Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Serienbriefempfänger in Outlook nach Kategorien filtern
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FRAGE Ich möchte mit Microsoft Word einen Serienbrief an bestimmte Empfänger aus meinem Outlook-Kontaktordner erstellen. Die Empfängerauswahl soll sich nach der Kategorie richten, die ich den Kontakten in Outlook zugewiesen habe. Nachdem ich die Seriendruckfunktion in Word gestartet und meinen Outlook-Kontaktordner mit dem Serienbrief verbunden habe, musste ich feststellen, dass ich gar nicht nach der Kategorie filtern kann. Habe ich da etwas übersehen? Oder gibt es einen Trick, mit dem sich die Kategoriezuweisung aus Outlook in Word als Filterkriterium einsetzen lässt?
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ANTWORT Wenn Sie die Seriendruckfunktion in Word starten und von dort aus auf Ihren Outlook-Kontaktordner zugreifen, stehen nicht alle Felder aus Outlook zur Verfügung. Auf der Strecke bleibt auch das Feld mit den Kategorien. So ist es kein Wunder, dass Sie die Empfängerliste in Word nicht nach Kategorien filtern können.
Anders sieht es aus, wenn Sie die Seriendruckfunktion direkt aus Outlook starten. Am einfachsten ist es dann sogar, schon vorab nach Kategorien zu filtern:
- Wechseln Sie in Ihren Kontaktordner.
- Wählen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichtseinstellungen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
- Im nächsten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Weitere Optionen.
- Nun wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Kategorien aus, nach welcher oder welchen Kategorie(n) gefiltert werden soll.
- Bestätigen Sie die geöffneten Dialogfenster jeweils mit Ok.
Sobald Outlook nur noch die gewünschten Kontakte anzeigt, starten Sie die Seriendruckfunktion:
- In Outlook 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 wählen Sie Start-Aktionen-Serien-E-Mails an. In Outlook 2010 heißt der Befehl Start-Aktionen-Seriendruck.
- Wenn Sie ein neues, leeres Seriendokument anlegen wollen, können Sie die daraufhin angezeigten Einstellungen direkt mit Ok übernehmen. - Die Option Alle Kontakte in aktueller Ansicht berücksichtigt automatisch den eingestellten Kategorien-Filter. Und standardmäßig erzeugt Outlook einen "Serienbrief". Gegebenenfalls können Sie mit den unteren beiden Dropdownfeldern Einfluss auf Dokumenttyp und Ziel des Seriendrucks nehmen.
- Outlook startet automatisch Microsoft Word mit einem neuen Seriendruckdokument. Hier können Sie sofort den Text eingeben und Seriendruckfelder einfügen.
Dass der Filter nach Kategorien funktioniert, können Sie leicht in Word überprüfen, indem Sie sich die Empfängerliste anschauen.