News & Tipps zu Microsoft Outlook

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Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly

News: Outlook reicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025 aus

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Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Vor kurzem hat die Bundesregierung noch einmal klar gemacht, dass für diese Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung ein "E-Mail-Postfach" ausreicht, so dass Sie grundsätzlich mit Outlook bereits gut gerüstet sind. Natürlich gibt es noch ein paar weitere Details zu beachten.

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass bis zum 1.1.2027 kein Unternehmen verpflichtet ist, eine E-Rechnung auszustellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben sogar noch bis zum 1.1.2028 Zeit, mit dem Versand von elektronischen Rechnungen zu beginnen. Allerdings können Sie von anderen Unternehmen wie Lieferanten ab Anfang 2025 E-Rechnungen erhalten, ohne dass dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Dann müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu lesen. Outlook alleine reicht daher nicht aus, denn Sie können von anderen Unternehmen E-Mails wie die folgende erhalten:

Nach dem 1.1.2025 könnte Ihnen eine Firma als Rechnung eine XML-Datei im Anhang einer E-Mail zusenden.

In diesem Beispiel steckt die Rechnung in einer reinen Textdatei (einer sogenannten XRechnung), die in einer vorgegebenen Datenstruktur alle Rechnungsinformationen enthält. Sie benötigen also noch eine weitere Software, die den Inhalt ausliest und menschenlesbar präsentiert. Viele Unternehmen werden sehr wahrscheinlich zunächst keine XRechnung, sondern das sogenannte ZUFeRD-Format für ihre E-Rechnungen wählen. Dabei erhalten Sie eine PDF-Datei, die wie eine gewohnte Rechnung aussieht. Als Anhang in der PDF ist aber ebenfalls eine strukturierte Textdatei (XML) enthalten und auch wenn Sie die PDF-Rechnung ganz einfach prüfen können, ist nach dem 1.1.2025 der Inhalt der angehängten XML-Datei die rechtsverbindliche Rechnung. Sie müssen also auch hier in der Lage sein, die Datenstruktur auszulesen und anzuzeigen.

SmartTools Publishing wird im 4. Quartal 2024 eine Outlook-Erweiterung veröffentlichen, mit der Sie empfangene E-Rechnungen validieren, menschenlesbar anzeigen und auf Wunsch automatisch zur weiteren Verarbeitung zum Beispiel durch Ihr Buchhaltungssystem aus der E-Mail extrahieren können. Bis dahin werden wir regelmäßig über das Thema "E-Rechnungen und Outlook" berichten. Wenn Sie dazu Fragen oder Themenwünsche haben, schreiben Sie uns bitte:

Fragen zum Thema E-Rechnung mit Outlook