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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Bei empfangenen E-Mails können Sie bekanntlich via Menüband problemlos Kategorien zuweisen. Wenn Sie aber eine neue E-Mail erstellen, fehlt das Kategorie-Symbol im Menüband. Viele Anwender möchten aber auch beim Senden von E-Mails eine Kategorie zuweisen. Es ist wenig bekannt, aber tatsächlich ist das in den Nachrichtenoptionen auch beim E-Mail-Versand möglich. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Sie veröffentlichen immer wieder interessante Makros, die mir in meinem Outlook gute Dienste geleistet haben. Jetzt habe ich aber einen neuen PC bekommen und möchte die Makros auch in meiner neuen Outlook-Version nutzen. Wie schaffe ich das? Von meinem alten PC habe ich die Datei VBAPROJECT.OTM gesichert. Hilft mir das weiter? Wenn ja: Wie kann ich diese Makrodatei in das Outlook auf meinem neuen PC einbinden?
SmartTools QuickMail Pro ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es eigentlich nicht – zumindest bisher … Mit der neuen Version 8.5 können Sie Antworten jetzt noch schneller erstellen und benötigen gleichzeitig weniger Mailvorlagen. Passende Informationen wie Preise, Lieferzeiten und Produktinformationen werden jetzt voll automatisch ermittelt und in eine individuelle Antwort umgesetzt. Eine echte Revolution bei der Mailbearbeitung, durch die Sie in kürzester Zeit Dutzende von Arbeitsstunden einsparen werden.
Vor einiger Zeit haben wir in einem Tipp beschrieben, wie man mit Registry-Ergänzungen das "Outlook-Protokoll" aktivieren kann, um mit Hyperlinks wie "outlook:Posteingang" oder "outlook:<EntryID>" direkt den Posteingang von Outlook oder ein bestimmtes Outlook-Element zu öffnen. In den aktuellen Outlook-Versionen funktioniert das leider nicht mehr. Wenn Sie zum Beispiel in Excel, OneNote oder einer Webseite (HTML-Datei) einen Hyperlink zu einem Outlook-Element einfügen, erscheint beim Anklicken des Hyperlinks entweder eine Fehlermeldung ("unerwarteter Fehler aufgetreten") oder es passiert gar nichts. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie die Hyperlinks auf Outlook-Elemente wiederherstellen.
FRAGE Ich arbeite mit dem neuen Outlook und muss E-Mails in verschiedenen Sprachen schreiben (meist in Deutsch, Englisch oder Französisch). Dabei möchte ich gerne die Rechtschreibprüfung nutzen. Outlook scheint aber nur Texte in Deutsch korrekt zu prüfen. In englischen oder französischen Texten bemängelt Outlook quasi jedes Wort, weil nur die deutsche Rechtschreibprüfung angewendet wird. Ich weiß weder, wie ich die Textsprache einer E-Mail umschalten kann, noch weiß ich, wie ich zusätzliche Sprachen für die Rechtschreibprüfung einrichte. Wissen Sie Rat?
Am 14. Oktober 2024 beendet Microsoft den offiziellen Support für Windows 10. Danach werden keine Sicherheitsupdates mehr veröffentlicht, aber grundsätzlich können Sie Ihr System mit Windows 10 weiterhin nutzen. Für Abonnenten von Microsoft 365 wird der Einsatz von Windows 10 aber immer unattraktiver. Wie jetzt bekannt wurde, erhalten Sie ab August 2026 auch als zahlender Abonnent keine neuen Funktionen für Outlook 365 und die übrigen Office-Anwendungen, wenn Sie mit Windows 10 arbeiten.
Es kann immer mal passieren, dass Sie einzelne E-Mails versehentlich aus dem Posteingang löschen. Wir erhalten daher immer wieder Anfragen von Anwendern, die gelöschte E-Mails in Outlook wiederherstellen möchten. Tatsächlich ist das mit wenig Aufwand möglich, wie wir in diesem Tipp zeigen. Außerdem verraten wir, welche Option Sie in keinem Fall aktivieren sollten, wenn Sie die Chance auf Wiederherstellung nicht nach jedem Outlook-Start verlieren möchten.
FRAGE Ich möchte in meinem Outlook-Kalender einen Serientermin einrichten, der immer genau auf den dritten Arbeitstag eines Monats fällt. Das ist mir bislang leider nicht gelungen, denn ich habe kein passendes Serienmuster gefunden. Ich habe auch schon versucht, die Kalenderansicht auf "Arbeitswoche" umzustellen. Muss ich dafür vielleicht ein Makro schreiben? Oder gibt es einen anderen Trick, den ich noch nicht kenne?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.0 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen!
Viele Anwender haben schon feststellen, müssen, dass Outlook mitunter eigenmächtig handelt, wenn es um den Versand von E-Mails mit verlinkten Bildern geht. Anpassungsmöglichkeiten gab es leider nur in älteren Outlook-Versionen. Für alle aktuellen Versionen haben wir daher eine Makrolösung entwickelt, die Ihnen einen ähnlichen Komfort bietet. In diesem zweiten Teil unseres Tipps stellen wir Ihnen die Details der Makrolösung vor.
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