Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Ich habe seit kurzem eine Business-Version von Microsoft 365 im Einsatz. In Outlook werden die Standardordner (Posteingang, Kontakte usw.) in Deutsch angezeigt, - alle bis auf den Kalender. Der erscheint bei mir in Englisch, also als "Calendar". In der Browser-Variante von Outlook (Anm.: "Outlook im Web") sind dagegen alle Outlook-Ordner in Deutsch – auch der Kalender. Haben Sie eine Idee, woran das liegen könnte und wie ich in meinem Desktop-Outlook auch einen deutschen Kalendernamen bekomme?
Das neue Outlook ist allgemein verfügbar und lädt zum Testen ein. Wie Sie aus den vorherigen Teilen dieses Tipps wissen, spricht aber noch einiges gegen einen Produktiveinsatz. Doch es gibt zum Glück kein Entweder-oder. Sie können jederzeit zwischen neuem und klassischem Outlook wechseln. Auf Wunsch lassen sich sogar beide Versionen sogar parallel einsetzen. Diesen und noch einige weitere interessante Kniffe finden Sie in diesem Tipp der Woche.
FRAGE Für die Terminplanung unserer Mitarbeiter verwalte ich in Outlook diverse Kalender. Der Übersichtlichkeit halber lasse ich die Kalender meist überlagert anzeigen. Sobald ich aber mehr als vier Kalender überlagern lasse, schaltet Outlook automatisch in seine Planungsansicht, in der alle Kalender untereinander in einer Art Zeitleiste dargestellt werden. Wie schaffe ich es, dass sich auch fünf oder mehr Kalender überlagern?
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Microsoft vereinheitlicht Outlook auf den unterschiedlichsten Plattformen. Deshalb versucht es, die Anwender des klassischen Desktop-Outlooks zum Wechsel auf das neue Outlook zu bewegen. Doch ein direkter Wechsel hat auch seine Schattenseiten. Das haben wir im ersten Teil dieses Tipps aufgezeigt. Letztendlich wird aber kein Weg am neuen Outlook vorbeiführen. In diesem zweiten Teil gehen wir deshalb auf die Perspektive für das klassische Outlook ein und wir zeigen, wie sich das neue Outlook aktuell in der Praxis schlägt.
Bei der täglichen Arbeit wechseln Sie innerhalb von Outlook häufig zwischen verschiedenen Ordnern, was Zeit kostet. Dabei müssen Sie häufig das Programm erst aufrufen und dann den gewünschten Eintrag in der Outlook-Leiste oder Ordner-Liste anklicken. Mit einem weniger bekannten Trick, den wir in unserem folgenden SmartTipp für Outlook vorstellen, können Sie diesen Vorgang jedoch erheblich beschleunigen.
Das neue Outlook – anfangs nur Office-Insidern bzw. Betakanal-Anwendern vorbehalten – steht inzwischen der großen Allgemeinheit zur Verfügung. Seit kurzem hat es sogar den Status der "allgemeinen Verfügbarkeit" bekommen. Heißt das nun, dass Sie bedenkenlos vom "klassischen" Desktop-Outlook zum neuen Outlook wechseln können? Das ist die Kernfrage, um die es in diesem Tipp geht. Wir zeigen Vor- und Nachteile des neuen Outlooks auf und geben Hilfestellungen zum Einsatz von neuem und klassischem Outlook.
FRAGE Sie haben kürzlich eine Helpline veröffentlicht, in der es um die Archivfunktion von Outlook ging. Da wir ein anderes Archivierungstool nutzen, benötigen wir die manuelle Archivierung eigentlich nicht. Im Gegenteil: Der Befehl Start-Löschen-Archivieren verwirrt die meisten Mitarbeiter eher. Meine Frage deshalb: Lässt sich die manuelle Archivfunktion deaktivieren, so dass sie nicht aus Versehen aufgerufen werden kann?
Viele Anwender stört es, dass beim Senden von Besprechungsanfragen immer alle Teilnehmerdetails verschickt werden. So erhalten zum Beispiel auch betriebsfremde Teilnehmer, die Sie einladen, die E-Mail-Adressen der betriebsinternen Mitarbeiter. Bei E-Mails können Sie Empfänger in das Bcc-Feld setzen, damit die E-Mail-Adressen anderen Empfängern verborgen bleiben. Bei Besprechungsanfragen gibt es aber nur die Felder Erforderlich und Optional, und die entsprechenden Angaben sind für alle Teilnehmer sichtbar. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Teilnehmer quasi anonymisiert zu einer Besprechung einladen.
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