche Telefonnummern ausgewählt worden sind. In der Praxis werden Faxnummern und Privatnummern nicht gebraucht und es wäre praktisch, wenn beim Anlegen eines neuen Kontakts gleich die Telefonnummernfelder angeboten würden, die für Sie relevant sind – und am besten noch in der passenden Reihenfolge. Zum Beispiel Geschäftlich, Haupttelefon, Mobiltelefon, Assistent. Wir zeigen in diesem Tipp, wie sie das Kontaktformular entsprechend anpassen.
FRAGE Bei einem Kollegen habe ich gesehen, dass einzelne Nachrichten im Posteingang farbig hinterlegt sind. Der Kollege sagte mir, dass Outlook diese Hervorhebung vornimmt, wenn E-Mails mit einer Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Ich habe es in meinem Outlook gleich ausprobiert, - allerdings ohne Erfolg. Was muss ich tun, damit Outlook gekennzeichnete Nachrichten mit einem farbigen Hintergrund versieht?
In früheren Versionen von Outlook konnten Sie Informationen aus den unterschiedlichsten Dateitypen importieren. Dazu zählten unter anderen Excel-, Access- und Lotus Organizer-Dateien sowie verschiedene Arten von CSV- bzw. Textdateien ("Kommagetrennte Werte", "Tabulatorgetrennte Werte"). Die aktuellen Outlook-Versionen bieten beim Import aus externen Dateien nur noch "Durch Trennzeichen getrennte Werte" und "Outlook-Datendatei (.pst)" an. Gegebenenfalls müssen Sie vorhandene Datenquellen also erst ins CSV-Format konvertieren, bevor Sie sie in Outlook importieren können. Mit unserem Tipp kommen Sie Schritt für Schritt zum Ziel.
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