Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Tipps, Tricks und Kniffe zur AutoVervollständigen-Funktion von Outlook, Teil 1
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Die AutoVervollständigen-Funktion werden Sie sicher schon häufiger benutzt haben, auch wenn es Ihnen vielleicht gar nicht aufgefallen ist. Hinter der Funktion verbirgt sich die Liste mit E-Mail-Adressen, die Outlook automatisch einblendet, wenn Sie etwas in ein Empfängerfeld des Nachrichtenfensters eingeben. Aber wie kommt Outlook eigentlich auf die Liste? Was es damit auf sich hat und was die AutoVervollständigen-Liste sonst noch zu bieten hat, erfahren Sie in diesem Tipp der Woche.
Schlagen Sie die Empfänger Ihrer E-Mails immer noch im Adressbuch nach? Das ist gar nicht nötig, denn eigentlich genügt es, die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse in die Felder An, Cc oder Bcc einzugeben. Outlook schlägt daraufhin automatisch potenzielle E-Mail-Empfänger vor. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto präziser wird die Auswahlliste.
Die gewünschte Empfängeradresse können Sie dann einfach per Mausklick aus der Liste übernehmen, oder Sie markieren den Eintrag mit Hilfe der Pfeiltasten und drücken Return.
Die Liste ergibt sich aber nicht etwa durch eine Suche in Ihrem Kontaktordner. Sie setzt sich vielmehr aus Empfängern zusammen, die Sie zuvor bereits verwendet haben - entweder durch eine manuelle Eingabe in den Empfängerfeldern oder durch eine Adressbuchauswahl mittels An-, Cc- oder Bcc-Schaltfläche.
Wundern Sie sich also nicht, wenn Outlook nicht alle Kontakte aus Ihrem Kontaktordner anzeigt, die mit der Eingabe im Empfängerfeld übereinstimmen. Sofern Sie einem Kontakt noch nie eine E-Mail geschickt haben, wird der Name auch nicht in der AutoVervollständigen-Liste auftauchen.
Tipp: Wenn Sie wirklich einmal ausdrücklich in Ihrem Adressbuch suchen wollen, geben Sie die ersten Buchstaben des gesuchten Namens in das An-, Cc- oder Bcc-Feld ein und drücken dann Strg + K. So öffnen Sie ein Dialogfenster, das die übereinstimmenden Einträge aus Ihrem Adressbuch/Kontaktordner anzeigt.
So praktisch die AutoVervollständigen-Funktion ist. Blind vertrauen sollten Sie ihr nicht. Es könnte zum Beispiel sein, dass Sie sich bei der manuellen Eingabe einer E-Mail-Adresse vertippt haben. Der falsch geschriebene Eintrag landet trotzdem in der AutoVervollständigen-Liste und wird Ihnen beim nächsten Mal angeboten. Wenn Sie ihn ungeprüft übernehmen, schickt Outlook die E-Mail wieder an die fehlerhafte Adresse.
Außerdem synchronisiert Outlook die AutoVervollständigen-Liste nicht automatisch mit Ihrem Kontaktordner. Falls Sie in Ihrem Kontaktordner die E-Mail-Adresse eines Kontakts beispielsweise von "h.muster@erstefirma.de" in "h.muster@zweitefirma.de" ändern, wird in der AutoVervollständigen-Liste weiterhin "h.muster@erstefirma.de" vorgeschlagen. - Es sei denn, Sie haben bereits eine E-Mail an die neue Adresse von Hans Muster geschickt. In diesem Fall werden aber beide Adressen für den Empfänger angeboten.
Um fehlgeleitete E-Mails oder Unzustellbarkeitsmeldungen zu vermeiden, sollten Sie ungültige Einträge aus der AutoVervollständigen-Liste löschen. Dazu markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit Hilfe der Pfeiltasten und drücken die Entf-Taste. Alternativ können Sie auch mit der Maus auf das Löschen-Symbol (X) rechts neben dem Listeneintrag klicken.
Leider bietet Outlook keine Möglichkeit, die AutoVervollständigen-Liste interaktiv zu bearbeiten und gegebenenfalls zu korrigieren. Sie können höchstens die komplette Liste löschen. Wenn Sie das wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie Datei-Optionen an und wechseln Sie zur Kategorie E-Mail.
- Blättern Sie in der rechten Dialogfeldhälfte nach unten bis zum Bereich Nachrichten senden.
- Klicken Sie dort auf die Schaltfläche AutoVervollständigen-Liste leeren.
- Beantworten Sie die anschließende Bestätigungsabfrage mit Ja.
- Schließen Sie das Dialogfenster der Outlook-Optionen mit Ok.
Alternativ können Sie die AutoVervollständigen-Liste mit einem Befehlszeilenparameter der Outlook-Programmdatei (OUTLOOK.EXE) löschen:
- Beenden Sie Outlook, falls es gerade läuft.
- Drücken Sie Windows + R, um das Dialogfenster Ausführen zu öffnen.
- Geben Sie folgende Befehlszeile ein:
outlook /CleanAutoCompleteCache
- Klicken Sie auf Ok.
- Outlook startet wie gewohnt, nur dass sämtliche Einträge der AutoVervollständigen-Liste gelöscht worden sind.
So viel zu den grundsätzlichen Möglichkeiten der AutoVervollständigen-Funktion. Weitere Details erfahren Sie im zweiten Teil dieses Tipps.