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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.3 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Sie können die neue Version 1.3 für 90 Tage kostenlos nutzen.
Uns erreichen häufig Anfragen, in denen Leser plötzlich auftretende Fehler beschreiben, die sie sich nicht erklären können. Und tatsächlich gibt es für manche Probleme keine sofort greifende Lösung. Bleibt deshalb nur eine komplette Neuinstallation von Outlook? - Erfreulicherweise nicht! Bevor Sie die Radikalkur einer Neuinstallation anwenden, sollten Sie es erst einmal mit einem neuen Outlook-Profil versuchen. Da viele Anwender gar nicht wissen, dass es Profile gibt, und schon gar nicht, wie man sie einrichtet, erklären wir in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie zu einem neuen Outlook-Profil kommen.
FRAGE Ich nutze inzwischen das neue Outlook. Wenn ich im Posteingang neue E-Mails anklicke, wird der Nachrichteninhalt im Lesebereich angezeigt. Gleichzeitig kennzeichnet Outlook die markierte Nachricht automatisch als gelesen, so dass die Hervorhebung in der E-Mail-Liste verschwindet. Das möchte ich verhindern. Ich will selbst bestimmen, wann eine E-Mail als gelesen gekennzeichnet wird. Im klassischen Outlook gab es entsprechende Einstellungen. Im neuen Outlook habe ich diese aber noch nicht gefunden. Fehlt diese Option noch?
Bereits vor einigen Wochen, haben wir über einen neuen Outlook-Bug beim Serienmail-Versand berichtet: Wenn Sie eine Serienmail an Ihre Kontakte verschicken möchten, wählen Sie Start-Serien-E-Mails an und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Nach einem Klick auf Ok wird normalerweise Word gestartet und genau an dieser Stelle gibt es derzeit ein Problem, denn Outlook stürzt ab und der Vorgang kann nicht abgeschlossen werden. Nun hat Microsoft zumindest ein Update und eine temporäre Lösung angekündigt.
Viele Anwender haben es sich angewöhnt, E-Mails nach dem Schreiben zunächst in den Entwurfsordner zu legen. So können Sie die Nachrichten noch einmal überprüfen, bevor Sie sie endgültig verschicken. Umständlich daran ist, dass Sie jede E-Mail einzeln öffnen und versenden müssen. Viel praktischer und zeitsparender wäre es, wenn Sie alle E-Mails aus dem Ordner "Entwürfe" auf einmal senden könnte. Einen Befehl oder Trick zum automatischen Senden aller E-Mail-Entwürfe gibt es nicht, aber Sie kommen mit einer Makrolösung ans Ziel, die wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Ich möchte Besprechungsanfragen, die sich mit vorhandenen Terminen oder Besprechungen in meinem Kalender überschneiden, automatisch ablehnen. Ich weiß, dass es eine entsprechende Einstellung in den Outlook-Optionen gibt. Die kann ich aber nur aktivieren, wenn ich gleichzeitig die automatische Annahme von Besprechungsanfragen (ohne Terminüberschneidungen) einschalte. Diese Automatik möchte ich aber nicht, denn ich will selbst entscheiden, ob ich eine Besprechung annehme. Kennen Sie einen Trick, Besprechungsanfragen bei Überschneidungen automatisch abzulehnen und sie ansonsten manuell verarbeiten zu können?
Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet. Das ist dann gleichbedeutend mit mehreren separaten Posteingängen, insbesondere wenn es sich um IMAP-Konten handelt. Umso aufwändiger ist es, die einzelnen Posteingänge nach neuen E-Mails abzusuchen. Effektiver wäre eine gemeinsame Posteingangsliste für alle E-Mail-Konten. Wie Sie das erreichen, erfahren Sie in diesem Outlook-SmartTipp.
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen. Dieser Zeitraum läuft nun in 6 Monaten aus. Gleichzeitig endet auch der Support für Office 2019, denn bei den aktuellen Versionen ist Microsoft nicht mehr so großzügig mit der Unterstützung durch Sicherheitsupdates.
Haben Sie auch schon feststellen müssen, dass Outlook E-Mail-Anlagen ab einer bestimmten Größe nicht mehr verschickt? Auf dem Bildschirm erscheint dann nur ein Hinweis, dass die Anlagengröße das erlaubte Maximum überschreitet. Was Sie dagegen tun können, verrät Outlook aber nicht. Darum erklären wir Ihnen in diesem Tipp, wie Sie das Problem aus der Welt schaffen. In den meisten Fällen merken Sie gar nicht, dass es überhaupt Größenbeschränkungen beim E-Mail-Versand gibt. Die Grenzen entdecken Sie erst, wenn Sie E-Mail-Anlagen verschicken, deren Gesamtgröße einen zweistelligen Megabyte-Bereich erreicht.
FRAGE Bislang habe ich gerne Gebrauch von den Standard-Suchordnern in Outlook gemacht, um zum Beispiel große Nachrichten aufzuspüren oder um E-Mails zu finden, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind. Seit kurzem funktionieren meine Suchordner aber nicht mehr. Sobald ich in der Ordnerleiste in einen Suchordner wechsle, zeigt mir Outlook nur eine kryptische Fehlermeldung an: "Der versuchte Vorgang konnte nicht ausgeführt werden. Ein Objekt wurde nicht gefunden." Haben Sie einen Rat für mich, wie ich diesen Fehler abstellen kann?
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