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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter beschrieben, wie sich gelöschte E-Mails von einem Exchange-Server wiederherstellen lassen, nachdem sie aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt worden waren. Sie wiesen darauf hin, dass der Server die E-Mails bis zu 14 Tage vorhält. Kann man diesen Zeitraum erweitern, damit sich E-Mails im Notfall zum Beispiel auch nach 30 Tagen noch wiederherstellen lassen? Da wir in unserer Firma Microsoft 365 mit Exchange Online einsetzen, habe ich in den Exchange-Einstellungen schon nach einer entsprechenden Option gesucht, aber leider nichts gefunden.
Kommen Sie auch nicht ohne Ihren Outlook-Kalender aus? Der Terminplaner ist eine unschätzbare Hilfe beim Koordinieren Ihrer Arbeitsabläufe. Umso wichtiger ist es, dass Sie am Betreff eines Termins sofort erkennen, was zu tun ist und worum es bei dem Termin geht. Dazu geben Sie manchmal den Namen einer Kontaktperson oder eine Projektbezeichnung in die Betreffzeile des Termins ein. Doch was ist, wenn sich diese Informationen zwischenzeitlich ändern? Dann gibt es womöglich Dutzende Termine mit fehlerhaften Betreffzeilen. Es wäre mühsam, jeden Termin einzeln anzupassen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine Makrolösung vor, die ein automatisches Suchen und Ersetzen in den Betreffzeilen von Terminen durchführt, damit Sie wieder auf dem aktuellen Stand sind.
FRAGE Outlook zeigt nach dem Start standardmäßig den Ordner an, den ich in den Optionen ausgewählt habe. Ich würde nach dem Start gerne je nach Situation jeweils direkt einen anderen Ordner anzeigen. Gibt es eine Möglichkeit, mehrere Start-Symbole zu erstellen und dann individuell festzulegen, ob nach dem Start beispielsweise der Kalender, der Posteingang oder der Kontakteordner angezeigt werden soll?
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen. Dieser Zeitraum läuft in nur 2 Monaten aus. Gleichzeitig endet auch der Support für Office 2019, denn bei den aktuellen Versionen ist Microsoft nicht mehr so großzügig mit der Unterstützung durch Sicherheitsupdates.
Im Kalender von Outlook gibt es die vordefinierten Ansichten Woche und Arbeitswoche. Die "Arbeitswoche" ist besonders praktisch, weil die Wochenenden ausgeblendet sind und so mehr Platz für die eigentlichen Arbeitstage bleibt. Eine Ansicht "Arbeitsmonat", also eine Monatsübersicht ohne die Wochenenden, gibt es allerdings nicht. Sie können auch keine neue Ansicht definieren, die eine Monatsübersicht zeigt und automatisch die Wochenenden ausblendet. Aber es gibt zwei Methoden, die als Alternativen in Frage kommen. Unser Tipp zeigt, wie Sie vorgehen müssen.
FRAGE Ich möchte für meine Mandantenverwaltung Aufgaben in Outlook erstellen, die automatisch schon bestimmte Kundeninformationen wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. enthalten. Am besten wäre es, wenn ich in meinem Kontaktordner einen Mandanten auswählen und dann per Mausklick die Aufgabe mit den zugehörigen Informationen anlegen könnte. Ist das bereits standardmäßig möglich oder lässt sich das mit einem Makro umsetzen?
SmartTools Outlook Backup ist die Lebensversicherung für Ihr Outlook: Schützen Sie sich mit minimalem Aufwand vor dem Verlust Ihrer E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen aus Outlook. SmartTools Outlook Backup hat sich seit vielen Jahren bei zehntausenden von zufriedenen Anwendern bewährt. Es sichert voll automatisch nicht nur einfach die Datendateien von Outlook, sondern jedes noch so kleine Detail Ihrer Outlook-Installation. Auf diese Weise ist auch eine blitzschnelle Übertragung auf eine neue Windows 11-Installation möglich.
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Manchmal passiert es, dass Sie einen Kontakt versehentlich aus Ihrem Kontaktordner löschen. Das geht in Outlook leider sehr schnell, weil dazu ein einfacher Druck auf die Entf-Taste genügt. Wenn Sie das Missgeschick sofort bemerken, können Sie es wieder rückgängig machen, indem Sie den Kontakt sofort aus dem Outlook-Ordner für gelöschte Elemente wiederherstellen. Das kann aber auch schnell in Vergessenheit geraten, und dann sind die Kontaktdaten weg. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie Outlook so einrichten, dass sich Kontakte erst nach vorheriger Rückfrage löschen lassen.
FRAGE Wenn ich meinen Kontaktordner öffne, sind die Adressen wie gewünscht nach dem Nachnamen sortiert. Wenn ich aber eine E-Mail schreibe und auf die An- bzw. die Cc-Schaltfläche klicke, zeigt mir Outlook die Adressen immer nach dem Vornamen sortiert an. Das passiert erst, seitdem ich zu einer aktuellen Outlook-Version gewechselt bin. Können Sie mir verraten, wie ich bei der Auswahl der E-Mail-Empfänger wieder die Sortierung "Nachname, Vorname" erhalte?
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