Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
E-Mails immer zeitversetzt senden
Outlook 365 2021 2019 2016 2013 2010
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die ihre E-Mails generell ein wenig zeitversetzt verschicken möchten. Es sicherlich jedem schon häufiger passiert, dass zu voreilig die Senden-Schaltfläche angeklickt wurde. Wenn Outlook ein paar Minuten mit dem Versand warten würde, hätten Sie in solchen Fällen die Möglichkeit, die E-Mail noch einmal zu überarbeiten oder sie ganz zu löschen. Grundsätzlich können bei jeder E-Mail individuell die Übermittlung verzögern. Eine entsprechende Einstellung finden Sie in den Optionen der Nachricht. Wenn Sie aber generell alle E-Mails zeitversetzt senden wollen, nutzen Sie diesen Tipp.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um alle E-Mails erst ein paar Minuten später zu senden:
- Wechseln Sie in Ihren Posteingang.
- Wählen Sie Start-Verschieben-Regeln-Regeln und Benachrichtigungen verwalten an.
- Klicken Sie auf Neue Regel.
- Erstellen Sie eine Regel ohne Vorlage, und zwar mit der Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Danach fahren Sie mit einem Klick auf Weiter fort.
- Die nächste Seite des Regel-Assistenten überspringen Sie mit einem erneuten Klick auf Weiter. Outlook weist Sie darauf hin, dass die Regel auf alle Nachrichten angewendet wird, was Sie mit Ja bestätigen.
- Nun aktivieren Sie die Aktion "diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln", so dass sie unten in die Regelbeschreibung übernommen wird.
- In der Regelbeschreibung klicken Sie auf "eine Anzahl von Minuten", um dann per Dialogfeld die gewünschte Verzögerungszeit einzustellen. Der Maximalwert beträgt 120 Minuten. Danach klicken Sie auf Ok.
- Klicken Sie so oft auf Weiter, bis Sie auf der letzten Seite des Regel-Assistenten angekommen sind.
- Geben Sie einen Regelnamen ein - zum Beispiel "Zeitversetzt senden" - und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
- Den abschließenden Hinweis quittieren Sie mit Ok.
- Schließen Sie das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen ebenfalls mit Ok.
E-Mails, die Sie senden, landen nun erst einmal im Ordner "Postausgang", bevor sie nach der in der Regel angegebenen Zeit tatsächlich verschickt werden.
Beachten Sie aber, dass der zeitversetzte Versand nur dann erfolgt, wenn Outlook geöffnet ist. Sobald Sie Outlook vor Ablauf des zeitversetzten Sendens beenden, werden Sie mit einer Meldung daran erinnert, dass sich noch E-Mails im Postausgang befinden. Falls Sie Outlook trotzdem schließen, verbleiben die E-Mails bis zur nächsten Outlook-Sitzung im Postausgang und werden in dieser Zeit nicht gesendet.
Das gilt auch für Exchange-Konten, die im "Exchange-Cache-Modus" konfiguriert sind! Allein Exchange-Konten im direkten Online-Modus können E-Mails auch dann zeitversetzt senden, wenn Outlook gerade nicht läuft.