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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wie in der letzte Ausgabe berichtet, gibt es Probleme mit dem letzten Microsoft 365-Update. Beim Schreiben einer E-Mail kann die CPU-Auslastung plötzlich auf 30% - 50% ansteigen. Der bisher empfohlene Wechsel auf den halbjährlichen Updatekanal umgeht das Problem nicht mehr. Microsoft hat inzwischen aber einen entsprechenden Bugfix angekündigt und empfiehlt eine neue Lösung, um den Fehler temporär zu umgehen.
Haben Sie auch schon feststellen müssen, dass Outlook E-Mail-Anlagen ab einer bestimmten Größe einfach nicht mehr verschickt? Auf dem Bildschirm erscheint dann nur ein Hinweis, dass die Anlagengröße das erlaubte Maximum überschreitet. Was Sie dagegen tun können, verrät Outlook allerdings leider nicht. Darum erklären wir Ihnen in diesem Tipp, wie Sie das Problem mit wenig Aufwand aus der Welt schaffen.
FRAGE Wie schaffe ich es, Outlook-Unterordner samt Inhalt so zu kopieren, dass ich sie mit möglichst wenig Aufwand wieder in eine andere Outlook-Version einbinden kann? Ich habe einen neuen Computer angeschafft, auf dem Outlook 2021 installiert ist. Nun möchte ich meine komplette E-Mail-Ordnerstruktur samt Inhalt von meinem alten Rechner dorthin übertragen. Hier hatte ich bisher Outlook 2016 im Einsatz.
In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf Probleme mit dem letzten Microsoft 365-Update hin. Beim Schreiben einer E-Mail kann die CPU-Auslastung plötzlich auf 30% - 50% ansteigen. Problematisch ist das vor allem für Laptop-Nutzer, weil der Energieverbrauch erheblich ansteigen kann. Das Problem wird derzeit vom Entwicklerteam untersucht und es steht noch kein Bugfix zur Verfügung. Sie können den Fehler aber durch den Wechsel auf den halbjährlichen Updatekanal umgehen.
Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist dann als Standardkonto definiert. Neue E-Mails werden auch automatisch über dieses Standardkonto verschickt. Beim Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails wählt Outlook das Absenderkonto aber fast nach Belieben aus, so dass es immer wieder manuell das Standardkonto umgestellt werden muss. Es stellt sich also die Frage, wie man Outlook dazu bewegt, auch bei Antworten und Weiterleitungen das Standardkonto als Absenderadresse zu verwenden.
FRAGE Beim Löschen von E-Mails aus meinem Outlook-Posteingang erhalte ich immer wieder Fehlermeldungen. Manchmal meldet Outlook, dass die Nachricht verschoben, bereits gelöscht oder der Zugriff verweigert wurde. Manchmal sagt mir Outlook aber auch, dass ich weniger als 4.000 Nachrichten löschen solle. Ich will in dem Moment aber nur eine einzige Nachricht löschen. Haben Sie eine Erklärung dafür, was hier falsch läuft?
Mit den April 2025-Updates von Microsoft werden gleich mehrere kritische Sicherheitslücken in verschiedenen Office-Anwendungen und Windows geschlossen, so dass Sie Ihr System schnellstmöglich auf den neuesten Stand bringen sollten. Beim Einsatz von Office 2016 kann es nach der Installation allerdings zu erheblichen Problemen kommen. Outlook, Excel und Word lassen sich nicht mehr starten oder antworten plötzlich nicht mehr. Sie sollten daher direkt nach den Sicherheitsupdates das Zusatzupdate installieren, das Microsoft inzwischen zur Verfügung gestellt hat.
Der Export von Terminen aus Outlook nach Excel ist grundsätzlich kein Problem. Etwas komplizierter wird es, wenn es gezielt um eine bestimmte Terminserie geht und Sie auch die Notizen erhalten möchten. Grundsätzlich ist es kein Problem, die Serientermine aus Outlook in eine CSV-Datei zu exportieren, die Sie anschließend in Excel öffnen können. Allerdings können Sie dabei nur den Datumsbereich eingrenzen, so dass neben Ihrer "Ernährungsprotokoll"-Terminserie auch alle anderen Termine aus der gewählten Zeitspanne exportiert werden. Außerdem exportiert Outlook die Kalendereinträge in einem CSV-Format, mit dem ein deutsches Excel nicht auf Anhieb zurechtkommt. Doch mit den in Excel integrierten Datentools lassen sich diese Schwierigkeiten aus der Welt räumen.
FRAGE Ich möchte bei meiner Korrespondenz Tipparbeit sparen und Adressen nicht immer wieder neue eingaben. Wie kann ich also die Postanschrift eines Outlook-Kontakts ohne großen Aufwand in ein Word-Dokument einfügen. Den Weg über einen Serienbrief kenne ich, aber das wäre mir zu umständlich. Und ein mühsames Zusammenkopieren von Name und Anschrift möchte ich mir auch ersparen. Haben Sie einen Tipp für mich?
Wir haben vor einiger Zeit eine Makrolösung vorgestellt, mit der sich Termine mit Kontaktverknüpfungen erstellen lassen. Dabei hatten wir beschrieben, wie sich das Verknüpfungsfeld für Kontakte mittels Registry-Eintrag in den jüngsten Outlook-Versionen sichtbar machen lässt. Wenn Sie aber nicht nur zum eingetragenen Kontakt verzweigen, sondern auch umgekehrt zu einem Kontakt schnell alle verknüpften Termine oder Aufgaben anzeigen möchten, hilft Ihnen der Personenbereich des Kontaktformulars nicht weiter. Hier tauchen diese Elemente nicht auf. Für dieses Suchmuster bietet Outlook leider nur die "Erweiterte Suche" an. Darin könnten Sie dann in allen Outlook-Ordnern nach beliebigen Outlook-Elementen suchen, in denen das Kontakte-Feld einen bestimmten Namen enthält. Sonderlich komfortabel ist diese Vorgehensweise natürlich nicht, weil Sie die Suchbedingungen immer wieder neu eingeben müssen. Deshalb haben wir für Sie eine Makrolösung entwickelt, die Ihnen die Arbeit erleichtert.
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