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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Im Rahmen der Januar 2025-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist, weil schon das Öffnen einer E-Mail ausreicht, um ein System mit Schadcode zu infizieren. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind sehr wahrscheinlich ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
Wir erhalten häufig Anfragen, wie man den Posteingang von Outlook nach der Domäne der E-Mail-Absender - also dem Teil der E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen - sortieren kann. Outlook bietet zwar eine Sortierung nach dem Von-Feld an. Das führt aber zu separaten Einträgen für Absender wie "meier@firma.de", "mueller@firma.de" oder "schulze@firma.de". Eine Gruppierung nach "firma.de" ist nicht ohne weiteres möglich. Wir zeigen Ihnen, wie es trotzdem geht.
FRAGE Sie haben kürzlich beschrieben, wie sich Sicherheitswarnungen beim programmgesteuerten Zugriff auf Outlook unterbinden lassen. Dazu sollte man im Trust Center unter der Kategorie Programmgesteuerter Zugriff die Option Bei verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen aktivieren. Das klappt bei mir nicht, weil alle Optionen für den programmgesteuerten Zugriff ausgegraut sind und sich nicht ändern lassen. Wie kann ich die Sicherheitswarnungen jetzt unterbinden?
Über die Funktion Ansicht-Ansichteinstellungen können Sie in Outlook eine Funktion "Filtern" aufrufen, die beispielsweise die Übersicht im Posteingang oder Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien filtert. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, nur Elemente anzeigen zu lassen, die einer oder mehreren Kategorien zugeordnet sind. Zum Beispiel: Sie ordnen Ihren Kontakten die Kategorien "Hauptkunde", "Wichtiger Kontakt", "International" und "Zulieferer" zu. Mitunter ordnen Sie bei neuen Kontakten die Kategorien "International" und "Wartet" zu, um kenntlich zu machen, dass sich diese Geschäftsbeziehung im Aufbau befindet. Mit der "SQL"-Suche gibt es eine wenig bekannte und nur spärlich dokumentierte Funktion, mit der Sie leistungsfähige Filter definieren können. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie diesen "Power-Filter " nutzen.
FRAGE Im Outlook-Kalender kann ich mir ja mit wenig Aufwand nur die Arbeitswoche – also normalerweise die Tage Montag bis Freitag – anzeigen lassen. Ich möchte jetzt aber quasi das genaue Gegenteil erreichen. Ich möchte mir also ausschließlich die Termine der nächsten beiden Wochenenden anzeigen lassen. Gibt es eine solche "Umkehrfunktion" zur Arbeitswochenansicht? Oder kennen Sie einen anderen Trick?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.
Ab 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Die einfachste Variante ist dabei das Format ZUGFeRD, weil Sie in diesen Fällen eine "normale" Rechnung im PDF-Format erhalten, wie Sie es auch bisher schon gewohnt sind. Als Anhang in der PDF ist noch eine Textdatei mit der Datenstruktur der E-Rechnung enthalten, aber Sie können die Rechnung dank der PDF zuordnen und grundsätzlich lesen. Etwas schwieriger ist das mit einer XRechnung, die ab dem 1.1.2025 ebenfalls als gültige E-Rechnung von einigen Unternehmen verschickt wird. Dabei handelt es sich um eine einfache Textdatei, die für einen Menschen zwar einsehbar, aber nur mühsam zu verstehen ist, so dass Sie eine Software benötigen, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Wenn Sie eine XRechnung per Mail empfangen haben, können Sie den Inhalt mit Hilfe einer Erweiterung übersichtlich anzeigen und auf Wunsch als PDF speichern.
Erledigen Sie Ihre Terminplanung meistens mithilfe des Outlook-Kalenders? Dann kennen Sie das Problem: Standardmäßig sind keine Feiertage und Ferientermine im Kalender eingetragen. Mit dem kostenlosen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2025 für Outlook können Sie Ferientermine nach Bundesländern oder Kantonen bis zum Schuljahr 2025/2026 und Feiertage bis zum Jahr 2026 in Ihre Outlook-Kalender einfügen. In diesem Tipp stellen wir die wichtigsten Funktionen unserer beliebten Outlook-Erweiterung vor.
FRAGE Ich habe in Outlook einen speziellen Spam-Ordner angelegt, in den ich Mails per Regelassistent verschieben lasse, sofern sie ein bestimmtes Muster erfüllen. Da liegt auch nicht das Problem. Problematisch ist vielmehr, dass sich der Ordner mit Hilfe der AutoArchivierung nicht entleeren lässt. Ich habe schon verschiedene Intervalle ausprobiert, doch leider bleiben die Mails in meinem Spam-Ordner ungelöscht. Woran kann das liegen?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
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