Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Es gibt einige Firmen, die mir mehrmals am Tag Spamnachrichten (Junk-E-Mails) schicken. Es reicht hier leider nicht aus, den Absender zu blockieren, da die Absenderadresse jedes Mal leicht variiert – zum Beispiel erst "abc@spamfirma.de", dann "def@spamfirma.de" usw. Gleich bleibt nur die Absenderdomäne. Deshalb meine Frage: Gibt es in Outlook die Möglichkeit, alle Absender einer Domäne auf einmal zu blockieren?
Es kommt immer wieder vor, dass Sie den aktuellen Inhalt der Zwischenablage per E-Mail verschicken möchten. Normalerweise legen Sie dazu zunächst eine neue Mail an, klicken in das Nachrichtenfenster und fügen dann den Inhalt der Zwischenablage ein. Wenig bekannt ist die folgende nützliche Abkürzung: Nachdem Sie die gewünschten Informationen beispielsweise aus dem Browserfenster oder aus einem Dokument in die Zwischenablage kopiert haben, wechseln Sie nach Outlook und wechseln in den Posteingang (sofern er nicht bereits aktiv ist).
Wenn Sie von einem anderen Outlook-Benutzer eine Verteilerliste als Anhang einer E-Mail erhalte, können Sie sie leider nicht in Ihren Kontaktordner einfügen. Ein Doppelklick auf die angehängte Datei öffnet nur ein neues E-Mail-Fenster mit einer seltsamen Absenderadresse. Und wenn Sie die angehängte Datei/Verteilerliste mit der Maus in den Kontaktordner ziehen, öffnet sich ein neuer Einzelkontakt, der ebenfalls rätselhafte Angaben enthält. Eine Verteilerliste erhalten Sie aber in keinem der beiden Fälle.
FRAGE Einzelne Termine oder auch Besprechungen aus meinem eigenen Outlook-Kalender möchte ich gerne an unsere Arbeitsgruppe übermitteln. Für die gemeinsame Terminplanung haben wir schon einen eigenständigen Kalender eingerichtet, der bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Outlook eingebunden ist. Wie schaffe ich es am schnellsten, Termine aus meinem Kalender in den gemeinsamen Kalender zu kopieren? Einen Kopierbefehl habe ich weder im Menüband noch im Kontextmenü eines Termins gefunden.
FRAGE Auf unserem Exchange Server haben wir als öffentlichen Ordner einen "Teamkalender" angelegt, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Um schnell die allgemeinen Termine kontrollieren zu können, möchte ich Outlook dazu bringen, sofort nach dem Start unseren Teamkalender anzuzeigen. In den Outlook-Optionen kann ich als "Startordner" aber keine öffentlichen Ordner auf unserem Exchange Server auswählen. Ich hatte dann die Idee, eine Desktop-Verknüpfung anzulegen, die Outlook startet und automatisch in den öffentlichen Teamkalender wechselt. Ist das machbar?
Viele Anwender haben mehrere Konten in Outlook eingerichtet und somit entsprechend viele Posteingangsordner. Idealerweise würde man sich natürlich wünschen, alle Konten in einem globalen Posteingangsordner zusammenführen zu können. Ein solcher gemeinsamer Posteingang für alle eingerichteten E-Mail-Konten ist ein sehr häufig nachgefragter Wunsch. Leider ist das in Outlook derzeit nicht machbar, aber wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie zumindest schnell zwischen den einzelnen Posteingangsordnern wechseln können.
FRAGE Ich möchte eine Regel erstellen, die beim Zutreffen der eingestellten Bedingungen ein Makro ausführt. In Ihrem Newsletter habe ich dazu schon verschiedene Beispiele gefunden. In meiner neuen Outlook-Version gibt es aber aus unerfindlichen Gründen keine Regelaktion "ein Skript ausführen". Die Ausführung von Makros habe ich im Trust Center erlaubt; daran kann es eigentlich nicht liegen. Können Sie mir sagen, warum die Regelaktion fehlt?
Eines der letzten Microsoft 365-Updates enthält einen neuen Outlook-Bug, den Microsoft vor wenigen Tagen dokumentiert hat: Wenn Sie eine empfangene Mail öffnen, erscheint in einigen Fällen nur ein leeres Fenster. Erst beim Weiterleiten oder Antworten sehen Sie in dem neuen Mailentwurf den tatsächlichen Nachrichteninhalt. Die Version 2410 (Build 18129.20030) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll.
Viele Anwender verwenden in den Outlook-Kontakten Fotos der entsprechenden Personen. Nach dem Einfügen sind die Bilder in Outlook gespeichert, aber es gibt standardmäßig keine Möglichkeit, sie wieder als Datei zu sichern, wenn zum Beispiel das verwendete Original verloren gegangen ist. Unser Tipp liefert die Lösung: ein VBA-Makro verarbeitet automatisch alle Einträge aus dem aktuell angezeigten Kontaktordner und speichert die verfügbaren Kontaktbilder als JPG-Dateien.
FRAGE Ich möchte in meinem Posteingang gezielt nach E-Mails suchen, die ein Word-Dokument als Anhang enthalten. Aber ich komme nicht weiter. In der Suchfunktion von Outlook habe ich zwar die Option Hat Anlagen gefunden. Damit finde ich aber auch E-Mails mit PDF-, Bild- oder sonstigen Dateianhängen. Lässt sich die Suche irgendwie einschränken, dass tatsächlich nur E-Mails mit Word-Anhängen gefunden werden?
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