Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Alte E-Mails in Outlook wiederfinden
Outlook 365 2024 2021 2019 2016 2013
FRAGE Ich habe eine neue Outlook-Version installiert. Das Senden und Empfangen von E-Mails funktioniert damit auch. Nur leider finde ich ältere E-Mails nicht mehr wieder. Früher musste ich nur einen Suchbegriff eingeben und Outlook zeigte mir alle E-Mails, in denen der Begriff enthalten war. Jetzt findet Outlook die E-Mails nicht mehr bzw. zeigt mir nur jüngere E-Mails mit dem Suchbegriff an. Warum hat sich die Outlook-Suche so verschlechtert?
W. Zimmermann
ANTWORT Dass Ihre neue Outlook-Version ältere E-Mails nicht mehr findet, könnte an den Einstellungen des E-Mail-Kontos liegen. Bei IMAP- und Exchange-Konten können Sie festlegen, dass auf Ihrem PC nur die E-Mails eines bestimmten Zeitraums gespeichert werden – zum Beispiel nur die E-Mails der letzten 3 Monate. Die Suche von Outlook berücksichtigt dann nur diesen Zeitraum, obwohl auf dem Server Ihres E-Mail-Providers womöglich auch noch ältere E-Mails liegen.
Wenn Sie wollen, können Sie aber auch alle E-Mails abrufen, die beim Provider gespeichert sind. Dazu passen Sie den Abrufzeitraum folgendermaßen an:
- Wählen Sie in Outlook Datei-Informationen an und klicken Sie dann auf Kontoeinstellungen. Im aufklappenden Menü wählen Sie Kontoeinstellungen an.
- Auf der Registerkarte E-Mail des danach angezeigten Dialogfensters markieren Sie das E-Mail-Konto, von dem Sie alle E-Mails abrufen wollen.
- Dann klicken Sie auf Ändern.
- Neben verschiedenen anderen Kontoeinstellungen können Sie jetzt auch die Zeitspanne für die lokale Speicherung Ihrer E-Mails festlegen. Dafür gibt es einen Schieberegler, der je nach Outlook-Version mit E-Mail im Offlinemodus halten für oder E-Mail im Offlinemodus betitelt ist. Ziehen Sie den Regler mit der Maus ganz ans rechte Ende, so dass Alle E-Mails einbezogen werden.
- Danach klicken Sie auf Weiter und schließen die Kontoeinrichtung in gewohnter Weise ab.
- Am Ende Schließen Sie das Dialogfenster mit den Kontoeinstellungen.
Gegebenenfalls müssen Sie Outlook neu starten, damit der Download der alten E-Mails beginnt. Es kann dann eine Weile dauern, bis alle Nachrichten mit dem Server synchronisiert worden sind.
Am Ende finden Sie in Outlook alle alten E-Mails, sofern sie noch auf dem Server Ihres E-Mail-Providers gespeichert waren. Diese E-Mails werden dann auch in Ihre Suchvorgänge einbezogen.