Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Kontaktdaten aus E-Mail-Ordner als Liste speichern
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Auf den ersten Blick gibt es in Outlook keine Möglichkeit, aus den E-Mails eines Outlook-Ordners nur die Absenderdaten auszulesen, um aus den Daten zum Beispiel anschließend eine Kontaktliste zu machen. Unser Tipp zeigt wie es geht: Sie können die Absenderdaten (Anzeigename und E-Mail-Adresse) in eine CSV-Datei exportieren. Die Datei lässt sich anschließend in Excel bearbeiten, um etwa Duplikate herauszufiltern oder andere Anpassungen vorzunehmen.
Und so gehen Sie Schritt für Schritt dazu vor:
- Wählen Sie Datei-Öffnen und Exportieren an und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren. – In Outlook 2010 wählen Sie Datei-Öffnen an und anschließend klicken Sie auf Importieren.
- Im danach angezeigten Dialogfenster markieren Sie den Listeneintrag In Datei exportieren und klicken auf Weiter.
- Im nächsten Schritt markieren Sie den Listeneintrag Durch Trennzeichen getrennte Werte bzw. in Outlook 2010 Kommagetrennte Werte (Windows), was Sie wieder mit Weiter bestätigen.
- Wählen Sie nun den E-Mail-Ordner aus, aus dem Sie die Absenderdaten exportieren wollen. Danach klicken Sie erneut auf Weiter.
- Als nächstes legen Sie Speicherort und Namen der CSV-Datei fest. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, und im daraufhin angezeigten Dialogfenster geben Sie die gewünschten Speicheroptionen ein.
- Zurück im Export-Assistenten klicken Sie wieder auf Weiter.
- Damit nur die Namen und E-Mail-Adressen der Absender exportiert werden, klicken Sie nun auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen. – Falls die Schaltfläche deaktiviert ist, setzen Sie erst ein Häkchen neben der Exportaktion.
- Im nächsten Dialogfenster klicken Sie zuerst auf Zuordnung löschen.
- Danach ziehen Sie nur die beiden Felder "Von: (Name)" und "Von: (Adresse)" aus dem linken in das rechte Listenfeld.
- Bestätigen Sie die Feldauswahl mit Ok.
- Danach starten Sie den Exportvorgang mit einem Klick auf Fertig stellen.
Die CSV-Datei mit den Absenderdaten können Sie direkt per Doppelklick in Excel öffnen. Da Outlook standardmäßig ein Komma als Trennzeichen nutzt, werden die Namen und E-Mail-Adressen in einem deutschen Excel meist in einer einzigen Spalte angezeigt.
Aber wenn Sie die Spalte markieren und Daten-Datentools-Text in Spalten aufrufen, können Sie die Spalten aufteilen, indem Sie im Textkonvertierungs-Assistenten das "Komma" als Trennzeichen festlegen.
Die so aufbereiteten Daten können dann als Basis für eine Kontaktübersicht dienen.