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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
In Outlook fehlt eine Möglichkeit, den Posteingang nach der Absenderdomäne zu sortieren oder zu gruppieren. Mit der VBA-Prozedur, die wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps vorgestellt haben, mit einer Posteingangsregel und einer eigenen Ordneransicht ergänzen Sie Outlook um die fehlende Funktionalität. Erstellen Sie jetzt die Regel für neue Nachrichten und die passende Ordneransicht. Mit der Regel lassen Sie automatisch die im ersten Teil angelegte VBA-Prozedur ausführen, sobald neue E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang eintreffen.
FRAGE Ich erhalte bisweilen E-Mails, die eine Lesebestätigung anfordern. Normalerweise entscheide ich je nach Absender, ob ich die Bestätigung sende oder nicht. Kürzlich habe ich aber aus Versehen das Kontrollkästchen Zukünftig nicht mehr nachfragen angekreuzt, bevor ich die Lesebestätigung abgeschickt habe. Konsequenterweise unterdrückt Outlook jetzt sämtliche Lesebestätigungen. Wissen Sie, wie ich das rückgängig machen kann?
Bei umfangreichen Ordnerstrukturen und mehreren Postfächern wird der Ordnerwechsel in Outlook schnell zum Geduldsspiel, aber jetzt gehört das langwierige Scrollen in Ordnerlisten der Vergangenheit an: das neue SmartTools FolderSwitch 1.2 für Outlook bietet einen komfortablen neuen Dialog zum blitzschnellen Ordnerwechsel. Nach der automatischen Installation wird SmartTools FolderSwitch per Mausklick oder über die Tastenkombination Strg + Alt + F aufgerufen.
Mit dem Januar 2025-Update wird eine kritische Sicherheitslücke in Windows geschlossen, die wirklich alle Outlook-Versionen betrifft und vor der mittlerweile auch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) warnt. Gefährlich ist die Sicherheitslücke deshalb, weil schon das Öffnen einer manipulierten E-Mail oder die Anzeige im Vorschaufenster zur Ausführung von Schadcode und damit zur Infektion durch einen Trojaner oder Virus führen kann. Windows sollte daher so schnell wie möglich auf den neuesten Stand gebracht werden.
Wir erhalten häufig Anfragen, wie man den Posteingang von Outlook nach der Domäne der E-Mail-Absender - also dem Teil der E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen - sortieren kann. Outlook bietet zwar eine Sortierung nach dem Von-Feld an. Das führt aber zu separaten Einträgen für Absender wie "meier@firma.de", "mueller@firma.de" oder "schulze@firma.de". Eine Gruppierung nach "firma.de" ist nicht ohne weiteres möglich. Wir zeigen Ihnen, wie es trotzdem geht.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.1 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Wir haben die Laufzeit der neuen Version 1.1 bis zum 31.3.2025 verlängert und die Funktionen der Gratis-Version erweitert.
Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo darauf hin, dass Outlook 365 nach dem Microsoft 365-Update auf die Version 2412 (Build 18324.20168) für einige Anwender praktisch unbenutzbar wird. Outlook stürzt beim Erstellen, Antworten oder Weiterleiten von E-Mails einfach kommentarlos ab. Bisher steht noch kein Bugfix zur Verfügung, aber Microsoft hat ein entsprechendes Update angekündigt, das "voraussichtlich" ab dem 28.1.2025 zur Verfügung stehen wird. Wenn Sie nicht solange warten möchten bis Sie Ihre nächste E-Mail schreiben, gibt es zum Glück eine schnelle Zwischenlösung.
Wenn Sie Outlook im Rahmen ein Microsoft 365-Abonnements nutzen, lassen Sie Updates in der Regel automatisch installieren – nicht zuletzt, um größtmöglichen Schutz vor neuen Sicherheitslücken zu gewährleisten. Wie mit dem Update im Dezember 2024 kommt es aber immer wieder vor, dass Updates Fehler enthalten und Outlook oder andere Office-Anwendungen plötzlich nicht mehr korrekt funktionieren. Es dauert dann nicht selten mehrere Wochen bis Microsoft den Fehler behebt. Bis dahin müssen Sie entweder mit dem Problem leben oder Sie kehren zu einem früheren Update-Stand zurück. Wir zeigen Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
Wenn Ihnen eine der eingebauten Standardansichten nicht gefällt, können Sie sie zwar individuell umgestalten, indem Sie zum Beispiel Felder hinzufügen oder entfernen, die Gruppierung oder Sortierung beeinflussen usw. Die Standardansichten lassen sich aber nicht komplett entfernen. In diesem Tipp zeigen wir aus diesem Grund, wie Sie mit kleinen VBA-Makros dafür sorgen, dass beim Wechsel in einen Kontaktordner automatisch eine bestimmte Ansicht ausgewählt wird.
Im Rahmen der Januar 2025-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist, weil schon das Öffnen einer E-Mail ausreicht, um ein System mit Schadcode zu infizieren. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind sehr wahrscheinlich ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
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