Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Info: E-Rechnung im Format XRechnung mit Outlook lesbar anzeigen und speichern
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Ab 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Die einfachste Variante ist dabei das Format ZUGFeRD, weil Sie in diesen Fällen eine "normale" Rechnung im PDF-Format erhalten, wie Sie es auch bisher schon gewohnt sind. Als Anhang in der PDF ist noch eine Textdatei mit der Datenstruktur der E-Rechnung enthalten, aber Sie können die Rechnung dank der PDF zuordnen und grundsätzlich lesen. Etwas schwieriger ist das mit einer XRechnung, die ab dem 1.1.2025 ebenfalls als gültige E-Rechnung von einigen Unternehmen verschickt wird. Dabei handelt es sich um eine einfache Textdatei, die für einen Menschen zwar einsehbar, aber nur mühsam zu verstehen ist, so dass Sie eine Software benötigen, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Wenn Sie eine XRechnung per Mail empfangen haben, können Sie den Inhalt mit Hilfe einer Erweiterung übersichtlich anzeigen und auf Wunsch als PDF speichern.
Mit SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook können Sie eine XRechnung direkt aus dem Anhang der E-Mail per Mausklick öffnen und in lesbarer Form anzeigen lassen. So lässt sich der Inhalt ganz einfach kontrollieren und ggf. freigeben. Um die weitere Verarbeitung der E-Rechnung zu vereinfachen, können Sie die XRechnung sogar im lesbaren Format als PDF speichern, so dass Sie die Informationen zum Beispiel weiterleiten können, ohne dass der Empfänger ein spezielles Programm zur Anzeige einer XRechnung benötigt.
Weitere Informationen zur Verarbeitung von XRechnungen mit Outlook