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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Vor kurzem haben wir Ihnen in einem Tipp gezeigt, wie sich eingehende E-Mails automatisch kategorisieren lassen. Mittels VBA-Code werden den E-Mails die Kategorien der jeweiligen Absender zugewiesen. Die Lösung ist bereits eine große Hilfe bei der Organisation des Posteingangs, aber einige Leser wünschen sich noch eine Erweiterung, mit der auch vorhandenen E-Mails mit den Absenderkategorien gekennzeichnet werden können. Die VBA-Lösung aus diesem Tipp funktioniert ohne Ihr Zutun, da sie auf Ereignisprozeduren basiert, die Outlook automatisch ausführt. Insofern betrifft sie nur neu eintreffende E-Mails.
FRAGE Ich möchte im Posteingang von Outlook gezielt nach den E-Mails suchen, die ein Word-Dokument als Anhang enthalten. In der Suchfunktion von Outlook habe ich zwar die Option Hat Anlagen gefunden. Damit finde ich allerdings auch E-Mails mit PDF-, Bild- oder sonstigen Dateianhängen. Lässt sich die Suche irgendwie gezielt so einschränken, dass tatsächlich nur E-Mails mit Word-Anhängen gefunden werden?
Das neue Outlook ist auf lange Sicht als Ersatz für das klassische Outlook gedacht. Außerdem hat es – in einer kostenlosen Variante mit Werbeeinblendungen – die Mail App von Windows abgelöst. Obwohl das neue Outlook noch eine "Work in Progress" ist und zahlreiche elementare Funktionen fehlen, die Sie aus dem klassischen Outlook kennen, soll für Abonnenten von Microsoft 365 Business bereits am 6.1.2025 ungefragt eine Umstellung erfolgen. Zahlreiche Unternehmen wie die DATEV empfehlen, diesen automatischen Wechsel zu unterbinden.
Die meisten Anwender nutzen inzwischen IMAP für den Abruf ihrer Mails. So können Sie mit mehreren Geräten auf die Nachrichten zugreifen, da per IMAP nur Kopien auf Ihren PC geladen werden, während die E-Mails selbst auf dem Mail-Server verbleiben. Viele Mail-Provider bieten neben den Standardordnern individuelle IMAP-Ordner wie "Spamverdacht", der Ihnen auch in der Mail-App auf Ihrem SmartPhone oder im Webinterface angezeigt werden. In Outlook ist das allerdings standardmäßig nicht der Fall. So können Sie dann E-Mails, die Ihr Provider als Spam klassifiziert, nicht in Outlook überprüfen, sondern müssen zu diesem Zweck erst einmal das Webinterface im Browser öffnen. Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
FRAGE Ich habe verschiedene Posteingangsregeln erstellt. Manchmal passiert es aber, dass bestimmte Regeln plötzlich nicht mehr angewendet werden. Wenn ich Start-Verschieben-Regeln-Regeln und Benachrichtigungen verwalten anwähle, sehe ich auch, dass die entsprechende Regel nicht mehr aktiviert ist. Aktiv habe ich das Häkchen in dem Regel-Eintrag aber nicht entfernt. Haben Sie eine Idee, warum Outlook die Regel von sich aus deaktiviert und wie ich das verhindern kann?
Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
Ärgern Sie ich nie mehr über die unzuverlässige Outlook-Suche! Lookeen ist die zehntausendfach bewährte Desktopsuche für E-Mails, Anhänge, Kontakte, Termine, Word- und Excel-Dateien, PDF-Dokumente und viele andere Dateien. Ab sofort steht diese blitzschnelle Suchmaschine für Ihre Daten in einer brandneuen und komplett überarbeiteten Version zur Verfügung. Mit Lookeen 2025finden Sie wirklich alles in Ihren Daten noch schneller und noch effektiver. Verlieren Sie nie wieder wertvolle Zeit mit der Suche in verschiedenen Programmen, auf Laufwerken und im Netzwerk. Mit nur wenigen Klicks stehen Ihnen sofort genau die gewünschten Informationen zur Verfügung!
Mit Hilfe von digitalen S/MIME-Zertifikaten können Sie verschlüsselte E-Mails mit verschiedenen Kontakten austauschen. Wenn Sie diese E-Mails allerdings zum Beispiel auf einer externen Festplatte als MSG-Dateien archivieren, können Sie sie nur auf dem Computer öffnen, auf dem auch das S/MIME-Zertifikat installiert ist. Auf einem anderen Computer erhalten Sie die Meldung, dass die digitale ID im Sicherheitssystem nicht gefunden werden kann, und die E-Mail lässt sich dort nicht öffnen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie verschlüsselten E-Mails unverschlüsselt speichern, um sie später auf jedem Computer öffnen zu können.
FRAGE Ich habe eine neue Outlook-Version installiert und lasse mir die E-Mails im Posteingang in der "Kompakt"-Ansicht mit der Vorschau im Lesebereich anzeigen. Im Vorschaubereich wird der Nachrichtentext leider nicht mehr automatisch auf die Breite der Originalnachricht gezoomt. Ich muss im Lesebereich deshalb immer mit der vertikalen Bildlaufleiste nach rechts oder links blättern, um den kompletten Nachrichtentext lesen zu können. Wie bekomme es ich hin, dass der Nachrichteninhalt automatisch an die Größe des Lesebereichs angepasst wird?
Die meisten Anwender schreiben E-Mails in Outlook ausschließlich in der standardmäßig vorgegebenen Schriftart. Die zahlreichen Anfragen, die uns zu diesem Thema jede Woche erreichen zeigen, dass nur wenig bekannt ist, wie einfach Sie die Standardschrift von E-Mails an Ihre eigenen Wünsche anpassen können. In unserem Tipp zeigen wir Schritt für Schritt wie Sie dazu in den aktuellen Outlook-Versionen vorgehen müssen.
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