Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Und auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. In diesem Beitrag finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Outlook", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können. Wir versuchen dabei, nur das absolute Minimum an Fachbegriffen und Abkürzungen zu verwenden, auf die Sie bei weiteren Recherchen zum Thema E-Rechnung unweigerlich stoßen werden.
FRAGE Wie schaffe ich es, meinen Kontaktordner so zu filtern, dass nur noch die Adressen eines bestimmten Postleitzahlbereichs angezeigt werden. Ich möchte zum Beispiel nur noch die Kontakte sehen, deren Postleitzahl mit "2" beginnt. Im Filterdialog kann ich zwar nach dem Feld "PLZ" filtern. Als Vergleichsoperatoren bietet mir Outlook aber nur "enthält" oder "ist (genau)" an. Bei einem Filter wie "PLZ enthält 2" werden anschließend auch Kontakte mit einer Postleitzahl wie "85442" angezeigt, was wenig hilfreich ist. Haben Sie eine Lösung für mich?
Eine Mail, die Sie in Outlook empfangen, ist auf den ersten Blick ein unveränderbares Dokument. Tatsächlich ist dem nicht so, wenn Sie eine wenig bekannte Outlook-Funktion kennen. So kommt es immer wieder vor, dass Sie eine empfangene Mail lesen, Ihnen zum Beispiel einige wichtige Anmerkungen für die Antwort einfallen, Sie aber gerade keine Zeit haben, die Nachricht auszuformulieren. Ein kleiner Trick hilft weiter.
Mit dem neuen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2025 für Outlook 365, 2024, 2019, 2016 und 2013 können Sie jetzt die aktuellsten Ferientermine und Feiertage nach in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Der Assistent integriert sich nach der automatischen Installation in Outlook und lässt sich jederzeit per Mausklick starten. Wählen Sie dann das gewünschte Bundesland bzw. einen Kanton aus und lassen Sie die passenden Ferien und/oder Feiertage in Ihren Kalender eintragen.
Da Phishing-Mails immer authentischer werden, macht es Sinn, die tatsächlichen E-Mail-Adressen der Absender im Posteingang anzeigen zu lassen. Das übliche Absenderfeld "Von" zeigt meist nur einen Klarnamen an – etwa "SmartTools Outlook Weekly" anstelle von "newsletter@smarttools.de". So könnte ein Angreifer den Klarnamen fälschen und eine täuschend echt aussehende E-Mail verschicken, die tatsächlich aber einen Link zu einem Viren-Download enthält. Im Vertrauen auf den bekannten Absendernamen könnte ein Hackerangriff schnell Erfolg haben. Das Risiko ließe sich minimieren, wenn auch die Original-Absenderadresse im Posteingang zu sehen wäre. So würde eine E-Mail mit dem Absendernamen "SmartTools Outlook Weekly" und einer Absenderadresse wie "info@hacker-business.com" sofort misstrauisch machen und die Gefahr unbedachter Mausklicks könnte zumindest ein wenig reduziert werden. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Bei der gemeinsamen Nutzung von öffentlichen Kontakteordnern wäre ein wenig mehr Transparenz wünschenswert. Lassen sich irgendwie mit möglichst wenig Aufwand gezielt die Kontakte kenntlich machen, die ich in einem Kontaktordner auf einem Exchange Server bearbeitet bzw. hinzugefügt habe? Auf diese Weise möchte ich andere Benutzer auf die Änderungen hinweisen, die dann ihrerseits zum Beispiel die Kontakte öffnen und sich über neue Ansprechpartner informieren können.
Viele Anwender nutzen beim Schreiben von E-Mails die Textvorhersage von Outlook 365. Dabei erscheinen während der Eingabe in grauer Farbe Vorschläge zu den nächsten Worten bzw. zur Vervollständigung des aktuellen Satzes. In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft erneut darauf hin, dass die Textvorhersage auf einigen Systemen plötzlich nicht mehr funktioniert. Wenn Sie den Optionen-Dialog aufrufen, ist die entsprechende Einstellung komplett verschwunden. Glücklicherweise gibt es eine schnelle Problemlösung.
Schnell geht bei Mail-Unterhaltungen die Übersicht verloren, wenn mit jedem neuen Beitrag zu einem Thema ein neues AW: oder RE: im Betreff vorangestellt wird, Mails verstreut in Ordnern liegen und viele Inhalte durch das Beantworten mehrfach vorliegen. Bringen Sie jetzt Ihre Mails unter einen Hut! In unserem Tipp zeigen wir, wie mit Hilfe der Unterhaltungsansicht eine effektivere Verwaltung Ihres Mail-Aufkommens gelingt.
FRAGE Sie hatten sich in Ihrem Newsletter vor einiger Zeit mit dem Thema "Bcc-Adressen" beschäftigt. Wie Sie richtig anmerkten, lassen sich die Empfänger aus der Bcc-Liste nicht sichtbar machen. Darin sehe ich aber auch ein Risiko, denn wenn jemand eine E-Mail mit Bcc-Empfängern erhält und dann auf Allen antworten klickt, weiß er/sie ja nicht, wer "Alle" ist. Die Bcc-Empfänger in der Antwortmail bleiben schließlich unsichtbar. Vielleicht können Sie in Ihrem Newsletter ja auf dieses Verhalten hinweisen und vor einem unbedachten Klick auf Allen antworten warnen.
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