Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Ich verwende in Terminen die "Anzeigen als"-Optionen, um sofort zu erkennen, ob ich für einen Termin außer Haus bin, ob der Termin nur mit Vorbehalt eingetragen wurde usw. Outlook kennzeichnet die Termine entsprechend mit unterschiedlichen Balken am linken Rand der Kalendereinträge. Bislang konnte ich anhand der verschiedenen Farbgebungen und Muster dieser Balken schnell erkennen, um welche Art von Termin es sich handelt. Seit kurzem verwendet Outlook aber für alle "Anzeigen als"-Optionen dieselbe Farbe. Allenfalls an den Mustern kann ich die verschiedenen Optionen noch unterscheiden. Wissen Sie, wie ich das alte Design der "Anzeigen als"-Optionen wiederherstellen kann?
Mit Verteilerlisten (Kontaktgruppen) fassen Sie Mailadressen von Kunden, Abteilungen, Kollegen, Vereins- oder Familienmitgliedern usw. ganz einfach zusammen und können sie dann in Zukunft jederzeit per Mausklick anschreiben - egal ob Ihre Liste nun 5 oder 500 Mitglieder hat. Leider ist die nachträgliche Verwaltung und Bearbeitung mit Outlook sehr umständlich. Der brandneue SmartTools Verteilerlisten-Manager Pro 5.1 sorgt für eine komfortable Verwaltung, übersichtliche Darstellung und die blitzschnelle Aktualisierung Ihrer Verteilerlisten.
Mit GPT-4o (o = omni) hat OpenAI im Mai sein bisher leistungsfähigstes Sprachmodell vorgestellt. Obwohl die Preise in den letzten Monaten stark gefallen sind, kostet der Einsatz dieses KI-Modells immerhin ca. 4,60 € pro Million Input Token und ca. 13,80 € pro Million Output Token. Dabei entspricht 1 Million Token ungefähr der Textmenge von 2.500 Seiten eines Standardbuches. Mit GPT-4o mini steht ab sofort eine besonders kostengünstige Alternative zur Verfügung, die bereits deutlich leistungsfähiger ist als das Modell GPT 3.5 Turbo, das zu Beginn des KI-Hypes Ende 2022 für ChatGPT verwendet wurde. Für alltägliche Aufgaben in Word, Excel und Outlook wie dem Erstellen, Zusammenfassen, Optimieren und Übersetzen von Text oder der Analyse von Tabellendaten ist das kleine Sprachmodell optimal geeignet und es ist dabei über 20x günstiger als GPT-4o. Auch im Vergleich zu einem Abonnement von GPT Plus und Microsoft CoPilot ist der Einsatz des neuen Sprachmodells in den Office-Anwendungen besonders kostengünstig.
Outlook bietet in den E-Mail-Optionen die auf den ersten Blick sehr nützliche Option Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt an. Wenn Sie es aktivieren erscheint allerdings dennoch keine Warnung, wenn Sie versehentlich eine E-Mail ohne Anhang verschicken. Man sollte davon ausgehen, dass Outlook im Nachrichtentext nach Wörtern wie "Anhang", "Anlage" usw. sucht und dementsprechend entscheidet, ob eine Warnung nötig ist oder nicht.
Viele Anwender haben in Outlook mehrere E-Mail-Konten eingerichtet. Vor allem IMAP-Konten haben aber alle ihren eigenen Posteingang, so dass Sie zum Lesen der neuen E-Mails mehrere Ordner durchsehen müssen. Hilfreich wäre daher ein übergreifender Posteingang für alle Konten. Am nächsten kommen Sie diesem Ziel mit einer speziellen Sofortsuche. Die Sofortsuche starten Sie über das Suchfeld über der Posteingangsliste. Standardmäßig durchsucht Outlook allerdings nur das aktuelle Postfach. Damit alle E-Mail-Konten durchsucht werden, erweitern Sie den Suchbereich auf alle Postfächer bzw. alle E-Mail-Elemente. Es wäre jedoch sehr mühsam, zur Ausgabe der übergreifenden Posteingangsliste immer wieder ein Suchkriterium einzugeben und den Suchbereich zu erweitern. Effektiver ist der Einsatz eines VBA-Makros, das Sie im Bedarfsfall per Mausklick aufrufen und das wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter vor kurzem einen QuickTipp zum erneuten Versenden von E-Mails per Mausklick veröffentlicht. Ich kann allerdings den dort erwähnten Befehl Diese Nachricht erneut senden in meiner Outlook-Version nicht an der genannten Stelle finden. Hat sich da etwas geändert? Wurde der Befehl verlegt? Oder gibt es diesen Befehl in bestimmten Outlook-Versionen vielleicht überhaupt nicht mehr?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden.
Im Rahmen der Juli 2024-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist, weil schon das Öffnen einer E-Mail ausreicht, um ein System mit Schadcode zu infizieren. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind sehr wahrscheinlich ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
FRAGE Ich veranstalte regelmäßig Online-Präsentationen mit bis zu 100 Teilnehmern. Die Einladungen verschicke ich als Besprechungsanfragen aus Outlook. Was mich daran stört, ist, dass ich meist auch von allen Teilnehmern Zusagen oder Absagen erhalte, die meinen Posteingang überfluten. Eigentlich brauche ich für die Einladungen keine Rückmeldungen, weil die Präsentationen ohnehin stattfinden, ganz unabhängig von der Teilnehmerzahl. Haben Sie eine Idee, wie ich die Rückmeldungen auf meine Besprechungsanfragen unterdrücken kann?
Sie bearbeiten E-Mails, Aufgaben, Termine oder Notizen in Outlook und möchten als nächstes ein Word-Dokument erstellen oder eine Excel-Kalkulation anlegen? Eine wenig bekannte Tastenkombination, die wir Ihnen in unserem aktuellen SmartTipp für Outlook vorstellen, ermöglicht das direkt aus Outlook heraus. Mit dieser Tastenkombination sparen Sie wertvolle Zeit und steigern Ihre Effizienz, da Sie nicht erst zu Word oder Excel wechseln müssen. Stattdessen können Sie direkt aus Ihrer aktuellen Outlook-Sitzung heraus ein neues Dokument oder eine neue Kalkulation starten.
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