Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
E-Mail-Links in bestimmter Outlook-Version öffnen
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FRAGE Auf meinem PC habe ich sowohl Outlook 2019 als auch Outlook 365 installiert. Outlook 2019 nutze ich für meine privaten E-Mails, und Outlook 365 habe ich von einem Verein, für den ich tätig bin, erhalten, um damit den vereinsspezifischen E-Mail-Austausch abzuwickeln. Wenn ich nun auf einen E-Mail-Link wie "adresse@provider.de" klicke, wird immer Outlook 365 geöffnet. Ich möchte aber, dass solche Links immer in meinem privaten Outlook 2019 geöffnet werden. Wie schaffe ich es, dass Outlook 2019 Vorrang hat?
J. Fend
ANTWORT Es ist generell keine gute Idee, verschiedene Outlook- bzw. Office-Versionen auf ein und demselben PC zu installieren. Dass E-Mail-Links oder auch Office-Dokumente in der "falschen" Version geöffnet werden, ist da eher eines der kleineren Übel.
Wenn Sie unbedingt an der Parallelinstallation festhalten wollen, könnten Sie Ihr Problem mit E-Mail-Links unter Umständen dadurch beseitigen, dass Sie eine Reparaturinstallation der Outlook-/Office-Version durchführen, die als Standard zum Öffnen von E-Mail-Links verwendet werden soll. Bei einer solchen Reparaturinstallation werden meist auch die Programmverknüpfungen auf die entsprechende Outlook-/Office-Version umgestellt.
Aber warum arbeiten Sie überhaupt mit zwei unterschiedlichen Programmversionen? In Outlook können Sie problemlos mehrere E-Mail-Konten einrichten, so dass Sie sowohl auf Ihre privaten E-Mails als auch auf die E-Mails Ihres Vereins zugreifen können.
Und wenn Sie die beiden Bereiche strikt trennen wollen, können Sie Profile einrichten: ein Profil für Ihr privates E-Mail-Konto und ein Profil für das Konto Ihres Vereins. Dann können Sie beim Start von Outlook entscheiden, welches Profil geladen werden soll, und somit Ihre private E-Mail-Korrespondenz von der vereinsspezifischen trennen.
Um ein neues Profil anzulegen, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
- Wählen Sie in Outlook Datei-Informationen an.
- Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und im aufklappenden Menü auf Profile verwalten.
- Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf Profile anzeigen.
- Im nächsten Dialogfenster sehen Sie alle derzeit eingerichteten Profile. Oft enthält die Liste nur das Standardprofil namens "Outlook". Es ist das Profil, welches das gerade in Outlook genutzte E-Mail-Konto enthält – zum Beispiel Ihr privates E-Mail-Konto. Um ein Profil für Ihre Vereinsmails anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Geben Sie dann einen aussagekräftigen Profilnamen ein (zum Beispiel "Verein" für Vereinsnachrichten) und klicken Sie auf Ok.
- Wie bei der Erstinstallation von Outlook werden Sie nun aufgefordert, ein E-Mail-Konto einzurichten. Vervollständigen Sie die E-Mail-Konfiguration für das zum Profil passende Konto.
- Nach Abschluss der E-Mail-Konfiguration gelangen Sie zurück zum Dialogfenster mit den eingerichteten Profilen. Die Liste enthält jetzt auch das neue Profil.
- Meist müssen Sie keine weiteren Profile einrichten, weil das Standardprofil "Outlook" nun zum Beispiel Ihren privaten Bereich abdeckt und das neue Profil (z.B. "Verein") den geschäftlichen Teil. – Sollte das nicht der Fall sein, fügen Sie einfach wie oben ein zusätzliches Profil hinzu.
- Um beim Start von Outlook bestimmen zu können, ob private oder Vereins-Mails bearbeitet werden sollen, aktivieren Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen.
- Danach schließen Sie den Profildialog mit Ok.
- Beenden Sie außerdem Microsoft Outlook.
Wenn Sie Outlook starten, können Sie nun immer per Dropdownfeld auswählen, welches E-Mail-Profil geladen werden soll. So gelangen Sie entweder in Ihren privaten oder in Ihren vereinsinternen Bereich.
Das hat außerdem den Vorteil, dass ein E-Mail-Versand vom falschen Absenderkonto ausgeschlossen ist. Denn jedes Profil enthält nur das jeweils relevante E-Mail-Konto. Ein Nachteil ist höchstens, dass Sie zum Versand vom anderen Konto erst Outlook beenden und das Profil wechseln müssen.
Auf jeden Fall brauchen Sie dafür aber nur eine einzige Programmversion: in Ihrem Fall entweder Outlook 2019 oder Outlook 365. Welche Outlook-/Office-Version Sie behalten, müssen Sie natürlich selbst entscheiden.