Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Zeitraum zum Wiederherstellen gelöschter Elemente einstellen
Outlook 365
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter beschrieben, wie sich gelöschte E-Mails von einem Exchange-Server wiederherstellen lassen, nachdem sie aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt worden waren. Sie wiesen darauf hin, dass der Server die E-Mails bis zu 14 Tage vorhält. Kann man diesen Zeitraum erweitern, damit sich E-Mails im Notfall zum Beispiel auch nach 30 Tagen noch wiederherstellen lassen? Da wir in unserer Firma Microsoft 365 mit Exchange Online einsetzen, habe ich in den Exchange-Einstellungen schon nach einer entsprechenden Option gesucht, aber leider nichts gefunden.
Diverse Anfragen
ANTWORT Im Admin-Center Ihrer Microsoft/Office 365-Organisation gibt es dafür in der Tat keine Option. Sie müssen ein PowerShell-Kommando einsetzen, um den Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente individuell anzupassen. Die Zeitspanne lässt sich so auf maximal 30 Tage ausdehnen.
Die Verbindung zum Exchange Server müssen Sie über die "Exchange Online PowerShell" herstellen. Am besten geben Sie den Begriff über das Suchfeld in der Windows-Taskleiste ein. Wenn das entsprechende Modul bereits installiert ist, können Sie die PowerShell-App direkt aus der Trefferliste starten.
Ansonsten rufen Sie Infos zur Installation und zum Einsatz des PowerShell-Moduls über die gefundenen Webergebnisse ab.
Sobald Sie das Exchange Online PowerShell-Modul gestartet haben, müssen Sie sich beim Exchange Online-Server anmelden. Die erforderlichen Schritte richten sich danach, ob Sie die "mehrstufige Authentifizierung" (MFA) aktiviert haben oder nicht. Weitere Infos finden Sie im Internet.
Mit einem PowerShell-Commandlet können Sie nun den Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente ändern. Dazu geben Sie die entsprechenden Befehle am PowerShell-Prompt ein.
Wenn Sie den Zeitraum für einen konkreten Benutzer anpassen und ihn beispielsweise auf 30 Tage heraufsetzen wollen, geben Sie folgenden Befehl ein:
Set-Mailbox -Identity "<Benutzername>" –
RetainDeletedItemsFor 30
Ersetzen Sie <Benutzername> durch den Mailbox-Namen des jeweiligen Benutzers.
Wenn Sie die Aufbewahrungsdauer für alle Benutzer Ihrer Organisation auf 30 Tage heraufsetzen wollen, setzen Sie folgenden PowerShell-Befehl ein:
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter
"RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox –
RetainDeletedItemsFor 30
Danach können Sie sich per "Get-PSSession | Remove-PSSession" wieder abmelden und das PowerShell-Fenster schließen.
Natürlich stehen Ihnen nicht sofort alle Elemente zur Verfügung, die vor mehr als 14 Tagen endgültig gelöscht worden sind. Die Zeitspanne beginnt mit dem Tag der Umstellung und erhöht sich Tag für Tag auf die eingestellten 30 Tage.