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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
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Wir haben vor einiger Zeit eine Makrolösung vorgestellt, mit der sich Termine mit Kontaktverknüpfungen erstellen lassen. Dabei hatten wir beschrieben, wie sich das Verknüpfungsfeld für Kontakte mittels Registry-Eintrag in den jüngsten Outlook-Versionen sichtbar machen lässt. Wenn Sie aber nicht nur zum eingetragenen Kontakt verzweigen, sondern auch umgekehrt zu einem Kontakt schnell alle verknüpften Termine oder Aufgaben anzeigen möchten, hilft Ihnen der Personenbereich des Kontaktformulars nicht weiter. Hier tauchen diese Elemente nicht auf. Unser aktueller Tipp zeigt eine Makrolösung, die weiterhilft.
FRAGE Ich nutze ein großes Display und möchte gerne meinen Outlook-Posteingang und meinen Kalender immer parallel am Bildschirm anzeigen lassen. Mich stört bei der aktuellen Konfiguration, dass ich standardmäßig immer zwischen den Ordnern wechseln muss, um beim Lesen einer E-Mail zum Beispiel kurz nachzuschauen, ob ich an einem bestimmten Tag einen freien Termin habe. Haben Sie eine Idee, wie ich effektiver arbeiten kann?
Wenn Sie über den Navigationsbereich von Outlook zu den Kontakten (oder neuerdings "Personen") wechseln, erscheint als erstes immer der Standard-Kontaktordner. Viele Anwender wünschen sich allerdings, dass automatisch ein anderer Ordner wie "Business-Kontakte" angezeigt wird. Im Outlook-Kalender können Sie per Kontrollkästchen steuern, welche Kalender angezeigt werden, und Outlook merkt sich diese Einstellung auch. Aber gibt es eine ähnliche Möglichkeit auch für Kontakte?
FRAGE In meinem alten Outlook konnte ich im Kalender leicht mehrere Wochen anzeigen lassen, indem ich die gewünschten Tage im kleinen Monatskalender durch Ziehen mit der Maus markierte. Anschließend war es kein Problem, in einen E-Mail- oder Kontakteordner zu wechseln und danach zur vorher eingestellten Datumsauswahl im Kalender zurückzukehren. Mein neues Outlook aktiviert nun leider immer wieder die Standard-Monatsansicht anstelle meiner Datumsauswahl, wenn ich aus einem anderen Ordner wieder in den Kalender wechsle. Kennen Sie einen Trick, mit dem sich Outlook meine Datumsauswahl im Kalender dauerhaft merkt?
In früheren Versionen von Outlook konnten Sie Informationen aus den unterschiedlichsten Dateitypen importieren. Dazu zählten unter anderen Excel-, Access- und Lotus Organizer-Dateien sowie verschiedene Arten von CSV- bzw. Textdateien ("Kommagetrennte Werte", "Tabulatorgetrennte Werte"). Die neueren Outlook-Versionen bieten beim Import aus externen Dateien nur noch "Durch Trennzeichen getrennte Werte" und "Outlook-Datendatei (.pst)" an.
FRAGE Manchmal muss ich E-Mails auch in englischer Sprache schreiben. Die Rechtschreibprüfung von Outlook bemängelt dann allerdings fast jedes Wort, weil sie offenbar davon ausgeht, dass der Nachrichtentext auf Deutsch geschrieben ist. Kann ich die Rechtschreibprüfung in diesem Fall vielleicht ausschalten? Oder was noch besser wäre: Kann ich die Rechtschreibprüfung bei Bedarf irgendwie auf Englisch umschalten?
Ein Wiedervorlagesystem hilft dabei, die Bearbeitung wichtiger E-Mails nicht zu vergessen. Wie Sie ein solches System in Outlook einrichten, haben wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps gezeigt. Doch nicht immer funktioniert das System so, wie es geplant ist. Wenn Nachrichtenkennzeichnungen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen und sich Erinnerungen gar nicht erst setzen lassen, müssen Sie auf Tricks zurückgreifen. Diese Tricks stellen wir Ihnen in diesem zweiten Teil unseres Tipps vor.
FRAGE Seit ein paar Tagen haben sich drei neue App-Symbole in meiner Windows-Taskleiste eingenistet, die offenbar zu Outlook bzw. OneDrive gehören. Sie heißen People, Calendar und Files. Ich brauche diese zusätzlichen Mini-Apps nicht, denn meine Kontakte und Termine verwalte ich direkt in Outlook. Und wenn ich mit Dateien arbeiten will, nutze ich den Explorer oder öffne meinen OneDrive-Speicher online im Browser. Ich möchte die drei Apps dauerhaft loswerden. Wissen Sie, wie das geht? Denn wenn ich die Apps schließe, sind sie beim nächsten Start meines PCs automatisch wieder da.
Die Zeit ist oft knapp und vermutlich schaffen auch Sie es nicht, alle eingehenden E-Mails immer sofort zu bearbeiten. Was also tun, um die weitere Bearbeitung einer E-Mail nicht zu vergessen? Richten Sie doch einfach eine Wiedervorlage ein. Wie das geht, verraten wir Ihnen in diesem Tipp. Wenn Sie sich von Outlook an etwas erinnern lassen wollen, müssen Sie nur eine Erinnerungszeit setzen. Das kennen Sie vielleicht von Terminen oder Aufgaben. Das geht aber genauso gut mit E-Mails. Hier nutzen Sie die Nachrichtenkennzeichnung, mit der Sie nicht nur ein Fälligkeitsdatum, sondern auch eine konkrete Erinnerungszeit einstellen können.
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