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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Nutzen Sie Textbausteine und Mailvorlagen für Outlook und Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 übersichtlich und flexibel unter einer Oberfläche. SmartTools QuickText Pro und SmartTools QuickMail Pro haben sich seit Jahren bei Tausenden von Anwendern bewährt und beide Tools arbeiten Hand in Hand zusammen. Mit einer KI-Schnittstelle und flexiblen Formularfeldern in der neuen Version 8.5 werden QuickText und QuickMail jetzt noch besser.
Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist dann als Standardkonto definiert. Neue E-Mails werden auch automatisch über dieses Standardkonto verschickt. Beim Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails wählt Outlook das Absenderkonto aber fast nach Belieben aus, so dass es immer wieder manuell das Standardkonto umgestellt werden muss. Es stellt sich also die Frage, wie man Outlook dazu bewegt, auch bei Antworten und Weiterleitungen das Standardkonto als Absenderadresse zu verwenden.
FRAGE Wenn ich eine Nachricht im Posteingang als Junk-Mail qualifizieren will, wähle ich Start-Löschen-Sperren-Absender sperren an. Die Nachricht wird dann in den Ordner "Junk-E-Mail" verschoben und zukünftige E-Mails dieses Absenders landen automatisch im Junk-Mail-Ordner. Aber was mache ich, wenn ich einmal aus Versehen einen Absender gesperrt habe? Wie kann ich diese Sperre wieder rückgängig machen, damit Nachrichten dieses Absenders nicht mehr in den Junk-Mail-Ordner verschoben werden, sondern im normalen Posteingang bleiben.
Es kommt immer wieder vor, dass Betreffzeilen von Terminen nachträglich geändert werden müssen. Mit der Makrolösung aus diesem Tipp haben Sie dafür das perfekte Tool zur Hand. Damit können Sie mit einer simplen Suchen und Ersetzen-Aktion sämtliche Termine in Ihrem Kalender überarbeiten. Falls Ihnen die Vorgehensweise unseres Makros nicht gefällt, steht es Ihnen frei, den VBA-Code an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Als Hilfestellung erklären wir zum Abschluss unseres Tipps die programmiertechnischen Details.
FRAGE In einer früheren Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly haben Sie beschrieben, wie sich Termine durch das Ziehen mit der Maus im Kalender kopieren lassen. Zu diesem Zweck muss man gleichzeitig die Strg-Taste festhalten. Ich kenne eine Alternative: Ähnliches erreicht man doch auch durch das Ziehen mit der rechten Maustaste. Vielleicht können Sie diese Newsletter-Leser auch auf diese alternative Methode hinweisen.
In der Ordnerliste von Outlook erscheinen manchmal einige Ordner mit ihrer englischen Bezeichnung: zum Beispiel "Draft" anstelle von "Entwürfe", "Sent" anstelle von "Gesendete Elemente" oder "Trash" anstelle von "Gelöschte Elemente". Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die diese Ordner umbenennen oder auf einem anderen Weg die deutschen Bezeichnungen verwenden möchten. Wir zeigen in diesem Tipp, welche Möglichkeiten Sie dazu haben.
Mit dem neuen SmartTools Monatskalender 2026 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Die brandneue Version 2025 bietet ein neues Kalenderdesign und eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Außerdem können Sie jetzt beliebig viele Kalender einfügen, so dass zum Beispiel komplette Jahresübersichten möglich sind.
Dinge ändern sich. Manchmal betrifft das auch die Informationen in der Betreffzeile eines Outlook-Termins. Bei einem einzigen Termin ist das unproblematisch. Aber wenn Sie mehrere Termine bearbeiten und dabei immer wieder dieselben Änderungen vornehmen müssen, wird es anstrengend. Abhilfe schafft die Makrolösung, die wir in diesem Tipp vorstellen. Sie erlaubt ein einfaches Suchen und Ersetzen in allen Terminen Ihres Kalenders. Den Makrocode hatten Sie bereits im ersten Teil unseres Tipps eingegeben. Schauen Sie nun, wie Sie die Lösung in Outlook einsetzen.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter beschrieben, wie sich gelöschte E-Mails von einem Exchange-Server wiederherstellen lassen, nachdem sie aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt worden waren. Sie wiesen darauf hin, dass der Server die E-Mails bis zu 14 Tage vorhält. Kann man diesen Zeitraum erweitern, damit sich E-Mails im Notfall zum Beispiel auch nach 30 Tagen noch wiederherstellen lassen? Da wir in unserer Firma Microsoft 365 mit Exchange Online einsetzen, habe ich in den Exchange-Einstellungen schon nach einer entsprechenden Option gesucht, aber leider nichts gefunden.
Kommen Sie auch nicht ohne Ihren Outlook-Kalender aus? Der Terminplaner ist eine unschätzbare Hilfe beim Koordinieren Ihrer Arbeitsabläufe. Umso wichtiger ist es, dass Sie am Betreff eines Termins sofort erkennen, was zu tun ist und worum es bei dem Termin geht. Dazu geben Sie manchmal den Namen einer Kontaktperson oder eine Projektbezeichnung in die Betreffzeile des Termins ein. Doch was ist, wenn sich diese Informationen zwischenzeitlich ändern? Dann gibt es womöglich Dutzende Termine mit fehlerhaften Betreffzeilen. Es wäre mühsam, jeden Termin einzeln anzupassen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine Makrolösung vor, die ein automatisches Suchen und Ersetzen in den Betreffzeilen von Terminen durchführt, damit Sie wieder auf dem aktuellen Stand sind.
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