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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Verschicken Sie jetzt mit wenigen Mausklicks personalisierte Anhänge für individuelle Rechnungen, Einladungen, Angebote, Bestellformulare, Einsatzpläne, Preislisten usw. Personalisierte Serien-E-Mails sind der Standard für professionelles Marketing und optimale Kundenpflege. Mit dem brandneuen SmartTools Serienmail-Profipaket 5.4 für Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 werden Ihre Mailings noch erfolgreicher: Sie können nicht nur die Serienmails, sondern auch die Anhänge personalisieren und perfekt auf jeden einzelnen Empfänger abstimmen. Die Daten übernehmen Sie ganz nach Bedarf aus Outlook, Excel oder Access.
Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Viewer ist eine eigenständige Windows-Anwendung, arbeitet unabhängig von Microsoft Office und bietet alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit empfangenen E-Rechnungen benötigen. Seit einiger Zeit müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Inzwischen werden immer mehr E-Rechnungen verschickt und Sie benötigen einen speziellen Viewer, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Nur so kann eine echte Kontrolle und Freigabe erfolgen, denn die Anzeige der PDF allein reicht nicht aus! Der SmartTools E-Rechnung Viewer bietet genau diese Funktionen mit einer einfach zu bedienenden übersichtlichen Oberfläche.
FRAGE In einer früheren Ausgabe Ihres Outlook-Newsletters hatten Sie in einem Tipp beschrieben, wie sich E-Mails mit Hilfe einer Regel immer zeitverzögert senden lassen. Der Tipp ist grundsätzlich genial. Manchmal möchte ich eine E-Mail aber doch sofort senden. Ich habe es schon per Rechtsklick im Postausgang versucht, finde im Kontextmenü der E-Mail aber keinen Befehl zum sofortigen Senden. Gibt es irgendeinen Trick, eine E-Mail mit verzögerter Zustellung sofort zu senden?
Es geht nichts über einen aufgeräumten Posteingang. Vielleicht haben Sie sogar schon Regeln angelegt, die E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner verteilen. Doch Outlook kann noch mehr. Mit automatischen Formatierungen kann Outlook bestimmte Nachrichten farblich kennzeichnen oder in einer größeren Schrift anzeigen, so dass Sie sie sofort erkennen. Sie müssen Outlook nur mitteilen, welche Nachrichten hervorgehoben werden sollen. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Tipp.
Die VBA-gesteuerte Überwachung von Outlook-Ereignissen ist überaus praktisch. Allerdings versagt sie mitunter, wenn Sie mehrere Outlook-Fenster geöffnet haben. Mit den passenden Methoden lässt sich dieses Manko aber glücklicherweise umgehen. Die erforderlichen Maßnahmen stellen wir in diesem Tipp vor. Als Beispiel dient eine Lösung, die das versehentliche Löschen eines Kontakts mit der Entf-Taste verhindert.
FRAGE Im Posteingang kann ich mit den Pfeiltasten schnell durch meine E-Mails blättern und den jeweiligen Text im Lesebereich lesen. Manchmal öffne ich eine E-Mail per Doppelklick aber auch in einem eigenen Nachrichtenfenster, um sie zu bearbeiten. Dann ist es lästig, das Fenster erst wieder zu schließen, damit ich im Posteingang zur nächsten E-Mail blättern kann. Kann ich nicht auch aus dem Nachrichtenfenster direkt zur nächsten bzw. vorherigen E-Mail springen?
Der Anteil von verschickten E-Rechnungen steigt in den letzten Monaten stark an, aber viele Unternehmen bemerken das gar nicht. Das Hauptproblem: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nicht ohne weiteres als E-Rechnung erkennbar. Sie erscheint zunächst wie eine normale PDF-Datei, aber es genügt nicht, wie gewohnt nur das PDF-Dokument anzuzeigen! In der PDF befindet sich auch die eigentliche E-Rechnung als strukturierte Textdatei. Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen in PDF und E-Rechnung übereinstimmen, denn der Inhalt der E-Rechnung ist ausschlaggebend für den in Rechnung gestellten Betrag. Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Prüfer hilft weiter: er integriert sich in Outlook, prüft die Anhänge in der aktuell angezeigten Nachricht und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein.
VBA-Lösungen sind immer dann besonders praktisch, wenn sie unbemerkt im Hintergrund ablaufen. Möglich machen das Ereignisprozeduren, die Outlook automatisch beim Eintreten bestimmter Situationen ausführt. Das könnte der Eingang einer E-Mail, das Wechseln des aktuellen Ordners oder das Verschieben eines Outlook-Elements in einen anderen Ordner sein. Es gibt allerdings einen Haken: Ereignisprozeduren beziehen sich üblicherweise nur auf das Hauptfenster von Outlook. In weiteren Fenstern bleiben sie häufig ohne Wirkung. Doch das muss nicht so sein. In diesem Tipp verraten wir die Tricks, mit denen Ihre Ereignisprozeduren in jedem Outlook-Fenster ausgeführt werden.
FRAGE Ich erhalte mitunter Kalenderdateien mit der Endung .ICS als E-Mail-Anhang - zum Beispiel bei Buchungsbestätigungen der Deutschen Bahn. Die Termine aus diesen Kalenderdateien möchte ich nun in meinen Outlook-Kalender übernehmen. Wenn ich den ICS-Anhang aber per Doppelklick öffne, legt Outlook unaufgefordert einen neuen Kalender an. Eine Integration in meinen eigenen Kalender erfolgt nicht. Was läuft da falsch? Und wie kann ich die Termine aus den ICS-Dateien direkt in meinen eigenen Kalender einfügen?
Nutzen Sie Textbausteine und Mailvorlagen für Outlook und Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 übersichtlich und flexibel unter einer Oberfläche. SmartTools QuickText Pro und SmartTools QuickMail Pro haben sich seit Jahren bei Tausenden von Anwendern bewährt und beide Tools arbeiten Hand in Hand zusammen. Mit einer KI-Schnittstelle und flexiblen Formularfeldern in der neuen Version 8.5 werden QuickText und QuickMail jetzt noch besser.
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