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Microsoft hat bereits im Juli des letzten Jahres darauf hingewiesen, dass Outlook 365 Probleme beim Speichern von Anhängen auf Netzwerklaufwerken hat. Problematisch ist vor allem die Auswahl eines Netzwerklaufwerks als Standard-Speicherort (Defaultpath in der Registry). Bevor der Speichern unter-Dialog angezeigt wird, erscheint für sehr lange Zeit die Meldung, dass eine Verbindung zum Speicherort hergestellt wird. Auslöser des Problems ist ein Windows-Bug, für den es bereits seit November ein Update gibt. Erst jetzt wird es aber tatsächlich an alle Anwender verteilt.
Vor zwei Wochen haben wir im Tipp der Woche beschrieben, wie sich per Mausaktion ein Termin für einen Kontakt anlegen lässt. Standardmäßig verwendet Outlook in diesem Fall immer das aktuelle Datum für den Termin. Sie planen aber natürlich auch Termine im Voraus, so dass sich die Frage stellt, wie ein konkretes Datum in der Zukunft voreingestellt werden kann. Unser aktueller Tipp zeigt wie Sie dazu vorgehen müssen.
Es kommt es immer wieder vor, dass Sie eine E-Mail mit mehreren Anhängen erhalten. So kann dies beispielsweise eine E-Mail mit verschiedenen Anhängen zu einem bestimmten Projekt sein. Es wäre nun sehr lästig jede Datei einzeln auswählen und zu speichern. Über eine wenig bekannte Abkürzung, die wir in unserem aktuellen SmartTipp vorstellen, können Sie alle angehängten Dateien einer E-Mail in einem Arbeitsschritt in einem beliebigen Verzeichnis speichern.
Manchmal suchen Sie im Kontaktordner nach einer Person, um sie anzurufen und gleich einen Termin mit dieser Person zu vereinbaren. Da wäre es praktisch, wenn Sie den Termin direkt aus dem Kontakt heraus anlegen könnten. Es gibt zwar keinen Terminbefehl im Kontaktformular aber Sie können aus dem Kontaktordner heraus einen Kontakt mit der Maus auf den Outlook-Kalender ziehen, um einen neuen Termin mit den Kontaktinformationen anzulegen. Wir zeigen in diesem Tipp wie es geht.
FRAGE Ich möchte Termine aus einer ICS-Datei in einen vorhandenen Outlook-Kalender einfügen. Wenn ich eine ICS-Datei importiere, wird allerdings immer ein neuer Kalender angelegt. Ich könnte die Termine dann zwar manuell in den Zielkalender kopieren. Das ist mir aber zu umständlich. Haben Sie eine Idee, wie sich der Inhalt einer ICS-Datei automatisch in einen vorhandenen Kalender importieren lässt?
Bis vor kurzem konnten Sie ICS-Dateien, - also Kalenderdateien, die zum Beispiel die Termindetails eines Meetings enthalten -, direkt per Doppelklick aus einer E-Mail öffnen. Hacker hatten aber im letzten Jahr eine Sicherheitslücke entdeckt, durch die sie mit Hilfe von manipulierten Anhängen, Zugriff auf bestimmte Zugangsdaten des angegriffenen Benutzers erhalten können. Microsoft veröffentlichte daraufhin im Dezember 2023 ein Sicherheitsupdate. Das sorgt allerdings für falsche Sicherheitswarnungen beim Öffnen von ICS-Anhängen.
Wir haben in einem vergangenen Tipp einmal beschrieben, wie man erledigte Aufgaben per Makro in einem Outlook-Ordner archivieren kann. Etwas Ähnliches wünschen sich einige Anwender für Termine. Sie nutzen beispielsweise Termine ohne Dauer (dieselbe Zeit für Anfang und Ende), um Aufgaben in den Kalender einzutragen. Es würde den Kalender dann wesentlich übersichtlicher machen, wenn Sie die erledigten "Aufgabentermine" ausblenden könnten, so dass sie aus dem Kalender verschwinden. Dieser Tipp zeigt Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Ich habe meinen Posteingang so konfiguriert, dass die die Aufgabenleiste mit dem Kalender angezeigt wird. (Menü Ansicht-Layout-Aufgabenleiste-Kalender). Dort werden dann immer die anstehenden Termine der nächsten sieben Tage aufgelistet. Ich benötige aber den Überblick über einen längeren Zeitraum. Besteht die Möglichkeit, die Zeitspanne der Terminübersicht auf mehr als sieben Tage zu erweitern?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie Termine mehrerer Monate zum Beispiel aus dem Standardkalender in einen anderen Kalenderordner verschieben möchten. Outlook bietet allerdings nur eine Monatsansicht des Kalenders an, in der das Markieren der gewünschten Termine zudem sehr unbequem ist. Wir zeigen in diesem Tipp eine komfortable Technik, um eine Vielzahl von Terminen schnell in einen anderen Ordner zu verschieben oder zu kopieren.
FRAGE Ich habe in Microsoft Teams mehrere Teams eingerichtet. Einige davon erscheinen in Outlook im E-Mail-Bereich als "Gruppen". Ich kann mich nicht erinnern, dafür spezielle Maßnahmen ergriffen zu haben. Teams, die ich in letzter Zeit eingerichtet habe, tauchen leider nicht mehr automatisch als Outlook-Gruppen auf. Wissen Sie, woran das liegt? Und wie kann ich ein Team jetzt als Outlook-Gruppe anzeigen lassen?
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