Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
So funktionieren die vorgeschlagenen Antworten von Outlook
Outlook 365
In der Kürze liegt die Würze. Das trifft auch auf E-Mails zu. Niemand will beim Durchsehen des Posteingangs Romane lesen. Für eine effektive Kommunikation reichen kurze, knackige Nachrichten. Das gilt auch für Antworten auf eingegangene Nachrichten. In diesem Sinne erledigen Sie Ihre elektronische Korrespondenz mit den neuen "vorgeschlagenen Antworten" noch schneller. In diesem Tipp stellen wir Ihnen das Feature vor. Auf bestimmte Nachrichten genügt eine kurze Rückmeldung, mit der Sie den Absendern mitteilen, dass Sie die Nachricht gelesen haben und darauf reagieren werden. Vielleicht haben Sie sich sogar schon Textbausteine zurechtgelegt wie "Vielen Dank für die Infos" oder "Alles klar, ich kümmere mich darum".
Dank künstlicher Intelligenz kann Sie Outlook jetzt noch besser beim Beantworten kurzer E-Mails unterstützen. Die neue Funktion "Vorgeschlagene Antworten" analysiert den Text eingehender Nachrichten und bietet automatisch kurze Antworttexte an, die als Schaltflächen über dem Nachrichtentext erscheinen. Wenn Ihnen eine Antwortmöglichkeit zusagt, können Sie sie per Mausklick als direkte Antwort übernehmen.
Im günstigsten Fall können Sie die Antwort dann sofort verschicken, - vorausgesetzt, Sie wollen auf Anrede- und Grußformeln verzichten.
Verfügbar ist das neue Feature in der Desktop-Version von Outlook momentan allerdings nur, wenn Sie als "Office Insider" angemeldet sind – also wenn Sie Office-Updates über den Betakanal erhalten. Wenn Sie nicht so lange warten wollen, bis Sie die Antwortvorschläge auch über Ihren Update-Kanal erhalten, können Sie das Feature jetzt schon in Outlook im Web ausprobieren, - in der Onlineversion im Browserfenster.
Wenn trotzdem keine Antwortvorschläge erscheinen, können verschiedene Faktoren dafür verantwortlich sein.
Ein Grund könnte sein, dass die aktuelle Nachricht schlicht zu lang ist. Womöglich geht die Textanalyse von Outlook dann davon aus, dass Sie nicht einfach nur mit ein paar Worten darauf antworten können, und unterlässt die Ausgabe von Antwortmöglichkeiten.
Ein anderer Grund könnte sein, dass die Funktion in den Programmoptionen deaktiviert ist. Zum Aktivieren der vorgeschlagenen Antworten führen Sie folgende Schritte aus:
- Wählen Sie Datei-Optionen an.
- Wechseln Sie zur Kategorie E-Mail.
- Blättern Sie in der rechten Fensterhälfte zum Abschnitt Antworten und Weiterleitungen.
- Setzen Sie einen Haken im Kontrollkästchen Vorgeschlagene Antworten anzeigen.
- Bestätigen Sie die Einstellung mit Ok.
Es könnte aber auch daran liegen, dass Sie gerade den Posteingang eines Kontos bearbeiten, das nicht bei Microsoft gehostet wird. Vorgeschlagene Antworten funktionieren nur in Microsoft (365)-Konten, inklusive der kostenlosen Outlook.com-Konten. Die künstliche Intelligenz, die Ihre E-Mails analysiert und Antwortmöglichkeiten vorschlägt, läuft schließlich auf Microsoft-Servern und ist nicht in Ihrem lokalen Outlook integriert. So liegt es auf der Hand, dass Antwortvorschläge in Konten anderer E-Mail-Provider nicht unterstützt werden.
Allerdings dürfte die Tatsache, dass E-Mails auf Microsoft-Servern gelesen und analysiert werden, allen Anwendern, die Wert auf ihre Privatsphäre legen, ein Dorn im Auge sein. Auch wenn das vollautomatisiert abläuft, ist nicht sicher, ob bei bestimmten Schlagwörtern nicht doch Behörden oder menschliche Gutachter eingeschaltet werden, die einen genaueren Blick auf Ihren Nachrichtenaustausch werfen.
Sie können dann versuchen, alle Onlinedienste von Microsoft abzuschalten, womit Sie natürlich nicht nur das Feature "Vorgeschlagene Antworten", sondern auch einige andere Zusatzfunktionen von Outlook lahmlegen:
- Wählen Sie Datei-Optionen an.
- Dann klicken Sie unter der Kategorie Allgemein im Abschnitt Datenschutzeinstellungen auf die Schaltfläche Datenschutzeinstellungen.
- Im nächsten Dialogfenster blättern Sie nach unten zum Abschnitt Verbundene Erfahrungen.
- Im Unterabschnitt Erfahrungen, die Ihren Inhalt analysieren entfernen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Erfahrungen aktivieren, die Ihre Inhalte analysieren.
- Danach klicken Sie auf Ok und bestätigen den anschließenden Hinweis auf den erforderlichen Outlook-Neustart ebenfalls mit Ok.
- Schließen Sie das Fenster der Outlook-Optionen.
- Starten Sie Outlook neu.