Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Tipps, Tricks und Kniffe zur AutoVervollständigen-Funktion von Outlook, Teil 2
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Die Adressierung von E-Mail-Nachrichten ist mit der AutoVervollständigen-Funktion ein Kinderspiel. Dass die Funktion aber auch ihre Tücken hat, wissen Sie aus dem ersten Teil dieses Tipps. Sie wissen inzwischen auch, dass Outlook selbst nur wenige Bearbeitungsmethoden für die AutoVervollständigen-Liste besitzt. Manches lässt sich aber mit Registry-Eingriffen oder externen Tools einstellen. Sehr nützlich für individuelle Bearbeitungen der AutoVervollständigen-Liste ist zum Beispiel das Programm "NK2Edit" von Niro Sofer. Für Privatanwender und gemeinnützige Einrichtungen ist es kostenlos.
NK2Edit zeigt alle Details Ihrer AutoVervollständigen-Einträge in einer übersichtlichen Liste an. Jeder Eintrag lässt sich überarbeiten. Sie können sogar neue Einträge hinzufügen oder aus CSV-Dateien importieren. Mehr über NK2Edit erfahren Sie auf dieser Webseite.
Weder in Outlook noch mit NK2Edit können Sie einstellen, wie viele Einträge die AutoVervollständigen-Liste umfassen darf. Standardmäßig ist der Maximalwert auf 1.000 Einträge eingestellt, was im Normalfall ausreichen sollte. Bei Bedarf können Sie die Obergrenze aber auch herauf- oder herabsetzen.
Microsoft rät davon allerdings ab, weil es bei einer zu umfangreichen AutoVervollständigen-Liste zu Problemen beim Speichern der Einträge kommen kann. Dennoch wollen wir Ihnen die Schritte zum Ändern des Listenumfangs nicht vorenthalten:
- Beenden Sie Outlook.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie Windows + R drücken, "regedit" in das Textfeld des Dialogfensters Ausführen eingeben und auf Ok klicken.
- Markieren Sie auf der linken Seite des Registrierungs-Editors folgenden Schlüsselzweig (dabei steht "xx" für Ihre Outlook-Version):
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\
Outlook\AutoNameCheck
- Falls der Schlüssel "AutoNameCheck" nicht existiert, markieren Sie zunächst den übergeordneten "Outlook"-Schlüssel und fügen Sie "AutoNameCheck" per Bearbeiten-Neu-Schlüssel hinzu.
- Wählen Sie Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert an.
- Überschreiben Sie den Namen des eingefügten Registry-Eintrags mit
MaxNickNames
- Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag, um den Wert zu bearbeiten.
- Im angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie zunächst die Option Dezimal. Danach tragen Sie im Feld Wert die neue Maximalgröße der AutoVervollständigen-Liste ein - beispielsweise "1500". Dies bestätigen Sie mit Ok.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
Beim nächsten Start von Outlook kommt die neue Einstellung zum Einsatz.
Doch was ist, wenn die AutoVervollständigen-Funktion überhaupt nicht funktioniert? Es kann natürlich sein, dass die Liste bislang noch leer ist, weil Sie Outlook neu installiert oder gerade ein neues Outlook-Profil eingerichtet haben.
Es kann aber auch sein, dass die Funktion ganz einfach deaktiviert ist. Das lässt sich schnell in den Programmoptionen von Outlook kontrollieren:
- Wählen Sie Datei-Optionen an und wechseln Sie zur Kategorie E-Mail.
- Blättern Sie in der rechten Dialogfeldhälfte zum Bereich Nachrichten senden.
- Sorgen Sie dafür, dass das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Zeilen "An", "Cc" und "Bcc" Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen aktiviert ist.
- Klicken Sie auf Ok.
Wenn Sie mit Outlook in einem Netzwerk arbeiten, ist es möglich, dass das Kontrollkästchen zum Ein- oder Ausschalten der AutoVervollständigen-Funktion ausgegraut ist. Dann hat der Netzwerkadministrator die Option generell deaktiviert und ohne seine Hilfe lässt sich das nicht ändern.
Für Netzwerkadministratoren mag es sinnvoll erscheinen, AutoVervollständigen-Listen zu unterdrücken, weil sie zu viele Unzustellbarkeitsnachrichten hervorrufen oder weil es schon vorgekommen ist, dass vertrauliche E-Mails aufgrund eines unachtsamen Einsatzes der E-Mail-Vorschläge an die Öffentlichkeit gelangt sind.
Ausschalten lässt sich die Funktion über eine Gruppenrichtlinie, die auf dem Netzwerkserver definiert wird. Wenn im Gruppenrichtlinieneditor die ADM-Datei für Outlook eingebunden ist, findet sich der entsprechende Eintrag je nach Outlook-Version in folgendem Zweig:
Benutzerkonfiguration\Richtlinien\Administrative Vorlagen\
Microsoft (Office) Outlook 20xx\Outlook-Optionen
Dort muss die Einstellung "Beim Senden einer Nachricht" aktiviert und das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen angekreuzt werden.
Damit wissen Sie schon einiges mehr über die AutoVervollständigen-Funktion, so dass Sie sie in Zukunft noch effektiver und vor allem aufmerksamer einsetzen werden.