Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Geänderte Kontakte in Outlook kenntlich machen
Outlook 365 2019 2016 2013 2010
FRAGE Bei der gemeinsamen Nutzung von öffentlichen Kontakteordnern wäre ein wenig mehr Transparenz wünschenswert. Lassen sich irgendwie mit möglichst wenig Aufwand gezielt die Kontakte kenntlich machen, die ich in einem Kontaktordner auf einem Exchange Server bearbeitet bzw. hinzugefügt habe? Auf diese Weise möchte ich andere Benutzer auf die Änderungen hinweisen, die dann ihrerseits zum Beispiel die Kontakte öffnen und sich über neue Ansprechpartner informieren können.
Diverse Anfragen
ANTWORT Prinzipiell brauchen Sie nur eine allgemeingültige Ordneransicht für den öffentlichen Kontaktordner einzurichten, in der Sie eine automatische Formatierung für geänderte Kontakte festlegen. Unter der Voraussetzung, dass Sie Administrator-Rechte für den Ordner haben, erreichen Sie das wie folgt:
- Wechseln Sie in den öffentlichen Kontaktordner auf dem Exchange Server.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Ansicht ändern-Ansichten verwalten an.
- Um nicht alle Einstellungen von Grund auf neu definieren zu müssen, kopieren Sie eine der vorhandenen Ansichten – beispielsweise "Adresskarten". Dazu markieren Sie den gewünschten Ansichtsnamen und klicken auf die Schaltfläche Kopieren.
- Geben Sie einen geeigneten Namen ein (etwa "Adresskarten mit Änderungskennzeichnung") und, was besonders wichtig ist, aktivieren Sie die Option Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar. Danach klicken Sie auf Ok.
- Im nächsten Dialogfeld wählen Sie die Schaltfläche Automat. Formatierung bzw. Bedingte Formatierung an.
- Erstellen Sie nun eine Bedingung, die geänderte Kontakte hervorhebt. Dazu klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie im Feld Name eine sinnvolle Bezeichnung wie "Neu/Geändert" ein.
- Stellen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Schriftart das gewünschte Zeichenformat für die geänderten Kontakte ein. Sie könnten sie beispielsweise in roter, fetter Schrift darstellen.
- Im Dialogfeld Automatische Formatierung/Bedingte Formatierung klicken Sie anschließend auf Bedingung.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert, um ein benutzerdefiniertes Filterkriterium festzulegen. In diesem Fall klicken Sie erst auf die Schaltfläche Feld und im aufklappenden Menü erst auf Alle Kontaktfelder und dann auf Geändert. Dann stellen Sie im Dropdown-Listenfeld Bedingung ein, wie lange das Änderungsdatum zurückliegen soll, bevor die Kontakte wieder "normal" dargestellt werden sollen. Eine sinnvolle Einstellung wäre beispielsweise "in den letzten sieben Tagen". Mit einem Klick auf Zur Liste hinzufügen übernehmen Sie das Filterkriterium in die darüber angezeigte Liste.
- Danach klicken Sie mehrmals auf Ok, bis Sie sich wieder im Dialogfeld mit den Ansichtsnamen befinden. Darin wählen Sie die Schaltfläche Ansicht übernehmen an.
Die neue Ordneransicht steht nun allen Benutzern zur Verfügung. Das Problem ist allerdings, dass Sie keinen Benutzer zwingen können, die neue Ansicht auch einzusetzen. Sie können Ihre Kolleginnen und Kollegen zwar darauf aufmerksam machen, dass sie mit der neuen Ansichtsdefinition sofort sehen, welche Kontakte geändert wurden. Eine Garantie, dass diese Arbeitserleichterung auch genutzt wird, haben Sie aber nicht.