Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Mehrere Outlook-Elemente gleichzeitig ändern
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Es gibt immer wieder Situationen, in denen es sinnvoll ist, mehrere Outlook-Elemente in einem Arbeitsschritt zu ändern. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie Sie bei mehreren Terminen, die bislang noch keine Erinnerungszeit hatten, die Erinnerung auf 1 Woche einstellen möchten. Oder es soll bei verschiedenen Terminen der Besprechungsort geändert werden. Wir zeigen in unserem Tipp, wie das mit wenigen Handgriffen gelingt, ohne jedes Outlook-Element einzeln bearbeiten zu müssen.
Wenn Sie eine bestimmte Eigenschaft in mehreren Elementen von einem Wert in einen neuen ändern wollen, lassen Sie den Ordner, in dem sich die Elemente befinden, zunächst in einer Listenansicht anzeigen. Anschließend gruppieren Sie die Ordneransicht nach der zu ändernden Eigenschaft, so dass Gruppierungsüberschriften angezeigt werden. Falls es noch keine Überschrift mit dem neuen Wert gibt, müssen Sie erst ein einzelnes Element bearbeiten und ihm den passenden neuen Wert zuweisen. Anschließend markieren Sie die Listeneinträge, die ebenfalls den neuen Wert erhalten sollen, und ziehen sie auf die Gruppierungsüberschrift mit dem Zielwert.
Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie in mehreren Terminen ganz schnell die Erinnerungszeit auf 1 Stunde setzen können.
Für diese und für zukünftige Änderungen an mehreren Kalendereinträgen legen Sie am besten eine neue Listenansicht an. Das erledigen Sie wie folgt:
- Wechseln Sie in den gewünschten Kalender.
- Wählen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansicht ändern-Ansichten verwalten an. Dann wählen Sie Aktuelle Ansicht-Ansichten definieren an.
- Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht "Kalenderänderungen" ein, markieren Sie unter Ansichtentyp den Eintrag "Tabelle" und klicken Sie dann auf Ok.
- Belassen Sie es vorerst bei den allgemeinen Einstellungen und klicken Sie auf Ok.
- Aktivieren Sie die Ansicht, indem Sie auf Ansicht übernehmen klicken.
Sie haben jetzt eine tabellarische Übersicht über all Ihre Kalendereinträge, die Sie per Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansicht ändern-Kalenderänderungen jederzeit wieder öffnen können.
Für schnelle Änderungen an mehreren Outlook-Elementen gruppieren Sie die Ansicht:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften - etwa "Betreff" - und wählen Sie im Kontextmenü Ansichtseinstellungen an.
- Klicken Sie im danach angezeigten Dialogfenster auf Gruppieren.
- Stellen Sie im ersten Dropdownfeld unter Elemente gruppieren nach den Namen des Feldes ein, das Sie in mehreren Elementen ändern wollen. Damit hier nicht nur die am häufigsten verwendeten Felder verfügbar sind, aktivieren Sie vorher noch im Dropdownfeld Verfügbare Felder auswählen aus den Eintrag für alle Ordnerfelder. Im Fall der Erinnerungszeit in Terminen stellen Sie unter Verfügbare Felder auswählen aus erst "Alle Terminfelder" ein. Danach wählen Sie unter Elemente gruppieren nach den Eintrag "Vorher erinnern" aus.
- Klicken Sie zweimal auf Ok, um zur Kalenderansicht zurückzukehren.
Sie erhalten eine Liste mit Gruppierungsüberschriften für die bislang verwendeten Erinnerungszeiten - zum Beispiel "Vorher erinnern: 15" für eine 15-minütige-Vorlaufzeit. Sollte die Liste zu unübersichtlich sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Gruppierungsüberschrift und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Alle Gruppen reduzieren an.
Jetzt können Sie per Mausklick gezielt eine Gruppe aufklappen, um die zu ändernden Elemente zu markieren. Dazu klicken Sie das erste Element mit der linken Maustaste an, danach halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken auf die nächsten zu markierenden Elemente.
Anschließend müssen Sie die markierten Elemente nur mit der Maus auf die Gruppierungsüberschrift mit dem gewünschten neuen Eigenschaftenwert ziehen - im Beispiel also auf die Überschrift "Vorher erinnern: 60". Outlook zeigt neben dem Mauszeiger auch einen entsprechenden Änderungshinweis an.
Wenn Sie alle Elemente einer Gruppe ändern wollen, brauchen Sie nicht einmal einzelne Elemente zu markieren. Ziehen Sie einfach die Gruppierungsüberschrift auf eine andere Überschrift mit dem gewünschten neuen Eigenschaftenwert.
Dieses Prinzip funktioniert nicht nur im Kalender, sondern in allen Outlook-Ordnern. Sie brauchen immer nur eine tabellarische Ordneransicht, die Sie nach der zu ändernden Eigenschaft gruppieren. Danach genügen ein paar Mausaktionen.