Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider
Nutzen Sie ChatGPT zum schnellen Beantworten von E-Mails in allen aktuellen Outlook-Versionen
Outlook 365 2021 2019 2016 2013 2010
Mit dem kostenlosen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie die Vorteile von ChatGPT ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt der Antwort vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Der SmartTools ChatGPT-Assistant integriert sich nahtlos in Outlook und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Outlook-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung!
ChatGPT bietet eine Fülle von Möglichkeiten, um Sie bei der Arbeit mit E-Mails zu unterstützen. Unser SmartTools ChatGPT-Assistant wird daher laufend weiterentwickelt und bietet in dieser ersten Version eine Funktion zum schnellen Beantworten von E-Mails. Weitere Funktionen zum Zusammenfassen von E-Mail Konversationen oder zur sprachlichen Optimierung einer Antwort werden derzeit entwickelt.
SmartTools ChatGPT-Assistant für Outlook installieren und einrichten
Um den neuen Assistenten in Outlook zu nutzen, laden Sie ihn kostenlos herunter und starten das Installationsprogramm:
Der kostenlose SmartTools ChatGPT-Assistant für Outlook
Nach dem nächsten Neustart ist der Assistent in Outlook integriert und kann ganz nach Bedarf als Aufgabenbereich rechts in Outlook bzw. in einer geöffneten E-Mail ein- oder ausgeblendet werden. Vor der ersten Nutzung müssen Sie den Assistenten nun noch einrichten. Damit Anfragen an ChatGPT gestellt werden können, benötigen Sie ein Konto bei OpenAI, dem Unternehmen, das ChatGPT entwickelt hat.
Sollten Sie bereits über ein Konto verfügen, können Sie diesen Absatz überspringen. Zum Erstellen eines Kontos rufen Sie diese Seite auf und klicken auf Sign up. Folgen Sie dem Anmeldeprozess mit Eingabe des Namens, Bestätigung der Mailadresse und der Mobilnummer.
Im nächsten Schritt müssen Sie den SmartTools ChatGPT-Assistant mit Ihrem OpenAI-Konto verbinden. Das geschieht über einen sogenannten "API key"; einen eindeutigen Schlüssel, den Sie bei OpenAI erzeugen und dann in den Optionen des Assistenten eintragen. Rufen Sie dazu diese Seite auf und klicken Sie auf Create new secret key. Geben Sie dann eine kurze Beschreibung ein, damit Sie später wissen, für welche Anwendung Sie den Schlüssel erzeugt haben. Nach Create secret key wird Ihr Schlüssel eingeblendet und Sie können ihn per Mausklick auf das grüne Icon in die Zwischenablage kopieren.
Wechseln Sie nach Outlook, rufen Sie den Assistenten auf und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Optionen einzublenden. Klicken Sie dann in das Feld API-Key und fügen Sie den soeben erzeugten Schlüssel mit Strg + V ein. Nach wenigen Augenblicken sollte die Anzeige unter Sprachmodell daraufhin von "<Kein Modell gefunden>" auf "gpt-3.5-turbo" wechseln. Damit wissen Sie, dass die Verbindung hergestellt und der Assistent startbereit ist.
Kostenloses Start-Guthaben und eventuelle Kosten
Bei der kostenlosen Nutzung von ChatGPT im Browser gibt es einige Einschränkungen. Anfragen an ChatGPT, die Sie mit unserem Assistenten abwickeln, sind nicht gratis, aber nach dem Anlegen eines neuen Kontos bekommen Sie ein Startguthaben geschenkt. Danach fallen nur sehr geringe Gebühren an und es gibt eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Alle Anfragen können Sie ohne Umweg über die Zwischenablage direkt aus Outlook an ChatGPT übermitteln.
- Die Antworten von ChatGPT stehen Ihnen direkt in Outlook zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
- Über die API können Sie wesentlich umfangreichere Textmengen an ChatGPT übermitteln als es über den Browser möglich ist.
