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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Der Export von Terminen aus Outlook nach Excel ist grundsätzlich kein Problem. Etwas komplizierter wird es, wenn es gezielt um eine bestimmte Terminserie geht und Sie auch die Notizen erhalten möchten. Grundsätzlich ist es kein Problem, die Serientermine aus Outlook in eine CSV-Datei zu exportieren, die Sie anschließend in Excel öffnen können. Allerdings können Sie dabei nur den Datumsbereich eingrenzen, so dass neben Ihrer "Ernährungsprotokoll"-Terminserie auch alle anderen Termine aus der gewählten Zeitspanne exportiert werden. Außerdem exportiert Outlook die Kalendereinträge in einem CSV-Format, mit dem ein deutsches Excel nicht auf Anhieb zurechtkommt. Doch mit den in Excel integrierten Datentools lassen sich diese Schwierigkeiten aus der Welt räumen.
FRAGE Ich möchte bei meiner Korrespondenz Tipparbeit sparen und Adressen nicht immer wieder neue eingaben. Wie kann ich also die Postanschrift eines Outlook-Kontakts ohne großen Aufwand in ein Word-Dokument einfügen. Den Weg über einen Serienbrief kenne ich, aber das wäre mir zu umständlich. Und ein mühsames Zusammenkopieren von Name und Anschrift möchte ich mir auch ersparen. Haben Sie einen Tipp für mich?
Wir haben vor einiger Zeit eine Makrolösung vorgestellt, mit der sich Termine mit Kontaktverknüpfungen erstellen lassen. Dabei hatten wir beschrieben, wie sich das Verknüpfungsfeld für Kontakte mittels Registry-Eintrag in den jüngsten Outlook-Versionen sichtbar machen lässt. Wenn Sie aber nicht nur zum eingetragenen Kontakt verzweigen, sondern auch umgekehrt zu einem Kontakt schnell alle verknüpften Termine oder Aufgaben anzeigen möchten, hilft Ihnen der Personenbereich des Kontaktformulars nicht weiter. Hier tauchen diese Elemente nicht auf. Für dieses Suchmuster bietet Outlook leider nur die "Erweiterte Suche" an. Darin könnten Sie dann in allen Outlook-Ordnern nach beliebigen Outlook-Elementen suchen, in denen das Kontakte-Feld einen bestimmten Namen enthält. Sonderlich komfortabel ist diese Vorgehensweise natürlich nicht, weil Sie die Suchbedingungen immer wieder neu eingeben müssen. Deshalb haben wir für Sie eine Makrolösung entwickelt, die Ihnen die Arbeit erleichtert.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.3 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Ab sofort steht die neue Version 1.3 mit erweiterten Funktionen zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen die komfortable Erweiterung für alle aktuellen Outlook-Versionen im Detail vor.
Mit Outlook können Sie mit wenig Aufwand eine Regel definieren, die E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch druckt. Wenn Sie im Druckdialog von Outlook vorher bereits das Kontrollkästchen Anlagen drucken aktiviert haben, werden durch die Regel auch die angehängten PDF-Dokumente gedruckt. Häufig möchten Sie mit der Regel nur den Dateianhang und nicht zusätzlich die E-Mail selber drucken aber genau dafür gibt es keine vorgefertigte Regelaktion.
FRAGE Haben Sie eine Idee, wie ich in Outlook automatische Abwesenheitsnotizen auch ohne den Einsatz eines Exchange Servers einrichten kann? Ich möchte zum Beispiel während meines Urlaubs alle eingehenden E-Mails automatisch mit einer Nachricht beantworten lassen, dass ich in der nächsten Zeit nicht erreichbar bin und mich erst nach dem Urlaub um die Beantwortung der Anfragen kümmern kann. Ich nutze allerdings keinen Exchange Server.
Viele Anwender lassen sich von Outlook an Termine oder die Nachverfolgung von E-Mails erinnern. Wenn Sie zum Erinnerungszeitpunkt allerdings in einem anderen Programm arbeiten, können Sie nur am Blinken des Outlook-Symbols in der Taskleiste erkennen, dass Sie Outlook an etwas erinnern möchte. Erst über das Taskleistensymbol lässt sich das Erinnerungsfenster einblenden. So haben Sie vielleicht schon den einen oder anderen wichtigen Termin übersehen. Immer wieder fragen uns Leser danach, wie man Outlook dazu bringen kann, dass das Erinnerungsfenster immer im Vordergrund vor allen anderen Programmfenstern erscheint. Mit eingebauten Outlook-Einstellungen lässt sich das leider nicht regeln. Mit unserer VBA-Lösung können Sie das Erinnerungsfenster aber automatisch in den Vordergrund holen.
FRAGE Meine E-Mails verschicke ich normalerweise im HTML-Format. Bei manchen Empfängern – insbesondere auf Mobilgeräten – führt das aber dazu, dass der Text in einer winzigen Schriftgröße dargestellt wird und kaum zu lesen ist. Testweise habe ich den Empfängern E-Mails im Nur-Text- oder Rich Text-Format geschickt. Dabei war die Schriftgröße in Ordnung. Je nach Empfänger möchte ich meine Mails jetzt entweder im HTML- oder im Rich Text-Format verschicken. Wie ich gelesen habe, soll es eine entsprechende Einstellung in den Kontakten von Outlook geben. Aber wie erreiche ich die? Und wie kann ich das Nachrichtenformat dauerhaft für einzelne Kontakte ändern?
Sind Sie bereits Opfer der Zwangsumstellung auf das neue Outlook geworden? Dann besteht derzeit kein Grund zur Sorge, denn Sie können jederzeit zum klassischen Outlook zurückkehren. Aber vielleicht wollen Sie die Zwangsumstellung generell verhindern. Dann sollten Sie schnell handeln, denn selbst in den Business-Versionen von Microsoft 365 läuft aktuell die Phase, in der Sie ungefragt auf das neue Outlook umgestellt werden. Wie Sie das verhindern oder rückgängig machen, verraten wir Ihnen in diesem Teil unseres Tipps.
FRAGE Nachdem mein Outlook nicht mehr starten wollte und immer nur eine Fehlermeldung über ein "ungültiges XML" lieferte, habe ich versucht, den Fehler mit dem Startparameter "/resetnavpane" zu lösen. Dazu habe ich mit Windows + R das Dialogfenster Ausführen geöffnet und folgenden Befehl eingegeben: outlook.exe/resetnavpane. Das Starten dieses Befehls führt jedoch zu einer neuen Fehlermeldung, und zwar, dass die Datei nicht gefunden werden kann. Haben Sie eine Idee, wie ich Outlook reparieren kann?
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