Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Teilnehmerdetails in Outlook-Besprechungsanfragen ausblenden
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Viele Anwender stört es, dass beim Senden von Besprechungsanfragen immer alle Teilnehmerdetails verschickt werden. So erhalten zum Beispiel auch betriebsfremde Teilnehmer, die Sie einladen, die E-Mail-Adressen der betriebsinternen Mitarbeiter. Bei E-Mails können Sie Empfänger in das Bcc-Feld setzen, damit die E-Mail-Adressen anderen Empfängern verborgen bleiben. Bei Besprechungsanfragen gibt es aber nur die Felder Erforderlich und Optional, und die entsprechenden Angaben sind für alle Teilnehmer sichtbar. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie Teilnehmer quasi anonymisiert zu einer Besprechung einladen.
Allerdings: In der Desktop-Version von Outlook haben Sie keine Möglichkeit, die Informationen der eingeladenen Besprechungsteilnehmer vor den anderen Teilnehmern zu verbergen.
Anders sieht es aus wenn Ihr Kalender mit einem Microsoft 365-Konto verbunden ist – entweder via Exchange Server oder über ein Outlook.com-Konto –, können Sie mit verborgenen Teilnehmerlisten arbeiten, indem Sie Besprechungsanfragen in der Online-Variante von Outlook anlegen. Das heißt, Sie müssen "Outlook im Web" in einem Browser-Fenster öffnen, dort in Ihren Kalender wechseln und darin die Besprechungsanfrage anlegen.
Hier die Schritte im Detail:
- Starten Sie Ihren Browser und öffnen Sie die Anmeldeseite Ihres Microsoft-Kontos: Bei kostenlosen Microsoft-Konten oder bei Microsoft 365-Konten.
- Melden Sie sich mit Ihren Kontoinformationen an.
- Klicken Sie oben links auf das App-Startfeld und öffnen Sie dann Ihren Kalender.
- Im Kalender von "Outlook im Web" markieren Sie das Datum, an dem Sie eine Besprechung planen wollen, und klicken oben links auf die Schaltfläche Neues Ereignis.
- Falls das Feld Teilnehmer einladen im danach angezeigten Fenster nicht zu sehen ist, erweitern Sie das Fenster, indem Sie in der oberen rechten Ecke auf das Doppelpfeil-Symbol (Ereignis anzeigen) klicken.
- Nun tragen Sie die üblichen Besprechungsinformationen ein: Titel, Uhrzeit, Beschreibung/Notizen usw. Außerdem geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen, die an der Besprechung teilnehmen sollen, in das Feld Teilnehmer einladen ein. Falls Sie optionale Teilnehmer benötigen, klicken Sie rechts neben dem Feld auf den Text Optional.
- Damit die Teilnehmerdetails verborgen bleiben, klicken Sie in der Menüleiste auf Antwortoptionen und aktivieren die Option Teilnehmerliste ausblenden.
- Danach klicken Sie auf Senden, um die Besprechungsanfrage zu verschicken.
In der Einladung, die die Besprechungsteilnehmer erhalten, erscheint jetzt nur noch Ihre Absenderadresse. Weitere Details zu den anderen Teilnehmern sehen die Empfänger nicht – weder in der Einladungs-Mail noch im Kalendertermin, der nach einer Zusage angelegt wird.
Ob und wann diese Funktion auch in der Desktop-Version von Outlook Einzug hält, wissen wir nicht. Immerhin erkennt die Desktop-Anwendung, dass Sie die Teilnehmerliste ausgeblendet haben: Wenn Sie die Besprechung im Kalender Ihres Desktop-Outlooks öffnen, erscheint in einer Infoleiste über den Termindetails der Hinweis "Sie haben die Liste der Teilnehmer für diese Besprechung ausgeblendet".