- Wenn Sie den Assistenten eine gewisse Zeit lang nutzen, können Sie auf Wunsch auch das leistungsfähigere Sprachmodell GPT-4 nutzen, ohne ein Abonnement für ChatGPT Plus abschließen zu müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kürze in unserem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.
Nach dem Anlegen des OpenAI-Kontos erhalten Sie automatisch ein Guthaben von 5 US$ geschenkt, das Sie für die Nutzung von ChatGPT über die API ausgeben können. Auf dieser Seite können Sie prüfen, ob Ihnen das Guthaben zur Verfügung steht.
Wenn Sie ChatGPT bereits einige Zeit nutzen oder API-Keys in andere Anwendungen eingegeben haben, kann Ihr Guthaben aufgebraucht oder abgelaufen sein. In diesem Fall können Sie API-Aufrufe nur nutzen, indem Sie auf dieser Seite auf Start Payment Plan klicken und ein Zahlungsmittel hinterlegen. Zwei Dinge sollten Sie dazu wissen:
- Die Kosten fallen bei OpenAI an. SmartTools Publishing ist nicht an den Umsätzen beteiligt und profitiert auch sonst in keiner Art und Weise von Ihrer Nutzung von ChatGPT!
- Die Kosten für jede Anfragen sind sehr gering und liegen bei normaler Nutzung deutlich unter den Kosten eines ChatGPT Plus-Abos. Das Abrechnungssystem von ChatGPT basiert auf der Textmenge, die Sie mit Ihrer Anfrage übertragen und als Antwort zurückerhalten. Für ca. 1 € können zum Beispiel über 200 E-Mails normaler Länge beantworten. In unseren Fragen & Antworten zum SmartTools ChatGPT-Assistant werden wir das Abrechnungssystem in Kürze ausführlicher behandeln.
Die Zeitersparnis durch den Einsatz von ChatGPT beim Beantworten von E-Mails ist so groß, dass sich diese geringen Investitionen in jedem Fall lohnen!
Der SmartTools ChatGPT-Assistant im Praxiseinsatz
Nach der einmaligen Einrichtung ist der Einsatz des Assistenten denkbar einfach:
- Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten.
- Wenn der Aufgabenbereich des Assistenten rechts neben dem Dokument noch nicht zu sehen ist, blenden Sie ihn ein (Klick auf den Doppelpfeil in der oberen rechten Ecke der E-Mail).
- Klicken Sie auf das Symbol E-Mail beantworten.
- Die Option Aktuelle E-Mail ist als Bezug für die Antwort bereits ausgewählt.
- Geben Sie bei in das Texteingabefeld optional Anmerkungen zur Beantwortung der E-Mail ein. Das hilft es ChatGPT eine sinnvolle Antwort auf die E-Mail zu erstellen.
- Legen Sie Länge und Stil für die Antwort von ChatGPT fest.
- Klicken Sie auf Antwort erzeugen und nach wenigen Augenblicken erscheint das Ergebnis zusammen mit der ursprünglichen Nachricht in einer neuen E-Mail.
- Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen und Einstellungen des Assistenten können Sie über die (i)-Punkte im Aufgabenbereich abrufen.
Neue Versionen des Assistenten
Der SmartTools ChatGPT-Assistant wird von uns ständig weiterentwickelt. Wir werden neue Funktionen ergänzen und uns so schnell wie möglich an die Neuerungen von ChatGPT anpassen. Nach der Installation werden Sie automatisch informiert, sobald ein Update zur Verfügung steht. Sie können die neue Version dann mit wenigen Mausklicks herunterladen und installieren. Über Info-Nach Updates suchen lässt sich die Suche nach Updates jederzeit manuell starten. Wir hoffen, dass Ihnen der Assistent gefällt und freuen uns auf Ihr Feedback zu neuen Funktionen!